Lo smart working sempre più diffuso richiede il ripensamento dei luoghi di lavoro, che devono essere sempre più flessibili, su misura e tecnologici. Da qui si sviluppa il concetto di digital workspace
Il digital workspace è un tema non nuovo, ma che nell’ultimo anno ha goduto innegabilmente di nuova vitalità. L’unico elemento positivo sortito dalla pandemia è avere accelerato drasticamente il ricorso allo smart working. Se all’inizio è stata una misura imposta dal lockdown, successivamente è divenuta una consuetudine per molti lavoratori. Le imprese, piccole medie e grandi stanno sperimentando i benefici di questo modo di lavorare, constatando un aumento della produttività e una migliore qualità del lavoro. Dall’altra parte della… scrivania, chi ha sperimentato il lavoro smart ha colto i vantaggi in termini di miglior conciliazione vita/lavoro e un maggior benessere organizzativo.
Questo cambiamento implica però ripensare i luoghi di lavoro e le modalità. In pratica, la digitalizzazione è al centro del nuovo modo di concepire l’ufficio (e il luogo di lavoro) in maniera totalmente nuova.
Secondo Gartner, entro il 2024, il 40% delle organizzazioni fonderà le esperienze virtuali e fisiche e aumenterà la produttività della forza lavoro. Si è concretizzato così il digital workspace (DWP), un concetto ben chiaro agli analisti economici. Secondo Emergen Research, la dimensione globale di mercato riguardante il “posto di lavoro digitale” ha raggiunto 19,46 miliardi di dollari nel 2020 e si prevede raggiungerà i 90,52 miliardi di dollari nel 2028.
La necessità di migliorare la resilienza digitale della forza lavoro durante e dopo la crisi innescata dal Covid-19 ha così favorito il passaggio al digital workspace. E così oggi è meglio non tornare, ovvero al posto di lavoro pre-pandemia. Come sostengono alcuni docenti universitari e specialisti USA, in un articolo pubblicato sulla rivista di management MIT Sloan, le organizzazioni e gli individui non hanno avuto altra scelta che scoprire nuovi modi di lavorare. Molti hanno riferito di aver portato a termine con successo anni di piani di trasformazione digitale nel corso di pochi mesi. Per esempio, la società di prestiti ipotecari Freddie Mac ha implementato l’ispezione remota degli edifici, e molti fornitori di assistenza sanitaria sono passati rapidamente alla telemedicina. “I manager dovrebbero iniziare a chiedersi come possono costruire su queste innovazioni per trasformare ulteriormente le loro aziende, invece di pianificare un ritorno a modi di lavorare che stavano diventando obsoleti e superati anche prima della pandemia”, evidenziano gli autori dell’articolo. Ecco allora perché il digital workspace ha tutti i presupposti per diventare il modello imperante del modo di lavorare del presente e del futuro.
Cos’è un digital workspace
Se con Smart Working s’intende una nuova filosofia manageriale fondata sulla restituzione alle persone di flessibilità e autonomia nella scelta degli spazi, degli orari e degli strumenti da utilizzare a fronte di una maggiore responsabilizzazione sui risultati, con digital workspace non ci si può limitare a una piattaforma di lavoro digitale centrale che rende disponibili ovunque informazioni, strumenti e servizi, come la definisce Wikipedia. Meglio la definizione di Gartner, secondo cui il DSW è ciò che permette nuovi e più efficaci modi di lavorare, aumenta l’impegno e l’agilità dei dipendenti e sfrutta stili e tecnologie orientati al consumatore. Ma forse una definizione più appropriata è quella di pensare i digital workspace come ecosistemi virtuali che nascono dall’unione di nuovi spazi di lavoro e tecnologie di comunicazione di nuova concezione.
Storicamente parlando, il termine compare alla fine degli anni Novanta del secolo scorso, attribuito a Jeffrey Bier, anche se alcuni ritengono che la sua origine vada ricondotta a ricerche precedenti sui temi della progettazione della tecnologia orientata al lavoro. Di certo ha guadagnato una rinnovata attenzione poiché l’infrastruttura tecnica, l’hardware e il software sono ora disponibili per supportare realisticamente queste precedenti visioni del DWP.
Oggi sono in molti a pensare che non ci sia una definizione unanime. Secondo uno studio di Susan Patricia Williams e Petra Schubert, della Università Koblenz-Landau sul design del luogo di lavoro digitale, esso viene interpretato in modo diverso e modellato dalle organizzazioni per soddisfare specifiche esigenze organizzative. In pratica non c’è un unico modello di digital workspace, ma dipende da molti fattori. Di certo esso va posto all’intersezione tra le persone, l’organizzazione e la tecnologia, ed è duttile e capace di adattarsi ai nuovi requisiti e alle nuove tecnologie future dell’organizzazione.
I vantaggi del digital workspace
Contare sulla possibilità di lavorare in modo digitale e smart è vantaggioso sia per l’azienda che per il lavoratore.
Si possono mettere in luce diversi benefici. Innanzitutto consente ai dipendenti di godere di una maggiore flessibilità sia di orari che di ambiente di lavoro. La possibilità di connettersi da qualsiasi luogo, con meno attenzione a un orario rigido, permette di contare su un equilibrio tra lavoro e vita privata premiante.
Un altro vantaggio è legato ai costi operativi ridotti, da quello immobiliare alle spese di viaggio.
Il digital workplace accresce produttività ed efficienza: in un recente sondaggio del fornitore di cloud CoSo Cloud, il 77% dei lavoratori remoti sta già riportando livelli di produttività più elevati. Questo è probabilmente dovuto ai progressi digitali che semplificano i processi e consentono ai dipendenti di lavorare di più in meno tempo.
