La gestione delle risorse aziendali è una disciplina incredibilmente affascinante e complessa, da cui dipendono le sorti dei business plan e il soddisfacimento delle esigenze che ne conseguono. In tale contesto risulta fondamentale il contributo multidisciplinare del capacity planning.

Vediamo in cosa consiste nello specifico il capacity planning, come funziona, come si struttura un capacity plan e quali sono le best practice per la sua corretta implementazione, prima di focalizzarci sulle principali differenze che intercorrono nei confronti del resource planning.

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Cosa significa capacity planning

Il capacity planning è una disciplina che si occupa di stimare le risorse IT e non IT, per soddisfare le esigenze di business, in modo da garantire la corretta erogazione di tutti i servizi anche in funzione delle variazioni della domanda di mercato che possono intervenire lungo un arco temporale più o meno esteso.

Il capacity planning non costituisce in senso assoluto una novità recente, rappresentando una disciplina consolidata in vari ambiti applicativi. Tuttavia, in tempi recenti, si è intrapreso un percorso evolutivo per sostenere una visione di business sempre più dinamica, che prevede l’implementazione di strumenti capaci di analizzare i dati e supportare decisioni in tempo reale.

Nel contesto IT, ad esempio, l’eterno dilemma delle aziende che erogano servizi è legato a quante risorse disporre in funzione di una domanda complessiva destinata a variare nel tempo, in positivo o in negativo, e molto difficile da prevedere. Un buon capacity planner deve essere in grado di formulare un piano e soprattutto di saperlo adattare in funzione delle variazioni che intervengono, ai fini di evitare sprechi di budget o penalizzanti sottostime, che influirebbero negativamente sulla performance e sulla user experience dei prodotti e dei servizi offerti.

In tale contesto è opportuno conoscere molto bene il business plan e le previsioni utili per immaginare quelle che potrebbero essere le esigenze in futuro, sulla base delle indicazioni di uno storico di dati. Si agisce secondo la logica del “What if”, un approccio che considera a priori varie condizioni evolutive di scenario, per adattarsi al meglio a quella che si avvicina maggiormente all’effettivo evolversi della situazione.

Per abilitare in termini concreti questa visione, contestualmente agli argomenti IT, risulta fondamentale il ricorso alla scalabilità del cloud e alle tecnologie emergenti che la nuvola mette a disposizione per analizzare in maniera dinamica e innovativa i dati a disposizione.

Questa semplice premessa è sufficiente per renderci consapevoli del fatto che le variabili da considerare siano davvero moltissime ed è ormai impensabile eseguire un piano alla vecchia maniera, fatto di carta, penna e volenterose tabelle Excel. La visione statica del problema è oltremodo obsoleta.

Gli strumenti tradizionali possono servire ad imbastire concettualmente uno schema, ma per entrare concretamente nel merito è necessario avvalersi di soluzioni basate sull’Intelligenza Artificiale, capaci di analizzare l’importante flusso di dati provenienti dai sistemi monitorati per sviluppare simulazioni predittive utili proprio a supportare la stima delle risorse da allocare.

Come queste risorse vadano allocate, come vedremo rappresenta il pane quotidiano di una disciplina adiacente: il resource planning.
In altri termini, un capacity plan ben strutturato consente alle aziende di migliorare la qualità dei servizi e di ottimizzare sensibilmente i costi necessari per sostenerli in termini di disponibilità.

Le tipologie di capacity planning

A seconda degli aspetti considerati, esistono varie tipologie di capacity planning, tra cui possiamo annoverare le seguenti: product capacity planning, workforce capacity planning, tool capacity planning, production capacity planning.

Product Capacity Planning

Il product capacity planning è utile ad assicurare all’organizzazione il soddisfacimento della quantità di prodotti necessari per soddisfare puntualmente la domanda, considerando l’intera supply chain, a partire dalle forniture di componenti, materie prime, ecc.

Il capacity planner deve quindi porsi il problema di garantire il successo dell’intera filiera che va dall’ordine dalla consegna del prodotto, prevedendo le eventuali criticità. Una situazione ampiamente diffusa, per illustrare questo concetto, è relativa alla famosa crisi dei chip, che costringe i responsabili degli acquisti a ordinare tali componenti con un anticipo di gran lunga maggiore rispetto a quella che era la condizione ordinaria prima della pandemia Covid-19.

Allo stesso modo devono essere considerate le possibilità criticità logistiche a livello locale e globale, così come le implicazioni delle situazioni di natura geopolitica, che potrebbero condizionare l’approvvigionamento rispetto alle situazioni ordinarie.

