Nel mondo delle reti, realtà nate per scambiare informazioni, le extranet hanno caratteristiche e vantaggi per le aziende di vari settori. Ecco cosa sono e quando è bene averne una


“Fare rete” è un modo di dire che bene si applica nel caso di Internet, la rete pubblica cui accedono oggi 4,6 miliardi di persone nel mondo, ma anche nel caso delle extranet.

Oltre alla enorme “tela” del World Wide Web ci sono, infatti, altri tipi di reti IT locali, come appunto le extranet e le intranet, che connettono privati, aziende, che permettono di scambiare e condividere informazioni e realizzare processi, il tutto tenendo conto del necessario grado di sicurezza. Proprio le extranet consentono alle imprese di contare su numerosi benefici. Un esempio lo fornisce l’azienda italiana Thun, famosa per i suoi oggetti da collezione: come spiegano gli Osservatori Digital Innovation, mediante la extranet messa a disposizione dei negozi è possibile compilare un Web-form per l’invio degli ordini attraverso il sistema, migliorando il livello di servizio, riducendo le attività di data entry e digitalizzando 141mila ordini all’anno.

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Ma cosa sono le reti extranet, quali sono le differenze con Internet e Intranet e quali sono le sue caratteristiche peculiari e i vantaggi offerti?

Cos’è una extranet

Abbiamo citato più volte extranet, ma cos’è? Partiamo allora dalla sua definizione. Secondo Gartner, è una rete collaborativa basata su Internet creata per facilitare le relazioni interaziendali collegando un’impresa con i propri fornitori, clienti o altri partner commerciali esterni. Essa utilizza applicazioni e tecnologie derivate da Internet per fornire estensioni sicure dei processi aziendali interni a partner commerciali esterni.

Extranet, cos’è quindi? Si tratta di un’applicazione Web privata in cui le persone interne all’azienda possono comunicare e connettersi con le risorse esterne in uno spazio di lavoro digitale riservato e controllato. Ciò significa che grazie alla extranet si possono scambiare informazioni con un certo grado di sicurezza.

Contare su una extranet favorisce, quindi una gestione più efficiente delle informazioni, facilita la circolazione della conoscenza, la collaborazione e l’interazione. Per questo le applicazioni più diffuse e opportune di una “extra-rete” riguardano, la gestione di documentazione, del lavoro a distanza (pensiamo oggi allo sviluppo dello smart working quanto ne beneficia) e dei servizi e customer care.

Come funziona una extranet?

Extranet può assumere la forma di un sito web o di una piattaforma, può essere talvolta parte o estensione della rete intranet (vedremo più avanti cos’è) dell’organizzazione aziendale. Questo perché le informazioni ospitate su una extranet sono tipicamente accessibili solo sulle reti interne. Anche se le informazioni su una extranet sono accessibili agli utenti esterni all’azienda, l’accesso è strettamente controllato e concesso solo agli utenti autorizzati.

Cosa permette di fare una extranet? Molte. Può creare le condizioni per uno scambio di grandi volumi di dati, assicura la possibilità di condividere cataloghi di prodotti esclusivamente con i grossisti, o di collaborare con altre aziende su progetti di sviluppo congiunto. Inoltre, consente di condividere notizie di interesse comune esclusivamente con le aziende partner, oppure di fornire servizi a un gruppo di altre aziende, come un’applicazione bancaria online gestita da un’azienda per conto di banche affiliate.

Un esempio dei vantaggi connessi all’adozione di “extra-reti” proviene sempre da un’altra azienda italiana, la De’ Longhi. Essa ha creato extranet Web-based a supporto della relazione col canale post-vendita. Questa soluzione è divenuta l’unico mezzo per fornire assistenza al cliente, standardizzando il processo e riducendo i tempi di gestione delle richieste e degli ordini.

