L’evoluzione dell’HR Management nell’era dello smart working.
Con la crescita dell’home working, del lavoro a distanza, dell’orario flessibile, il ruolo delle risorse umane all’interno dell’azienda ha visto un’evoluzione e un mutamento consistente.
Contrariamente a quanto si potrebbe immaginare le nuove modalità di lavoro, hanno reso ancora più centrale l’importanza delle relazioni umane ed interpersonali.
L’impegno delle risorse umane in azienda, infatti è quello di sopperire con nuovi strumenti, abitudini e processi organizzativi a tutte quelle preziose interazioni occasionali che caratterizzavano gli scambi fatti in pausa caffè, nei corridoi, tra colleghi in ufficio e nelle pause pranzo.
L’HR management per raggiungere questo obiettivo si dovrà avvalere di due importanti strumenti: la tecnologia e le capacità interpersonali.
Solo attraverso un contatto costante è possibile mantenere l’unità aziendale ed è quindi importante investire maggior tempo nelle relazioni interpersonali, nell’ascolto delle esigenze, nel confronto, nell’interscambio tra le aree aziendali. Solo in questo modo è possibile evitare la divisione tra i gruppi aziendali.
HR management, gli strumenti
Per raggiungere questi obiettivi l’HR può utilizzare gli strumenti digitali ovvero i software che ormai tutti conosciamo e usiamo abbondantemente per la videoconferenza, ma anche un passaggio a software in cloud per la gestione e organizzazione del personale e dei team, affinché, nonostante non ci sia più una presenza in ufficio, ogni dipendente possa usufruire in modo completo e semplice di tutti gli strumenti utili al lavoro e alla gestione del proprio tempo.
I software per l’HR, i CRM, gli ERP, i documentali, e tutte le applicazioni in cloud che l’azienda è riuscita a mettere a disposizione hanno permesso ai dipendenti di continuare il proprio lavoro senza interruzione.
È divenuto ormai indispensabile per ogni dipartimento di risorse umane, ma più in generale per ogni azienda nel suo complesso, sviluppare un processo di digitalizzazione che punti al cloud per, non solo sopravvivere in questa evoluzione lavorativa, ma rendere più efficiente, fruibile e organizzato il lavoro di tutti.
Analizziamo come alcune aree del mondo HR possono essere ottimizzate per lo smart working utilizzando opportunamente le risorse tecnologiche e l’interazione personale.
Ricerca e Selezione
La diffusione importante del lavoro da remoto ha cambiato significativamente il bacino di utenza della selezione del personale. I confini sono diventati meno rigidi e quindi la possibilità di trovare risorse adatte per la propria azienda più ampie, ma allo stesso tempo la concorrenza è aumentata e le proposte ricevute da ogni singolo talento.
In questo momento l’employer brandig è diventato ancora più strategico. L’azienda deve diventare ancora più convincente e attrattiva per i talenti. L’impegno nella comunicazione digitale e nella presenza sui social network deve essere una sfida congiunta tra le aree marketing e HR dell’azienda.
Altra sfida è quella della digitalizzazione del processo di selezione con l’introduzione di un software ATS (ovvero la declinazione del CRM per il mondo del recruiting) e l’arricchimento del processo con soluzioni digitali quali test (di lingua, attitudinali, tecnici, ecc.), gamification, tavole virtuali, ecc.
In un mondo dove le distanze si allungano bisogna sopperire al colloquio in presenza con strumenti che aiutino a valutare correttamente il candidato e al contempo riescano a trasmettere lo spirito aziendale da cui deve essere attratto.
Primi passi in azienda, l’onboarding nei processi di HR Management
Chiunque si occupi di risorse ad ogni livello, ma vale anche per chiunque abbia cambiato lavoro più di una volta, sa quanto siano importati i primi momenti vissuti in azienda. Si instaurano le prime relazioni, si costruiscono i primi rapporti, si definisce l’atteggiamento che caratterizzerà il futuro in azienda.
Gestire un inserimento da remoto è ancora più delicato e diventa fondamentale un processo di onboarding efficiente e ben articolato.
Anche in questo caso la tecnologia può venirci in aiuto semplificando i processi burocratici e virtualizzando parti dei flussi di apprendimento. L’uso di workflow semplici e fluidi, di software documentali che rendano fruibili le informazioni per il dipendente e per le varie aree, rende il passaggio di conoscenza più agile e completo.