Workforce Capacity Planning

La forza lavoro è uno degli elementi cruciali per garantire il successo di un’azienda, ragion per cui l’HR si sta conquistando uno spazio sempre più rilevante all’interno delle organizzazioni. Il workforce capacity planning deve garantire il soddisfacimento delle risorse umane sia in termini quantitativi che in termini qualitativi, assicurando la produttività e le competenze necessarie per soddisfare la domanda.

In tale contesto rientrano anche le risorse da dedicare alle fasi di onboarding e formazione del personale e di conseguenza gli strumenti necessari per garantire la corretta trasmissione della conoscenza all’interno dell’azienda.

Tool Capacity Planning

Un discorso per certi versi simili a quello della forza lavoro è considerabile anche quando parliamo di strumenti e dotazioni aziendali, funzionali al soddisfacimento delle esigenze di produzione e al fatto che le risorse umane possano svolgere in maniera efficiente il proprio lavoro.

Il tool capacity planning deve pertanto rispondere almeno a due domande fondamentali: ho la strumentazione necessaria? La sto utilizzando in maniera efficace? Anche in questo caso le variabili che intervengono sono davvero molte, considerando l’intero ciclo di vita del prodotto e tutte le situazioni a livello di supply chain e logistica a cui abbiamo fatto riferimento in precedenza.

Production Capacity Planning

Se il product capacity planning si focalizza sul prodotto, il producton capacity planning considera, come il nome stesso suggerisce, nello specifico tutti gli aspetti legati alla produzione ed assume ad esempio un ruolo chiave per le aziende nel settore manifatturiero.

Tra le domande a cui il production capacity planning deve saper dare una risposta rientra la quantità massima che è possibile produrre nelle condizioni di picco, con l’incidenza comporta ad esempio per gli altri aspetti finora considerati, come prodotto, forza lavoro e strumentazione.

Un buon capacity plan deve quindi considerare non soltanto i singoli argomenti, ma saper pianificare in un contesto multidisciplinare e interoperabile, in cui emerga in tempo reale l’interazione tra i vari temi chiave legati alla disponibilità in termini di risorse utili a soddisfare puntualmente la domanda.

Con questo approccio diventa possibile tradurre una visione progettuale in una previsione concreta, per migliorare progressivamente tutti gli aspetti legati alla scalabilità, all’efficienza e all’accuratezza delle varie risorse da utilizzare, con la capacità di orchestrarle e gestirle in maniera pratica ed efficiente all’interno dell’azienda.

I vantaggi

I benefici che una corretta pianificazione è in grado di generare per un’organizzazione sono evidenti nel momento stesso in cui si raggiunge uno qualsiasi degli obiettivi strategicamente prefissati.

Non fa eccezione il capacity planning, nella sua costante ricerca delle condizioni ottimali per soddisfare puntualmente la produzione in funzione della domanda, evitando o limitando nel possibile gli sprechi e le sottostime derivanti da una scarsa accuratezza previsionale.

Vediamo alcuni dei vantaggi legati ad una efficiente attività di capacity planning, concepito quale esercizio costante di gestione strategica delle risorse all’interno di un’azienda.

Agli aspetti che seguono si sommano ai benefici indiretti, come il know-how basato sulla programmazione strategica a lungo termine e la soddisfazione dei dipendenti e dei clienti dovuta al generale incremento della qualità dei servizi.

Incrementare l’efficienza e ridurre i costi

Aumentare la propria redditività a fronte di un contenimento dei costi rappresenta l’obiettivo fondamentale per la maggior parte delle organizzazioni presenti sul mercato. Tale obiettivo può essere raggiunto ottimizzando l’impiego delle risorse a disposizione in funzione della capacità produttiva.

Il capacity planning è la disciplina perfetta per approcciarsi in maniera corretta al soddisfacimento del business plan, evitando i classici colli di bottiglia che finiscono per penalizzare la piena efficienza dell’organizzazione.
Senza addentrarsi nelle situazioni più complesse, che comportano una gestione avanzata di grandi quantità di dati, molte volte, il semplice fatto di porsi un problema consente di ovviare a situazioni decisamente limitanti, sulla base di una corretta previsione.

Se uno storico di dati rende evidente che nel weekend i miei servizi sono regolarmente soggetti a picchi di richiesta, dovrei attivarmi per allocare le risorse umane e strumentali utili a soddisfare l’aumento della domanda che puntualmente si verifica. Non avrebbe alcun senso essere presi alla sprovvista da una situazione ricorrente.