Quali sono i vantaggi di usare una extranet

Le extranet offrono vantaggi significativi per le imprese, i dipendenti e i partner esterni. Esse possono aggiungere valore all’azienda aiutandola a comunicare e collaborare più efficacemente con clienti e partner. Uno dei principali vantaggi offerti, è quello insito nella loro stessa natura. Esse, infatti, forniscono una piattaforma per comunicare aggiornamenti importanti, fare annunci o condividere notizie importanti rilevanti per tutte le parti interessate. Questo approccio può portare a una maggiore partecipazione e impegno da parte dei dipendenti e dei partner esterni. Contare, inoltre su una “extra-rete” permette una maggiore efficienza. Le aziende – che siano start-up, Pmi o realtà medio-grandi – spesso lavorano con più partner e fornitori esterni per sviluppare prodotti e completare i compiti. Extranet consente di gestire questi flussi di lavoro in maniera più efficace.

Extranet garantisce un aumento della produttività, potendo fornire le condizioni per automatizzare i processi. Per esempio, grazie ad essa è possibile monitorare le attività aziendali.

Inoltre può ridurre i margini di errore, specialmente quando la si usa per offrire accesso a gruppi specifici alle applicazioni interne. Questo potrebbe implicare qualcosa di semplice come dare ai clienti l’accesso alla loro cronologia degli ordini, o qualcosa di complesso come elaborare gli ordini da distributori e fornitori.

La presenza di questo tipo di rete assicura flessibilità. Quando si utilizza una extranet per fornire informazioni e applicazioni a partner e a clienti, tutti possono operare quando e dove è più conveniente.

Su di essa è possibile scambiare, modificare e aggiornare istantaneamente informazioni sensibili come i listini prezzi o le informazioni di inventario in tempo reale.

Contare su tutti questi vantaggi, come è possibile comprendere, permette di avere un migliore rapporto con imprese e clienti, assicurando così di porre le basi per un più duraturo rapporto.

Come crearne una

Prima di iniziare a creare un sito extranet, è necessario considerare alcuni aspetti importanti che riguardano aspetti economici, tecnici e di contenuto. A livello economico, è bene comprendere quanto si possa investire e in quanto tempo si prevede il ritorno dell’investimento. Inoltre si dovrebbe definire lo scopo e gli attori che potranno accedervi e sviluppare una strategia di gestione dei contenuti, avendo bene in mente come affrontare le questioni della sicurezza.

Extranet e Internet - schema
Extranet e Internet – Lo schema

Riguardo ai contenuti è bene definire quale tipo di informazioni si vogliano offrire agli utenti che ne faranno parte. Per esempio: politiche aziendali, notizie, moduli, una libreria di documenti online condivisa, informazioni sui servizi o prodotti forniti…

A livello tecnico, le extranet possono assumere diverse forme. A seconda degli utenti, sarà necessario includere una serie diversa di caratteristiche nella extranet. Alcuni elementi comuni includono: funzionalità di ricerca, un’interfaccia facile da usare, la modalità di accesso, le applicazioni self-service.

È possibile ospitare e gestire una extranet in-house. In questo caso si dovrà contare sulla necessità di web server e del necessario hardware e software. La dimensione del server dipenderà dal numero di potenziali utenti e se si avrà bisogno eventualmente di larghezza di banda per supportare contenuti audiovisivi, ad esempio feed video. Servono anche computer collegati tramite una rete locale – una rete chiusa e privata software e hardware firewall – per prevenire accessi non autorizzati dall’esterno dell’organizzazione. Infine, occorre considerare anche a un sistema di gestione dei contenuti. In alternativa è possibile incaricare un fornitore esterno di progettare, mantenere e “ospitare” la rete extranet, pagando un contributo periodico. In questo caso, gli utenti accederanno alla extranet attraverso il sito web del fornitore.

