Cos'è la Business Intelligence e perché è importante. Capiamo quali sono i suoi ambiti applicativi e come fare Business Intelligence in azienda


Ogni giorno le aziende si trovano ad aver a che fare con una mole immane di dati. Riuscire a raccoglierli, analizzarli e renderli utilizzabili per ottimizzare o snellire le operazioni aziendali diventa fondamentale. Da qui occorre partire per comprendere cosa sia la Business Intelligence e quale sia la sua reale importanza.

Se vogliamo, aggiungiamoci già oggi che in termini di valore, l’infrastruttura tecnologica utile per attuarla è in continua crescita. Secondo Statista, la dimensione del mercato delle applicazioni software di Business Intelligence e analytics è destinata ad aumentare a livello globale nei prossimi anni da 14,9 miliardi di dollari nel 2019 a 17,6 miliardi nel 2024. E aggiunge che questo è un sotto segmento del mercato del software applicativo aziendale il cui fatturato mondiale assomma a 210 miliardi di dollari USA nel 2019.

BUSINESS INTELLIGENCE grafico Statista

Ma, come vedremo, la Business Intelligence è assai importante per un’azienda, perché è un processo tecnologico che combina analisi dei dati, strumenti, infrastrutture e best practice in grado di aiutarla a prendere le giuste decisioni a partire dai dati.

Cos’è la Business Intelligence (BI)

La Business Intelligence (BI) combina business analytics, data mining, visualizzazione dei dati, strumenti e infrastrutture per i dati, nonché buone pratiche per permettere alle organizzazioni di prendere più decisioni basate sui dati.

Questa è la definizione che ha assunto negli ultimi anni. Ma il termine è assai più datato. Addirittura si deve risalire al 1865, quando Richard Devens lo presentò nella “Cyclopædia of Commercial and Business Anecdotes”, usando questo termine per raccontare come il banchiere Sir Henry Furnese traesse profitto dalle informazioni, raccogliendole e utilizzandole prima dei suoi concorrenti. Nel 1958 compare in un articolo scritto da Hans Peter Luhn, scienziato e ricercatore informatico IBM, per descrivere il potenziale della BI ottenibile attraverso l’uso della tecnologia.

Il concetto si è evoluto nel tempo, arrivando agli anni Sessanta del secolo scorso, quando tradurre i dati in informazioni utilizzabili era appannaggio unicamente di persone con competenze estremamente specializzate. Non solo: a quel tempo, i dati provenienti da più fonti erano normalmente immagazzinati in silos, e la ricerca era presentata in report frammentati e disarticolati. È con gli anni Ottanta che si è ulteriormente sviluppata insieme ai modelli informatici per il processo decisionale e la trasformazione dei dati in intuizioni prima di diventare un’offerta specifica dei team di BI con soluzioni di servizio dipendenti dall’IT.

Il numero di venditori dedicati è cresciuto in questi anni in maniera direttamente proporzionale alla scoperta, da parte del mondo business, della scoperta del valore della BI e si è assistito allo sviluppo di strumenti assortiti e dedicati.

Le applicazioni della BI

Sono infiniti i settori e le aziende che oggi si avvalgono della Business Intelligence. Per comprendere perché, occorre mettere in luce le sue possibili applicazioni.

Un’applicazione chiave è quella che riguarda il rapporto col cliente. La negoziazione con il cliente è un’abilità cruciale per i reparti vendite di ogni organizzazione. A volte può essere difficile convincere i potenziali clienti ad acquistare il prodotto o servizio. Attraverso le applicazioni di business analytics e intelligence, questo processo permette di essere molto più fluido e prevedibile.

C’è un altro vantaggio nell’applicazione della BI: nel mondo degli affari, stare un passo avanti ai concorrenti è vitale. I dati raccolti dai sistemi dedicati aiutano i manager a rimanere informati su dove si trova il loro business in relazione a diversi KPI, in modo da non essere mai presi alla sprovvista. La pianificazione è uno dei passi più importanti per rimanere in cima al mercato in qualsiasi settore, e la BI la rende davvero semplice ed efficace.