Freccia rossa che va verso l'alto e un uomo con una forbice che taglia un filo con un peso alla fine su cui c'è scritto Cost: immagine che richiama graficamente il concetto di riduzione dei costi
Tra i vantaggi del capacity planning c’è sicuramente l’incremento dell’efficienza e la riduzione dei costi

Il fatto di pianificare questa situazione comporta due fattori, semplici, ovvi, ma per nulla scontati nella realtà delle cose: diventare consapevoli di un’esigenza oggettiva e saper ottimizzare la sua risposta, ad esempio automatizzando tutte le procedure utili per dipendere il meno possibile dal fattore umano, destinandolo in maniera più strategica verso funzioni più critiche e selettive, come la gestione delle possibili emergenze.

A titolo puramente esemplificativo, l’applicazione di questo scenario potrebbe consentire di ridurre i costi legati ai processi di routine per il soddisfacimento della domanda, assicurando al tempo stesso la disponibilità di risorse per gestire le criticità, senza che ciò comporti dei costi addizionali imprevisti.

Riduzione degli stock out

Una corretta previsione in termini di disponibilità consente alle aziende di limitare il fenomeno del customer churn che si verifica quando un cliente non trova il prodotto che cerca, si spazientisce e finisce per cercarlo altrove, rivolgendosi in buona sostanza alla concorrenza.

Il customer churn non va infatti inteso quale una mancata vendita una tantum, in quanto si porta dietro varie ripercussioni negative che, soprattutto nell’era del digitale, un cliente subisce quando non riesce a soddisfare una propria esigenza di acquisto, sia in termini di prodotti che di servizi, come avviene ad esempio nel caso di una soluzione informatica.

Per evitare che un cliente si rivolga occasionalmente o definitivamente alla concorrenza è quindi opportuno fare in modo che trovi sempre la possibilità di riempire il carrello con la nostra offerta, prevedendo le situazioni di stock out derivanti da una produzione insufficiente, ad esempio in determinati periodi dell’anno, quando la domanda per quel determinato prodotto o servizio genera una situazione di picco.

Miglioramenti nel customer service e nella supply chain

Per fidelizzare i clienti, è necessario garantire un customer case all’altezza delle aspettative, che sappia dare le risposte che le persone cercano nei tempi e nei modi adeguati ad evitare possibili situazioni di disagio ed insoddisfazione, da cui scaturirebbe una ricaduta negativa per il business.

Il capacity planning consente di ottimizzare il customer care, funzionalmente al rendere disponibili le risorse per qualsiasi procedura di assistenza, sia quando viene svolta dal personale umano che attraverso sistemi chatbot, ad esempio per quanto concerne la gestione dell’apertura dei ticket. Un cliente non deve chiamare e non trovare risposte o essere soggetto ad attese prolungate e frustranti, a fronte di un problema il più delle volte molto semplice.

Inoltre, una corretta pianificazione contribuisce in maniera tangibile a ridurre l’impatto sulla supply chain dell’azienda, intercettando con maggior accuratezza il sentimento dei clienti, le previsioni di domanda e le relative ricadute sulla produzione, ottimizzando di conseguenza le risorse per realizzare quanto necessario, evitando situazioni di sovra stress nei periodi di picco.

Elaborare un capacity plan

Nella sua accezione più ampia, il capacity management si compone essenzialmente di quattro fasi:

  • Creazione e sviluppo di un capacity plan
  • Stima e disponibilità delle risorse
  • Monitoraggio delle performance in relazione alle risorse allocabili
  • Gestione e correzione del capacity plan nella prospettiva del miglioramento continuo

Per quanto riguarda, nello specifico, la redazione di un capacity plan, esistono vari framework, che prevedono mediamente da quattro a sei fasi di attuazione. Una condizione intermedia prevede solitamente i seguenti step.

Stima delle esigenze

Il capacity plan deve recepire quanto previsto dal business plan, a cominciare dalla corretta individuazione delle esigenze di produzione, in funzione della variazione dinamica della domanda. Questo aspetto vale a prescindere dall’ambito applicativo e dalla metodologia scelta per redigere il capacity plan, ed è pertanto applicabile per le aziende di prodotto e per quelle che concentrano la loro attività nell’erogazione di servizi.

Per formulare la previsione della domanda e stimare le esigenze in termini di risorse esistono varie metodologie, che si adattano in maniera mirata ai processi di uno specifico ambito di applicazione.

