La digitalizzazione aziendale rimanda a un concetto ampio, che abbraccia non solo l’introduzione, all’interno delle organizzazioni, di tecnologie digitali, ma anche tutte quelle dinamiche che hanno a che vedere con l’abbandono di qualsiasi forma di materialità, sia riferita al “cartaceo” – e, dunque, ai processi e ai flussi documentali che caratterizzano l’attività, le procedure e il business – sia riferita a luoghi e spazi fisici consueti come l’ufficio e la postazione alla scrivania.
Si tratta di dinamiche che scavano un profondo cambiamento (una vera e propria digital transformation) nel modo di lavorare e nelle metodologie adottate, dove il posto centrale, il “timone”, spetta alle tecnologie, considerate strategiche nel conseguimento dei principali obiettivi dell’azienda. Ma andiamo più in profondità.
Cos’è la digitalizzazione di un’azienda
Ripensare, ridisegnare tutti i processi aziendali avvalendosi dei moduli di automazione delle moderne piattaforme tecnologiche: questo, in estrema sintesi, il significato di “digitalizzazione aziendale”.
L’obiettivo è rendere agili le operazioni, ridurre i passaggi manuali, assicurare controllo e trasparenza sull’esecuzione di ciascuna attività, permettendo, al tempo stesso, di raccogliere una serie di dati che possono poi essere correlati e analizzati per valutare l’efficienza dei processi.
È stata, a partire dallo scorso anno, l’emergenza pandemica a imprimere un’importante accelerazione a questa “macchina”, inducendo molte organizzazioni di ogni dimensione e settore a pensare alla digitalizzazione come a una leva essenziale per garantire la continuità del proprio business.
A descrivere in modo puntuale tale fenomeno, il sondaggio condotto a livello globale da McKinsey dal titolo “What 800 executives envision for the postpandemic workforce”, in cui l’85% delle aziende intervistate – allo scopo di garantire la sicurezza sanitaria – raccontano di avere implementato soluzioni per consentire l’interazione, la collaborazione e lo scambio da remoto “con” e “fra” i propri dipendenti e collaboratori, a partire dalla videoconferenza e dalle piattaforme di file sharing.
Ma non solo. Durante le fasi più critiche della pandemia da covid, l’impennata del processo di digitalizzazione ha investito anche i canali dedicati ai clienti, portando – raccontano gli intervistati – ad adottare strumenti quali e-commerce, app mobili e chatbot, a dimostrazione che digitalizzare le imprese rappresenta un prezioso supporto, un aiuto nella direzione di una maggiore resilienza anche nei momenti più critici.
Supporto e aiuto che – anche grazie ai sistemi basati sulle tecniche che fanno capo all’ambito di studi dell’intelligenza artificiale e, più in particolare, al machine learning – si concretizzano nell’automatizzare l’intera gestione aziendale, nel creare inediti canali di condivisione e di vendita, nel raccogliere, elaborare e sincronizzare dati per la gestione dei cicli produttivi, della movimentazione delle merci e della loro distribuzione.
I vantaggi della digitalizzazione
Digitalizzazione è, innanzitutto, sinonimo di semplificazione, nonché di risparmio di tempo e di risorse, sia umane che economiche. Attraverso l’adozione delle più recenti tecnologie digitali, le aziende, infatti, sono nelle condizioni di poter superare le lungaggini proprie dei metodi di lavoro tradizionali – analogici e cartacei – snellendo, così, i flussi di lavoro e automatizzando attività e procedure relative, ad esempio, a produzione e distribuzione, a marketing e vendite, customer care e gestione del materiale amministrativo, contabile e fiscale.
In particolare, attraverso la digitalizzazione, il marketing può sfruttare l’automazione dei software con l’obiettivo di generare database profilati, intercettare potenziali clienti e fidelizzare quelli già acquisiti, attraverso campagne ad hoc costruite tenendo conto dei comportamenti, delle preferenze e delle azioni compiute dagli utenti, sia on-line che off-line.
Per quanto riguarda, invece, i documenti aziendali, il processo di digitalizzazione è correlato a quello dell’ottimizzazione dei processi, dove la reingegnerizzazione della struttura dei flussi informativi aziendali viaggia a braccetto con la dematerializzazione dei flussi documentali, eliminando la carta.
A tale riguardo, ricordiamo che tutti documenti prodotti in azienda rappresentano un perno dei processi che alimentano il business e che devono potervi accedere non solo coloro che lavorano all’interno dell’organizzazione, ma anche chi gravita nell’ecosistema in cui essa opera. Da qui l’importanza di progettare sistemi di accesso ai file e meccanismi di autenticazione degli utenti che proteggano la riservatezza dei dati sensibili.