Un’altra applicazione riguarda la visualizzazione. Il software di Business Intelligence utilizza una serie di strumenti di data analytics progettati per analizzare e gestire i dati relativi alle operazioni aziendali. Presentati sotto forma di visualizzazioni, essi permettono all’organizzazione di monitorare la logistica, le vendite, la produttività e molto altro.

Un’applicazione commerciale fondamentale della Business Intelligence è il reporting. Gli strumenti BI raccolgono e studiano set di dati non strutturati, oltre a organizzarli e utilizzarli per generare una serie di diversi tipi di report. Questi possono includere il personale, le spese, le vendite, il servizio clienti e altri processi.

Infine, grazie alla BI, le organizzazioni possono monitorare il progresso degli obiettivi in base a scadenze predefinite o personalizzabili.

Reporting - Business Intelligence
Una delle applicazioni fondamentali in ambito Business Intelligence riguarda il reporting

Per comprendere meglio, presentiamo alcuni esempi. Uno riguarda Coca-Cola. Il suo team di Business Intelligence gestisce i report di tutte le operazioni di vendita e consegna in azienda. Grazie alla piattaforma di BI, il team ha automatizzato i processi di reporting manuale, risparmiando oltre 260 ore all’anno: più di sei settimane lavorative di 40 ore.

Altro esempio riguarda HelloFresh, azienda internazionale che opera nella realizzazione di kit per la preparazione dei pasti. Essa ha sviluppato una soluzione di Business Intelligence centralizzata che ha consentito al team responsabile delle analisi di marketing di risparmiare 10-20 ore lavorative al giorno, automatizzando i processi di elaborazione dei report. Ha inoltre offerto all’intero team di marketing la possibilità di creare campagne di marketing digitale mirate e orientate a livello regionale. Elaborando le analisi aggregate del comportamento dei clienti, HelloFresh ha nominato tre responsabili degli acquisti incaricati di seguire queste attività. La possibilità di vedere e monitorare i dati in tempo reale consente di reagire meglio ai comportamenti dei clienti e di ottimizzare le campagne di marketing. L’azienda ha così aumentato le conversioni e rafforzato la fidelizzazione dei clienti.

Starbucks è un colosso che ogni giorno gestisce montagne di dati per migliorare il proprio giro d’affari e fornire sempre al cliente l’esperienza più piacevole. Processa 90 milioni di transazioni alla settimana e non è un caso che sia all’avanguardia nell’uso dei big data e dell’intelligenza artificiale per aiutare il marketing, le vendite e le decisioni aziendali. Una di queste ha a che fare con la capacità di determinare le nuove ubicazioni dei negozi, essenziale per avere successo nella vendita al dettaglio. Il team di pianificazione del mercato di Starbucks sfrutta il potere della data intelligence attraverso Atlas, uno strumento di mappatura e Business Intelligence. Questo strumento valuta un’enorme quantità di dati, come la vicinanza ad altre sedi di Starbucks, i dati demografici, i modelli di traffico e altro ancora, prima di raccomandare la posizione di un nuovo negozio. Questo sistema predice anche l’impatto sulle altre sedi di Starbucks nella zona se un nuovo negozio dovesse aprire. Questo ha portato a essere la più grande catena del suo genere al mondo, con 28.720 punti vendita in 78 paesi, di cui 12mila negli Stati Uniti.

Perché la Business Intelligence è importante

La Business Intelligence può supportare notevolmente i processi aziendali.

Essa aiuta le aziende a monitorare le tendenze, ad adattarsi a condizioni di mercato variabili e a migliorare il processo decisionale a tutti i livelli dell’organizzazione.

Il miglioramento della pianificazione e dell’analisi può essere usato per rafforzare i processi, focalizzare le operazioni aziendali e usare i dati per guidare il processo decisionale.

Dati più accurati significano decisioni più efficaci. L’accuratezza perfeziona anche la fiducia nelle previsioni aziendali. Quando si sa che si può fare affidamento sui propri dati, si possono fare ipotesi più accurate sul futuro del proprio business. Sono tutti effetti positivi a cascata.