Valutazione della capacità corrente

Una stima anche sommaria della capacità di risorse richiesta in funzione delle esigenze di business consente di confrontarla con la capacità che corrisponde allo stato di fatto attuale, in modo da capire cosa variare per raggiungere il livello richiesto.
Tale valutazione si basa sulla risposta, più o meno complessa, a tre semplici domande:

  • Qual è la capacità massima che attualmente i sistemi consentono di produrre nelle situazioni di picco?
  • Tale capacità è sufficiente per soddisfare la domanda?
  • L’azienda sta già producendo al massimo delle sue capacità?

Si tratta di un approccio sostanzialmente multi-tier che orienta una valutazione multi-scenario funzionale al raggiungimento degli obiettivi secondo vari livelli di qualità e impegno dal punto di vista del budget da allocare in termini di risorse.

Ricerca delle soluzioni

Sulla base delle valutazioni di cui al secondo step, occorre procedere nella ricerca di soluzioni capaci di allineare la forza produttiva con le effettive esigenze della domanda. Le valutazioni infatti tendono a definire un risultato che rientra all’interno di una delle seguenti condizioni problematiche:

  • L’azienda produce al massimo della sua capacità, ma non riesce comunque a soddisfare le previsioni di domanda
  • L’azienda produce al massimo della sua capacità, e genera una quantità eccessiva rispetto alla domanda
  • L’azienda è condizionata dalla presenza di colli di bottiglia che le impediscono di produrre al massimo delle proprie capacità.

Una volta identificata con certezza la condizione da migliorare, si implementano le necessarie soluzioni tecnologiche ed organizzative e si procede alla loro valutazione.

Valutazione delle soluzioni

La prima valutazione da fare, dopo aver individuato una o più possibili soluzioni al problema, è quella di verificare la sua fattibilità economica, sia in fase di adozione / integrazione nei sistemi aziendali, sia per capire in quale misura l’incremento di ricavi previsto possa compensare i costi.

Tale valutazione sarà tanto più accurata tanto più efficiente è il capacity planning. Molte aziende scartano a priori delle possibilità interessanti, ritenendole poco vantaggiose, per via della loro incapacità di valutare in maniera opportuna le capacità produttive di cui dispongono e, di conseguenza, le soluzioni utili a garantirne l’ottimizzazione.

È pertanto opportuno che, a prescindere dall’ambito applicativo, ogni valutazione venga svolta da esperti o consulenti dotati di competenze specifiche e soprattutto di un dimostrabile know-how alle prese con casi studio reali. L’esperienza e l’attitudine al problem solving costituiscono infatti due qualità fondamentali nella cassetta degli attrezzi di un buon capacity planner.

Implementazione delle soluzioni

Una volta scelta una soluzione e verificata la sua fattibilità economica, occorre procedere e capire come implementarla al meglio nei processi aziendali. Questa fase comporta pertanto una pianificazione lungo una timeline, in modo da offrire a tutti gli attori coinvolti una visibilità puntuale sui tempi e sui modi di attuazione delle varie procedure previste.

In altri termini, viene stipulato un piano di azione completo per assicurarsi che ogni step corrisponda al raggiungimento degli obiettivi prefissati per quanto concerne la disponibilità di risorse prevista per ogni fase del processo utile al soddisfacimento della domanda.

Il successo in tutte le fasi corrisponderà con buone probabilità a quello dell’iniziativa nel suo insieme. Il capacity plan deve essere pertanto in grado di configurare le modifiche senza comportare downtime problematici o interruzioni di servizio che potrebbero causare ricadute negative per il business.

Monitoraggio dei risultati e aggiornamento del piano

Dopo aver valutato le soluzioni più idonee ed averle messe in pratica, arriva il momento della verità, in cui monitorare i risultati e verificare che coincidano con le aspettative. Se tutto procede secondo il piano, l’azienda deve essere nella condizioni di aver soddisfatto la domanda, nella prospettiva di progressivamente i propri processi in modo da ottimizzare sempre più i tempi e i costi legati alla produzione.

Il monitoraggio agisce pertanto nella logica del miglioramento continuo, nella prospettiva offrire indicazioni utili a modificare continuamente il piano e renderlo più funzionale nel soddisfare le esigenze di business. Il cambiamento orienta la redazione di un capacity plan flessibile ed aggiornabile in tempo reale grazie alla completa visibilità sui dati che i moderni sistemi di monitoraggio attualmente consentono di acquisire.