I vari tipi di extranet

Come detto, le extranet possono assumere diverse forme. Un esempio è la project extranet, sotto forma di una rete di computer o un portale che abiliti un accesso controllato dall’esterno, per scopi specifici di progetto. Il vantaggio delle extranet di progetto è che sono un modo semplice per assicurare che ogni collaboratore resti responsabile della propria parte di lavoro ed evita che i componenti del progetto sfuggano ai controlli.

Ci possono essere poi extranet logistiche: piattaforme che permettono la connessione tra i fornitori ai distributori ai corrieri ai clienti e mantengono il percorso aperto per lo scambio o la modifica. Esse possono aiutare le imprese anche a migliorare l’esperienza del consumatore, assicurando che i clienti possano accedere facilmente agli aggiornamenti in tempo reale sui prodotti e sui servizi. Un’altra forma è la integration extranet, applicabile nel caso di una realtà che venda beni online. In questo caso tale tipo di rete può essere utile per registrare i dati d’inventario sui prodotti venduti e sui prodotti rimanenti. Tale rete può essere basata su CRM o sull’intranet aziendale, o su una piattaforma completamente separata.

L’extranet rappresenta uno dei metodi più sicuri per condividere informazioni riservate, il che è particolarmente importante quando si tratta di materiale sensibile, specie nel caso del mondo finance. Un caso d’uso che illustra come tali reti possono essere utilizzate in un ambiente finanziario (che potremmo definire financial data extranet) coinvolge le società di contabilità durante la stagione delle dichiarazioni dei redditi. In questo periodo, le imprese hanno bisogno di scambiare fatti e cifre altamente confidenziali rapidamente, senza compromettere la riservatezza. Le extranet possono aiutare i partner a condividere in modo efficiente gli aggiornamenti e garantire che solo gli occhi giusti abbiano accesso alle metriche importanti.

Extranet vs intranet vs internet: le differenze

Internet, extranet e intranet - funzionamento dei diversi livelli
Internet, extranet e intranet – funzionamento dei diversi livelli

Anche se si tratta di reti, le differenze tra extranet, intranet e Internet sono sensibili. Partiamo dall’ultima: Internet è una rete pubblica e non è di proprietà di nessuno. Poiché è una rete pubblica, chiunque può accedervi senza un nome utente e una password validi. Come detto all’inizio oggi 4,6 miliardi di persone vi accedono, trovando uno strumento utile per ottenere e anche condividere informazioni worldwide.

Se l’apertura e la condivisione quanto più ampia è la principale caratteristica di Internet, l’accesso riservato e un numero limitato di utenti sono i tratti caratteristici dell’Intranet. È una rete privata interna costruita all’interno di un’organizzazione utilizzando gli standard e i prodotti World Wide Web che permette ai dipendenti di un’organizzazione di accedere alle informazioni aziendali.

Idealmente a metà c’è Extranet, come detto una rete collaborativa basata su Internet, ma privata, di proprietà di un’organizzazione singola o multipla. Poiché è una rete privata, nessuno può accedervi senza un nome utente e una password validi. Agisce come un mezzo per condividere le informazioni tra i membri interni ed esterni. È una rete più sicura e gestita da numerose organizzazioni.

La differenza principale tra intranet ed extranet è che la prima è un dominio privato. Serve anche come deposito centralizzato per risorse statiche, come moduli, politiche e altri strumenti per i dipendenti. La seconda ha un pubblico più ampio e un obiettivo più ristretto, servendo principalmente come piattaforma per comunicare informazioni con importanti stakeholder interni ed esterni che richiedono l’accesso alle informazioni interne.

Intranet ed extranet hanno almeno un punto in comune: richiedono sicurezza e privacy. Mentre le prime possono essere raggiunte dagli utenti direttamente sulla rete aziendale, le extranet – per la natura di essere destinate a terzi – richiedono tipicamente un qualche tipo di connessione di VPN (Virtual Private Network) o possono essere raggiunte via internet con misure di autenticazione aggiuntive.

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