Se volessimo tradurre sinteticamente l’importanza della BI potremmo enunciare i benefici che si possono ottenere grazie ad essa, come: decisioni tempestive, vantaggio sui competitor, maggiori ricavi e opportunità, elevato ritorno degli investimenti, minori costi e rischi.

Relativamente ai software di Business Intelligence, i vantaggi che essi forniscono spaziano dalla possibilità di contare su una reportistica rapida e accurata alle preziose intuizioni di business ottenibili. A questo proposito le imprese possono misurare la produttività dei dipendenti, le entrate, il successo generale e le prestazioni specifiche dei reparti. Si possono scoprire i punti di forza e di debolezza poiché gli strumenti di BI aiutano le organizzazioni a capire cosa sta funzionando e cosa no. Impostare gli avvisi è facile e può aiutare a tracciare queste metriche e aiutare i dirigenti impegnati a rimanere in cima ai KPI che contano di più per il loro business.

C’è un altro vantaggio: la capacità di gestire e manipolare una grande quantità di dati ma anche di qualità migliore.

Identificare le tendenze del mercato, contare su una maggiore efficienza operativa, prendere decisioni più efficaci e accurate, sono vantaggi sostanziali che la BI offre grazie alla tecnologia.

Tutto questo si traduce anche in un aumento delle entrate, obiettivo fondante di qualsiasi azienda. I dati dagli strumenti di BI possono aiutare le aziende a comprendere determinate dinamiche, potendo anche mettere a fuoco i punti deboli del processo di vendita, per esempio. Sapendo ascoltare e osservare meglio, si riescono a ottenere risultati ottimali – e, conseguentemente, maggiori ricavi.

Infine, gli strumenti di BI possono analizzare le inefficienze e aiutare a espandere i margini.

Come fare Business Intelligence

Negli ultimi anni, la Business Intelligence si è evoluta per includere più processi e attività per aiutare a migliorare le prestazioni. Questi processi includono: estrazione dei dati; report per condividere l’analisi dei dati alle parti interessate; metriche di performance e benchmarking; analisi descrittiva; strumenti di querying, per porre domande specifiche; analisi statistica e visiva dei dati e loro preparazione.

Da qui si comincia a comprendere come funziona la BI. Le aziende e le organizzazioni hanno domande e obiettivi. Per rispondere a queste domande e monitorare le prestazioni rispetto a questi obiettivi, raccolgono i dati necessari, li analizzano e determinano quali azioni intraprendere per raggiungere i loro obiettivi. Essi vengono elaborati e poi memorizzati in data warehouse. Una volta archiviati, gli utenti possono accedere ai dati, iniziando il processo di analisi per rispondere alle domande riguardanti l’azienda.

Si tratta di un processo complesso, che fa capo alla Business Intelligence che, a sua volta, comprende data analytics e business analytics e che si può sinteticamente riportare a tre azioni cardine: raccolta dei dati; analisi ed elaborazione; verifica dei risultati.

Gli strumenti

Si procede innanzitutto alla raccolta dei dati tramite software e strumenti in grado di estrapolare e analizzare i Big Data, provenienti sia dal sistema aziendale sia da fonti esterne. Infatti oggi le aziende possono raccogliere info relative all’azienda anche da social media, da sistemi di e-mail marketing oppure da servizi come Google Analytics e AdWords.

Ognuno di questi servizi fornisce risultati diversi, ma è fondamentale organizzare il tutto in un unico report. Tutte le informazioni, le anomalie, le proiezioni, le caratteristiche e gli storici che riguardano clienti, fornitori, soci e dipendenti vengono quindi raccolte nel data warehouse.

Da qui si creano le dashboard, bacheche che al dato aggiungono rappresentazioni grafiche, rendendo così più semplice ed efficace il processo di apprendimento. In queste bacheche troviamo i KPI, gli indicatori che svelano punti forti e deboli dell’azienda.