Il monitoraggio rappresenta quindi un loop continuo, teso a migliorare la produzione aziendale funzionalmente alla variazione della domanda, cercando di sfruttare le soluzioni tecnologicamente più idonee ed evolute per ottimizzare i risultati.
In tal senso, un capacity plan statico, da aggiornare “manualmente” ogni tot mesi avrebbe poco senso, in quanto, con la velocità e i tempi di risposta che i processi aziendali devono garantire nell’era del digitale, nascerebbe in buona sostanza già vecchio.

È necessario acquisire una visibilità in tempo reale sulla capacità corrente e saperla confrontare puntualmente con gli obiettivi prefissati, modificando lo scenario in funzione dell’effettivo andamento della domanda.

Le best practice del capacity planning

Per strutturare e adottare al meglio un capacity plan è opportuno e fortemente consigliabile adottare una serie di accorgimenti, soprattutto per gestire al meglio le risorse umane e strumentali chiamate a renderlo esecutivo.

Calcolare nel dettaglio la resource capacity

Ancor prima di formulare il piano, è fondamentale dare enfasi alla fase che prevede la valutazione della capacità attuale. Tale operazione deve essere svolta nella maniera più accurata possibile, considerando tutte le variabili coinvolte, in quanto un risultato poco attendibile vanificherebbe gli sforzi dell’intera procedura.

Avvalersi di un team multidisciplinare

Le attività di capacity planning e, più in generale, di gestione delle risorse, comportano una varietà di competenze che rendono auspicabile la collaborazione di più figure specialistiche, in grado di garantire un adeguato livello di conoscenza per tutte le funzioni e le variabili coinvolte nel processo.

Definire con puntualità i requisiti in termini di risorse

La valutazione delle risorse tecnologiche ed organizzative utili a soddisfare la domanda va eseguita nello specifico per ogni progetto, in quanto anche piccole variazioni nel contesto produttivo possono comportare importanti accorgimenti nel capacity plan.

Allocare le risorse secondo un ordine di priorità definito

Se il portfolio di offerta aziendale prevede più prodotti e servizi, è essenziale ragionare in termini di priorità a livello di business per definire una gerarchia nell’allocazione delle risorse. Pur senza trascurare alcun elemento, è infatti opportuno creare le condizioni utili a favorire in primo luogo gli obiettivi più importanti.

Documentare e comunicare ogni step

La documentazione di quanto effettuato e la comunicazione tra tutte le parti in causa costituiscono indubbiamente un onere, ma sono aspetti fondamentali su cui fondare una strategia effettivamente basata sul miglioramento continuo del capacity planning. L’impegno nei loro confronti non va sottovalutato né messo in secondo piano, in quanto comportano una valenza strategica spesso decisiva.

Il segreto di un buon capacity planning è proprio nella sua perseveranza nel misurare e migliorare continuamente ogni singolo dettaglio, avvalendosi di tecnologie capaci di automatizzare il più possibile le operazioni, come quelli dotati di funzioni di Intelligenza Artificiale per gestire ed analizzare grandi quantità di dati.

Capacity planning e resource planning

Nella letteratura gestionale si tende spesso a confondere o utilizzare indistintamente capacity planning e resource planning. Tale precisazione è opportuna ai fini di rilevare che non si tratta della stessa disciplina, ma di due ambiti caratterizzati da alcune differenze che, quando sfumate, possono effettivamente renderli molto simili.
Il capacity planning comporta le seguenti caratteristiche distintive:

  • È un processo di pianificazione strategica finalizzato a determinare se l’organizzazione dispone della capacità produttiva richiesta per soddisfare la domanda
  • Si focalizza sulla disponibilità di risorse IT e sulle competenze dei dipendenti
  • Facilita il processo decisionale per ingaggiare ed allocare risorse da destinare ai vari progetti
  • Entra nel merito della supply chain per ottimizzare tutti aspetti relativi alle forniture necessarie per soddisfare la produzione in funzione della domanda, evitando nello specifico situazione di sovra produzione o di stock out

Il resource planning differisce dal capacity planning soprattutto in funzione di due aspetti:

  • È un processo di pianificazione strategica che coordina e alloca le risorse ai vari task di progetto in base ai requisiti specifici
  • È finalizzato a garantire un piano ai project manager, in modo da descrivere le risorse di cui possono disporre per implementare i loro progetti lungo il loro ciclo di vita.

In sintesi, il capacity planning è orientato a garantire che la produzione sappia soddisfare la domanda in termini di capacità, mentre il resource planning si focalizza nello specifico nell’ottimizzazione delle risorse in funzione della loro corretta allocazione. Si tratta pertanto di due contribuiti complementari nell’ottica di garantire una pipeline gestionale efficiente e orientata sulla base dei dati.

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