Ma i vantaggi della digitalizzazione – come accennato all’inizio – si traducono anche nella dematerializzazione dello spazio fisico, inteso, in primis, come sistema di archiviazione e di conservazione elettronica, con conseguente guadagno in termini di efficienza, rapidità e pieno controllo del flusso dei dati, nonché di risparmio economico legato alla sostituzione della carta e dei sistemi informatici isolati con storage digitali, in cui conservare e condividere documenti e contenuti multimediali.
La dematerializzazione dello spazio fisico include, per le aziende, anche nella possibilità di comunicare, confrontarsi e condividere informazioni in tempo reale da remoto, superando i limiti legati al “contesto” reale del luogo di lavoro e avvalendosi delle in videoconferenza, dell’assistenza clienti via chat e delle interazioni sulle più diffuse piattaforme di social network, dedicate a dipendenti, collaboratori esterni e clienti.
Proprio tali canali social aziendali, la partecipazione alle conversazioni che avvengono al loro interno e il loro monitoraggio, stanno sostituendo le tradizionali indagini di mercato, col vantaggio di un’accessibilità immediata a una enorme mole di dati e di feedback, attraverso i quali poter intercettare opinioni, gusti e tendenze del pubblico. Informazioni preziose per migliorare prodotti e servizi e per implementarne di nuovi.
I rischi del non digitalizzarsi
Al di là dei vantaggi pratici appena illustrati, perché è importante investire nella digitalizzazione? Qual è il cuore, il significato che vi sta alla base?
Innanzitutto la competitività. Le organizzazioni che non puntano alla digitalizzazione non sono in grado di stare al passo con quelle realtà che, invece, hanno deciso di investire risorse economiche, umane e di tempo nella trasformazione digitale.
E questo è drammaticamente emerso in seguito all’emergenza sanitaria mondiale, quando il 48% dei consumatori ha incrementato gli acquisti online, come evidenziato dall’indagine “The future of business” – frutto di una collaborazione tra Facebook, l’OCSE e la Banca Mondiale – condotta da magio a ottobre 2020 per fare il punto su come le PMI (attive online) di oltre cinquanta Paesi hanno affrontato la pandemia da Covid.
Durante i ripetuti lockdown – si legge nel Report – la maggior parte delle PMI non è stata capace di fare fronte alle richieste, da parte dei propri clienti, di acquisti tramite Web, non reggendo il confronto con quelle aziende che, invece, avevano già avviato il processo di digitalizzazione al proprio interno.
Per queste ultime, in particolare – sia italiane che internazionali – la presenza sui social mediaha avuto un ruolo determinante, in quanto sono riuscite a sopravvivere proprio grazie agli introiti derivanti dal marketing digitale. Mentre, una PMI italiana su sei ha dovuto cessare la propria attività.
Un altro esempio – pratico ed eloquente – dei rischi derivanti dal non digitalizzarsi, proviene da quelle attività commerciali che, ad esempio, non possiedono un e-commerce online o che non hanno una propria scheda Google MyBusiness: ebbene, queste aziende tenderanno a ricevere meno visite nella propria sede fisica rispetto a quei negozi che, pur vendendo la stessa tipologia di articoli, hanno costruito una propria presenza online.
E questo perché le abitudini dei consumatori sono ormai totalmente mutate e, inoltre, i potenziali clienti, prima di recarsi fisicamente in un qualsiasi esercizio commerciale, cercano informazioni sul Web.
Sempre grazie alla presenza sul Web, ben presto non esisteranno più confini locali per quanto concerne le attività. Il che significa che una PMI operante in un territorio remoto potrebbe potenzialmente raggiungere acquirenti in ogni parte del mondo.
Un’altra motivazione chiave del passaggio alla digitalizzazione riguarda l’ottimizzazione delle risorse aziendali, col conseguente rischio, per le imprese che non possiedono software gestionali, di dovere fare fronte a sprechi di tempo e di risorse preziose.
Un software gestionale consente, infatti, l’automatizzazione di numerosi processi aziendali, rendendo assai rapide e semplici attività che, se eseguite in maniera tradizionale, impiegherebbero mezzi ben più ingenti e, alla lunga, costosi.
Infine, un’altra motivazione – sempre correlata all’essere competitivi e all’ottimizzazione delle risorse aziendali – ha a che fare con lo “stare al passo coi tempi”. Che cosa significa? Che quelle imprese che, oggi, scelgono di non investire nella propria digitalizzazione, si troveranno, in futuro, con ancora maggiori ostacoli da affrontare e col rischio elevato di dovervi soccombere, perché il tempo avrà dilatato le distanze rispetto alle organizzazioni totalmente convertite al digitale.
