Mantenere la continuità operativa è fondamentale per aziende ed enti di qualsiasi dimensione. Per questo serve un sistema BCMS, che assicura diversi vantaggi.
Contare su un Business Continuity Management System (BCMS) è essenziale, dati i rischi che corre ogni organizzazione, di qualsiasi dimensione, per evitare eventi in grado di interrompere la propria continuità. Ogni anno quasi un’azienda su cinque subisce una grave interruzione. Gartner ha quantificato il costo medio del downtime IT, ossia il tempo di inattività informatica, in 5.600 dollari al minuto. Il 98% delle organizzazioni afferma che una sola ora di inattività costa più di 100.000 dollari e il 33% delle imprese ha dichiarato che 60 minuti di downtime gli può costare anche fino a 5 milioni di dollari.
Da qui si capisce perché è fondamentale garantire la gestione della continuità operativa e contare su un sistema in grado di preservarla, fornendo al business continuity manager uno strumento prezioso con cui condurre la sua azione.
Cos’è il Business Continuity Management System
Il Business Continuity Management System è un approccio sistematico per assicurare che le funzioni critiche all’interno di un’organizzazione siano costantemente operative, nonostante le potenziali interruzioni. Fornisce un quadro di riferimento in grado di aiutare le organizzazioni a identificare e gestire i rischi che potrebbero interrompere la loro attività. Implementando un sistema di gestione della continuità operativa, le aziende possono creare un piano che le aiuterà a riprendere le operazioni il più rapidamente possibile in caso di emergenza. L’interruzione della business continuity può avere un impatto devastante sulle organizzazioni, piccole o grandi che siano.
BCMS ha a che fare con la gestione del rischio che un’impresa sia colpita da fattori esterni o interni. Ciò include disposizioni che assicurano una risposta il più possibile efficiente in caso di interruzione per garantire che i servizi mission-critical rimangano accettabili. Lo standard internazionale è definito dalla norma ISO 22301 che specifica i requisiti per progettare e stabilire un piano di continuità aziendale documentato e un sistema operativo.
Un sistema di business continuity management di successo si ottiene meglio integrando un sistema di gestione della continuità aziendale con tale norma. Essa sottolinea l’importanza di comprendere le specifiche esigenze aziendali, nonché la necessità di stabilire una politica e degli obiettivi di gestione della continuità aziendale. Inoltre la stessa considera questo sistema determinante per implementare e rendere operativi controlli e misure per la gestione dei rischi complessivi dell’organizzazione.
Perché è così importante
Il Business Continuity Management System è lo strumento più efficace per preparare per tempo qualsiasi organizzazione alle interruzioni e alla possibilità di analizzare l’impatto sulle operazioni quotidiane. Un BCMS è essenziale per garantire che un’azienda privata o un ente pubblico fornisca un livello di servizio accettabile nonostante il disastro e protegga la credibilità aziendale derivante da un fallimento della propria attività. In futuro, può migliorare i tassi di copertura e fornire nuovi contratti. Un blackout dovuto a eventi meteo, un cyber attacco, un terremoto: i fattori di pericolo sono molteplici ed è bene farsi trovare pronti.
Perché allora è importante il BCMS? Per molte ragioni. Intanto, è un quadro di politiche e procedure che permette a un’organizzazione di continuare le sue operazioni essenziali durante e dopo un evento dirompente. Esso consente di pianificare, consentendo alle organizzazioni di rilevare le minacce e di analizzarne l’impatto sulle operazioni quotidiane. Un sistema efficace assicura che qualsiasi impresa, privata o pubblica, fornisca un servizio accettabile durante un evento disastroso, preservando così la sua reputazione e aumentando i ricavi.
Un sistema di gestione della business continuity consente alle organizzazioni di realizzare, testare, monitorare e aggiornare business continuity plan efficaci, tenendo conto delle contingenze e delle capacità organizzative e delle esigenze aziendali.
I vantaggi di un BCMS per la tutela dell’economia e delle persone
Il sistema di gestione della continuità operativa non salvaguardia solo l’economia, ma anche le persone: il BCMS, infatti, aiuta un’organizzazione a proteggere le persone, oltre che i beni e i profitti, assicurando che le funzioni aziendali critiche possano essere ripristinate rapidamente in caso di interruzione. Ogni organizzazione ha la responsabilità di proteggere la sicurezza dei propri dipendenti. Un Business Continuity Management System può contribuire a garantire che le funzioni critiche possano essere ripristinate rapidamente dopo un’interruzione, riducendo il rischio di lesioni o malattie per i dipendenti.