Quando un’organizzazione ha la capacità di ridurre i costi e aumentare la produttività, tutto questo si traduce in un aumento delle entrate. Secondo una ricerca condotta da Avanade sui “luoghi di lavoro digitali”, le organizzazioni hanno constatato un aumento del 43% delle entrate grazie all’implementazione di soluzioni dedicate.
Contare sul digital workplace migliora la comunicazione interpersonale: permette ai dipendenti di comunicare e connettersi tra loro, grazie ai vari strumenti social e digital dedicati, creando un forte legame professionale che promuove il lavoro di squadra e crea un senso di appartenenza.
Un altro vantaggio connesso ai DWP è l’aumento delle prestazioni. Utilizzando strumenti digitali come una intranet che può sfruttare l’integrazione di Google Analytics, consente di identificare KPI come la frequenza di rimbalzo e il tempo trascorso sul sito. Con queste informazioni, è possibile determinare le aree di miglioramento per ottimizzare i processi interni ed esterni.
Un beneficio per l’azienda che adotta questo modo di lavorare è che viene percepita moderna e questo ha un riflesso positivo nell’attirare talenti interessati ad ambienti di lavoro evoluti e attenti alla qualità della vita dei propri dipendenti. Non solo: le aziende che hanno adottato DWP hanno sperimentato un tasso di turnover inferiore del 25%, il che significa che i dipendenti di talento sono più propensi a rimanere con l’azienda che offre opportunità digitali.
Il digital workplace migliora la soddisfazione dei dipendenti. Se ben pensato, offre opportunità di fare rete con i colleghi, connettersi con i membri del team e condividere idee. Queste possibilità permettono ai dipendenti di esprimere liberamente le proprie opinioni e sentirsi apprezzati.
Inoltre, i dipendenti che lavorano a distanza anche solo una volta al mese hanno riferito che hanno il 24% in più di probabilità di sentirsi felici mentre lavorano.
La pianificazione di un digital workspace
Per contare su una DWP ideale occorre saper pianificare in modo opportuno la propria struttura lavorativa, individualmente e a livello aziendale. Sam Marshall, titolare della società di consulenza indipendente specializzata ClearBox Consulting, ricorda che i tre pilastri del digital workplace sono:
- le persone, al centro: l’impatto sui dipendenti è ciò che rende importante il posto di lavoro digitale;
- tecnologia e innovazione continua, che rende il DWP un tema sempre attuale;
- gestione e design: sviluppare in modo proattivo un luogo di lavoro digitale significa affrontarlo nel suo insieme e coordinarsi tra gli aspetti della tecnologia, dei processi e delle persone.
Posto questo, per pianificare al meglio la struttura del digital workspace ideale occorre pensarlo secondo quattro livelli, illustrati da Deloitte e riguardanti: l’uso, la tecnologia, il controllo e le esigenze di business.
Sull’uso, il posto di lavoro digitale riguarda la capacità dei dipendenti di concepire il loro lavoro come un ambiente in cui collaborare, comunicare e connettersi con gli altri. L’obiettivo è creare relazioni commerciali produttive all’interno e al di là dei gruppi di lavoro naturali e di permettere la condivisione delle conoscenze in tutta l’organizzazione.
Per quanto riguarda la tecnologia, essa è essenziale in quanto abilita il DSW. Ogni organizzazione ha già una “cassetta degli attrezzi” con diversi strumenti. A seconda del settore e delle esigenze aziendali, varieranno gli strumenti necessari per supportare il posto di lavoro digitale. La chiave è adottare gli strumenti giusti per i dipendenti per svolgere al meglio il proprio lavoro.
Per quanto concerne invece il controllo, significa accompagnare la tecnologia con i presupposti di sicurezza adeguati. Ciò si traduce con un supporto del digital workplace con strutture di governance e processi di gestione adeguati.
Infine, è essenziale che le esigenze di business guidino il luogo di lavoro digitale, rendendo misurabile il valore. Per comprendere meglio cosa significhi questo la stessa Deloitte porta due esempi di quanto può creare valore il digital workplace. Il primo riguarda il risparmio di tempo che comporta: un’azienda ha scoperto che un manager risparmiava 43 minuti al mese con strumenti di lavoro migliorati. Contando su più di 30mila manager, la stessa ha stimato un aumento di produttività annuale di 12 milioni di dollari. Il secondo ha a che fare con l’efficienza: i venditori hanno ridotto da una a tre ore il tempo dedicato alle attività di gestione grazie all’integrazione dei sistemi e all’aumento degli strumenti di collaborazione.
Le tecnologie da utilizzare
Lo abbiamo detto e lo ribadiamo: la tecnologia è l’elemento cardine del digital workplace. Ma quali sono le tipologie tecnologiche cardinali? Principalmente tre. La prima è rappresentata dalle piattaforme, che comprendono le soluzioni di virtualizzazione dei desktop e la connettività, i servizi cloud e l’enterprise mobility.
La seconda è la collaborazione, che promuove l’interazione in tempo reale tra colleghi, partner e clienti attraverso l’implementazione di strumenti di cooperazione accessibili da qualunque device o piattaforma. A questa categoria appartengono tutte le soluzioni di instant messaging, social collaboration, videoconference e comunicazione voce. La terza e ultima riguarda la gestione delle informazioni, ovvero l’accesso, la condivisione e aggiornamento in real time dei dati e delle applicazioni aziendali da qualunque luogo e con ogni device, operato con soluzioni di content management, analytics, sincronizzazione e condivisione dei file.