Da dove partire: come avviare un processo di digitalizzazione
Prima di mettere in moto la “macchina” della digitalizzazione, è basilare una valutazione circa le priorità, i problemi più urgenti da risolvere e gli obiettivi da perseguire, in linea con le specifiche esigenze dell’azienda. Sono queste le basi della strategia sulla quale poggia tutto il processo.
Dall’analisi di questi parametri, è possibile identificare quali sono le tecnologie e le soluzioni più adatte, oltre che più utili e più convenienti dal punto di vista dei costi. Potrebbero, ad esempio, rendersi necessarie funzionalità di base, per risolvere eventuali inefficienze emerse in fase di analisi, oppure applicazioni più articolate e sviluppate ad hoc o, ancora, sistemi gestionali da integrare con quelli preesistenti.
Sotto il profilo pratico e tecnico, bisogna innanzitutto conoscere a fondo i sistemi informatici presenti in azienda, ossia quelli che vengono quotidianamente utilizzati nell’ambito del proprio business, dall’acquisto di materiale alle movimentazioni del magazzino, dalla contabilità ai contratti con fornitori e clienti.
Compito della digitalizzazione è riorganizzare tali sistemi, al fine di renderli efficienti e di potere trasmettere – per mezzo di alert, notifiche o email – le informazioni che ne derivano sui dispositivi che si ritengono opportuni, ad esempio su device mobili, avvalendosi di tecnologie quali il cloud, le Web app, le app mobile e tutta una serie di altri strumenti digitali.
Un altro aspetto nodale di questo processo riguarda le competenze interne e l’eventuale esigenza di includere, nel team, una figura deputata alla facilitazione del passaggio alla digitalizzazione aziendale.
In generale, se già all’interno dell’organizzazione ci si avvale del Web come canale di distribuzione o di vendite e si è in grado di analizzare tutta una serie di dati dai quali estrarre nuove informazioni sui clienti o sui prodotti, allora si è a buon punto e si può procedere alla formazione di tutto il personale.
Quello in cui, però, spesso ci si imbatte nell’avviare il processo di digitalizzazione delle PMI, è l’assenza di grandi risorse interne esperte nell’approccio metodologico che spinga verso la digital transformation. Ecco, quindi, l’importanza di investire in professionisti esterni di lunga esperienza nella gestione dell’analisi dei bisogni del proprio target, dell’analisi dei nuovi mercati e dei gusti e delle richieste dei clienti.
Ecco allora che se la gestione di questi aspetti viene digitalizzata – e se questo viene fatto in modo corretto da chi ne è davvero esperto – i risultati in termini di incremento dell’efficienza dei processi operativi saranno tangibili e misurabili.
Le agevolazioni per le PMI italiane
Conservatorismo e mancanza di competenze a parte, per le aziende, lo scoglio principale alla digitalizzazione sembra essere relativo ai costi elevati, riferiti sia all’acquisto di macchine e dispositivi, sia al ricorso a una figura esperta che faccia da guida.
Per questo motivo, il MISE – Ministero dello Sviluppo Economico ha varato il “Voucher per consulenza in innovazione”, misura economica che prevede un supporto finanziario a quelle imprese che chiedono aiuto a un Innovation Manager per rivoluzionare la propria organizzazione.
Nel dettaglio, si tratta di una misura che, in linea col Piano Nazionale Impresa 4.0, sostiene i processi di trasformazione tecnologica e digitale delle PMI e delle reti di impresa di tutto il territorio nazionale, attraverso l’introduzione, in azienda, di figure manageriali in grado di implementare le tecnologie abilitanti previste dal Piano, nonché di ammodernarne gli assetti gestionali e organizzativi.
A tale riguardo, il MISE ha creato un albo di Innovation Manager, che le aziende possono liberamente consultare e all’interno del quale scegliere il consulente più adatto alle proprie necessità e problematiche.
Specifichiamo che il Voucher – le cui risorse superano i 90 milioni di euro, ai quali, per questo 2021, si aggiungeranno ulteriori fondi – prevede che l’Innovation Manager lavori con l’azienda per un periodo di almeno nove mesi consecutivi.
Ma il Voucher per la consulenza non è l’unico strumento a disposizione per avviare il processo di digitalizzazione: il Ministero dello Sviluppo Economico, infatti, mette a disposizione anche fondi per l’acquisto di macchinari intelligenti, mentre le singole Regioni hanno avviato programmi di accompagnamento con fondi dedicati. Insomma, le PMI non possono più rimandare il processo di digitalizzazione!