C’è poi un aspetto psicologico da non trascurare.Quando il sistema di un’organizzazione è gestito in modo corretto, le esigenze dei dipendenti sono realizzate e si dimostra che la direzione ha tenuto conto delle loro necessità. Un BCMS efficace dimostra che l’organizzazione è ben gestita e incoraggia coloro che lavorano per essa. Non solo: migliorerà la fiducia dei clienti nella capacità dell’organizzazione di rispondere a una serie di incidenti ed eventi e di mantenere le operazioni aziendali critiche in caso di disastro.
Oltre a tutelare persone, beni ed economia, i sistemi per la continuità della gestione operativa possono aiutare le organizzazioni a risparmiare denaro e a migliorare la resilienza organizzativa, ovvero la capacità di adattarsi rapidamente e di riprendersi.
Un sistema BCM sostenuto dalla ISO 22301 fornisce un solido quadro di riferimento per lo sviluppo di efficaci procedure di risposta e ripristino in caso di incidenti, per garantire che l’azienda o l’ente possano rispondere al meglio all’evento critico. L’utilizzo di questa norma come quadro di riferimento per il BCMS fornirà la prova che l’organizzazione ha adottato le misure necessarie per conformarsi a determinati requisiti normativi e ai doveri degli amministratori.
Infine, l’implementazione di un BCMS conforme alla norma ISO 22301 consente all’organizzazione di conoscere meglio l’impatto reale di un potenziale disastro e di valutare meglio il tipo e il valore della copertura assicurativa necessaria.
Come sviluppare il giusto BCMS –Business Continuity Management System
Un sistema di gestione della continuità operativa – come detto – riunisce metodi, procedure, processi e regole per la continuazione dei processi critici. È un approccio che richiede l’interazione tra i processi di gestione, di business e di supporto e può essere intrecciato con i sistemi di gestione esistenti, come il QMS (Quality Management System) e l’ISMS (Information Security Management System).
Una parte importante del Business Continuity Management System riguarda l’analisi dell’impatto sul business (BIA). Essa identifica i processi essenziali per ogni organizzazione, ma esamina anche i requisiti per la loro disponibilità. Una volta completata la Business Impact Analysis è possibile sviluppare strategie e piani di continuità operativa concreti per coprire l’organizzazione da ogni rischio.
Detto questo, un buon BCMS comprende i seguenti componenti:
- Business continuity planning, per lo sviluppo di piani per ripristinare le funzioni aziendali critiche dopo un evento dirompente.
- Incident Response Plan, per assicurare la risposta e la gestione degli incidenti.
- Disaster Recovery Plan: per il recupero dei sistemi IT e dei dati dopo un’interruzione o un disastro grave. In questo caso è possibile contare sul modello DRaaS, che beneficia del cloud per la gestione.
È bene pensare a un sistema di gestione della continuità operativa in grado di soddisfare i requisiti normativi. In base al Decreto Legislativo n. 81/2008, ogni azienda deve adottare il “documento di valutazione dei rischi” che individua i possibili rischi per i lavoratori sul luogo di lavoro e le misure da attuare per garantire la sicurezza sul lavoro. Tale decreto presenta anche le indicazioni delle misure da adottare e gli obblighi dei datori di lavoro e dei dirigenti responsabili della sicurezza del luogo di lavoro dell’azienda.
In questo senso, realizzare un BCMS può agevolare nel rispetto del disposto legislativo. Permette di implementare controlli di processo in tutto il processo produttivo, che devono essere finalizzati a prevenire i difetti e a garantire una qualità costante. Consente di tracciare le prestazioni del prodotto lungo tutta la catena di fornitura. Queste informazioni possono aiutare a identificare potenziali problemi e a evitare che si ripercuotano sui clienti.
Infine permette di mantenere una documentazione completa di tutti i processi, i prodotti e le ispezioni che può favorire le autorità di regolamentazione a valutare la conformità agli standard normativi.
Ma prima di tutto, nel prevedere di implementare il BCMS è bene pensare alla sua funzione, che è di mettere l’azienda nelle condizioni di essere preparata in modo ottimale ad affrontare incidenti e calamità, riducendo al minimo l’impatto delle interruzioni e permettendo di riprendere l’attività il più rapidamente possibile dopo un’interruzione dei processi aziendali e dei servizi.