I dati vengono organizzati in insights, cioè nei risultati delle analisi, in informazioni strategiche utilizzate per studiare la prestazione aziendale presente e conoscere anticipatamente quella futura.

Tutto questo viene realizzato attraverso software che rendono semplici e intuitive la raccolta e l’analisi dati, come Business Explorer, che preleva dati da archivi gestionali, classificandone i più importanti, e ne facilita l’elaborazione con analisi multimediali.

Le fasi della BI

La Business Intelligence è generalmente divisa in quattro fasi che costituiscono il processo di BI:

FASE 1. Raccolta di informazioni

Durante la raccolta delle informazioni, i dati vengono preparati da fonti esistenti o raccolti esternamente attraverso l’uso di sondaggi di persona o online, sondaggi, questionari o moduli.

I dati di feedback possono essere raccolti da clienti, personale o consulenti, e si tiene conto dell’anonimato e della privacy al fine di fornire i dati più onesti e riflessivi possibili.

FASE 2. Analisi

Questa è una delle aree chiave per trasformare i dati grezzi in informazioni. La BI rende più facile per l’utente esplorare i dati e trasformarli in informazioni utili. Ci sono tre tipi comuni di analisi:

analisi del foglio di calcolo: probabilmente la forma più “antica” di analisi in cui i dati da un’applicazione di foglio di calcolo vengono tradotti in tabelle e grafici al fine di identificare tendenze specifiche e incongruenze.

Software per sviluppare specifiche query di dati: dove i dati sono stati raccolti possono essere analizzati automaticamente dal software o all’importazione.

Strumenti di visualizzazione: grafici e diagrammi che prendono i dati grezzi e creano visualizzazioni che gli utenti possono leggere e capire.

FASE 3. Reporting

Una volta che i dati sono stati analizzati, devono essere sottoposti a reporting, un sistema ordinato di resoconti, documenti e prospetti che si possono utilizzare per acquisire le informazioni necessarie a un periodico confronto tra obiettivi e consuntivi.

FASE 4. Monitoraggio e previsione

La Business Intelligence è un processo circolare, e quindi la quarta fase di monitoraggio e previsione può rifluire nella prima fase, quella della raccolta delle informazioni.

Il monitoraggio permette all’utente di visionare dati e informazioni in tempo reale. Fornisce istantanee tra i periodi di reporting o quando si prendono decisioni. Sue parti essenziali sono:

  • Dashboard – elemento centrale dove sono contenute tutte le metriche e i dati utili e attivabili. Di solito sono rappresentati graficamente per facilitare la lettura da parte degli utenti.
  • Key Performance Indicators – I KPI misurano le prestazioni di determinati driver chiave dell’organizzazione.
  • Business Performance Management – Conosciuto anche come Balanced Scorecard, è un sistema progettato per assicurare che gli obiettivi di performance per l’organizzazione o i progetti siano raggiunti e che i risultati siano consegnati.  La predizione aiuta il management a prevedere cosa accadrà sulla base dei dati attualmente disponibili e di altre tendenze. La previsione può essere una forma incredibilmente complessa di BI, e utilizza una combinazione di intuizioni raccolte durante le fasi di analisi e monitoraggio/previsione per prendere decisioni sui risultati futuri, o su quali dati concentrarsi per la prossima fase di raccolta delle informazioni.
  • Per quanto riguarda la previsione, ne esistono di due tipi: data mining e modellazione predittiva. Nel primo caso ha a che fare con l’azione finalizzata a trovare modelli e relazioni in e tra grandi insiemi di dati al fine di estrarre o trasformare i dati in qualcosa che possiamo capire e utilizzare ulteriormente. Nel secondo caso s’intende qualsiasi modellazione che mira a prevedere il risultato di un’azione, o la probabilità di un risultato.
Performance Management
La previsione può essere una forma incredibilmente complessa di BI, e utilizza una combinazione di intuizioni raccolte durante le fasi di analisi e monitoraggio/previsione per prendere decisioni sui risultati futuri, o su quali dati concentrarsi per la prossima fase di raccolta delle informazioni