Punto di forza è l’affiancamento personale al dipendente con l’istituzione di un tutor che lo assista virtualmente. Il dipendente non necessita solo di una guida operativa, ma anche di un mentore che lo aiuti a comprendere i processi e i meccanismi aziendali. Non essendoci più un gruppo di interscambio, un ufficio, dei vicini di scrivania, alcune informazioni potrebbero essere deficitarie o difficili da comprendere.
Anche il ruolo del responsabile o del team leader assume una grande importanza, perché stimolando il dialogo, organizzando incontri virtuali, riportando alle altre aree aziendali il processo di inserimento della presone permette una crescita armonica all’interno dell’azienda.
Monitoraggio delle attività o delle presenze?
La necessità di monitorare la presenza e le attività del personale è un’esigenza che non solo serve ai fini del cedolino, ma anche per aiutare il management a comprendere l’effettivo impegno erogato dall’azienda per far fronte alle esigenze quotidiane. Il lavoro da remoto anche in questo caso necessita un approccio diverso che può essere modulato in funzione delle esigenze aziendali.
Una scelta può essere quella di monitorare le presenze dei dipendenti attraverso un software di timbrature virtuali, abbinato alla scelta di orari il più possibile flessibili, ma con un numero prestabilito di ore lavorative da erogare. Questo approccio è più affine a quelle aziende dove ci sono più attività di gestione rispetto a progetti o risultati specifici da raggiungere. Permette inoltre al dipendente di avere un più netto stacco tra i tempi di lavoro e i tempi della vita privata.
Una seconda scelta può invece essere quella di avere una gestione basata sugli obiettivi, e quindi la rilevazione delle presenze si riduce a un mero pro forma finalizzato alla compilazione del cedolino. In questo caso il management deve solo batter il tempo sul raggiungimento degli obiettivi ed il dipendente ha maggiore flessibilità di tempi e modalità di lavoro.
Anche il clima aziendale pilastro dell’HR Management
Creare un clima aziendale positivo, promuovere il coinvolgimento dei dipendenti e stimolare il dialogo tra le aree aziendali, sono compiti che hanno assunto una sempre maggiore rilevanza per l’ufficio HR.
Per ottenere dei risultati in un contesto in cui il lavoro da remoto è prevalente, è necessario abbandonare una visione centralizzata delle risorse umane e muoversi verso un coinvolgimento di altre figure aziendali quali i manager, i referenti, i team leader e dove possibile gli stessi dipendenti, aumentando il loro engagement e in modo trasparente ed efficiente.
Manager e responsabili HR hanno maggior tempo da dedicare ai contatti con i colleghi e quindi è di aiuto creare momenti strutturati con cadenza regolare per interagire coi singoli e coi gruppi.
Anche in questo caso strumenti ERP che aiutino a tenere traccia della storia della crescita di ogni dipendente aiutano non solo a mantenere vivo il legame con la persona, ma anche ad agevolare il processo di valutazione e crescita del dipendente.
Formazione
Anche l’ambito della formazione può beneficiare delle opportunità che le nuove tecnologie offrono.
Con la variazione delle modalità e tempistiche di lavoro le aziende dovrebbero investire maggiormente nella formazione on line, ovvero una formazione on demand, sempre disponibile al dipendente e finalizzata a una crescita continua delle competenze verticali e complementari.
Una formazione che permette non solo di approfondire le tematiche di maggiore interesse per il dipendente o per l’azienda, ma anche di farlo nei tempi più opportuni.
A questo proposito può essere di aiuto investire sulle intranet aziendali per rendere più accessibile e organizzato il catalogo di corsi e materiali a disposizione del dipendente, le wiki aziendali, implementare software documentali, di archiviazione e di condivisione di contenuti (tipo sharepoint di Microsoft) per rendere più fruibile i materiali interni al fine di rendere il know-how aziendale il più possibile accessibile a tutti.
Conclusione
Mantenere unita l’azienda, sviluppare il capitale umano, favorire un dialogo tra le aree aziendali in un regime di smartworking è quindi possibile.
Gli strumenti tecnologici, una distribuzione differente delle responsabilità, una maggiore condivisione e facilità di accesso alle informazioni, un maggiore focus sugli obiettivi, rendono possibile questo risultato.
Come tutte le aree, anche a quella delle risorse umane è richiesto un cambiamento, ma con i giusti strumenti sarà un cammino in crescita che potrà ottenere risultati ben più ampi di quelli immaginati.
