Che cosa intendiamo con l’espressione “rete intranet aziendale”? Andiamo a recuperare una lingua antica, il latino, dove la preposizione “intra” vuol dire dentro, mentre “net” è la parte iniziale di “network” che significa rete, ma in inglese. L’espressione “intranet” ricorda il più noto Internet, ma in realtà sussistono molteplici differenze e, in primis, c’è la selezione dei partecipanti.  Vediamo comunque di esaminare un aspetto per volta, nella guida odierna, analizzando nello specifico l’intera locuzione “rete intranet aziendale”.

L’aggettivo ci fa capire che è un qualcosa di circoscritto e, aggiungiamo, delimitato da adeguati infrastrutture di cybersecurity a tutela di chi sta in quel luogo. Lo scopo è quello di diffondere efficacemente avvisi e indicazioni scambiate tra una serie di dispositivi interconnessi. Un cerchio in cui, al posto d’onore, risiede il cloud, concetto del quale abbiamo enumerato i vantaggi in svariate occasioni. Basti ricordare, ora, che è la possibilità di condividere, e conservare, documenti facendo sì che siano accessibili in qualunque istante e da qualsiasi postazione, anche se domestica, una cosa parecchio ricorrente durante la pandemia in corso.

Perché parlare adesso di rete intranet aziendale? La ragione principale è dovuta al fatto che, sul mercato, vengono sfornati quotidianamente modelli innovativi che consentono di leggere simultaneamente dei report, visualizzare i profili dei clienti e memorizzare file. La macchina si mette in moto a partire da un coordinamento centrale, come nei gestionali, analizzati in precedenza. Continuiamo subito, come da prassi, con la definizione.

Cos’è una rete intranet aziendale

Una rete intranet aziendale in sostanza è un sistema a uso esclusivo di una specifica realtà e può navigarvi solo chi è stato preventivamente autorizzato a farlo. La comparsa della rete intranet aziendale risale a qualche decennio fa, negli anni ’90, quando si presentava come mezzo di pubblicazione di norme e regolamenti, una funzione che permane ancora oggi per sondaggi o indagini a cui ci capita di rispondere tra una mansione e l’altra.

Il problema e, assieme ad esso, l’elemento di attualità, fanno capolino nel momento in cui, per rispondere alle esigenze dettate dal Covid-19, la rete intranet aziendale inizia ad uscire fuori dai confini delle singole sedi e, viaggiando verso le abitazioni private, va incontro a rischi inaspettati. In tale frangente parliamo di “extranet”, un passaggio realizzabile con il supporto della VPN (Virtual Private Network).

Per addentrarci nella questione è utile comprendere quali sono le parti imprescindibili che costituiscono una rete intranet aziendale. Innanzitutto dei pc, smartphone o tablet, tra loro collegati, e un router, il trasmettitore che ha il delicato compito di instradare i dati. Alla base c’è l’indirizzo IP (Internet Protocol) che contraddistingue in modo univoco ciascun device e che può essere assegnato secondo criteri automatici o, in alternativa, impostati manualmente.

In conclusione possiamo inquadrare la rete intranet aziendale come un’interfaccia di tipo interattivo che affianca i dipendenti. Assimilato ciò, possiamo passare, nel concreto, agli effetti positivi della faccenda.

I motivi per implementarne una

Un vantaggio considerevole della rete intranet aziendale è che un computer d’ufficio può assumere il ruolo di un server, ossia uno strumento per agevolare la circolazione delle informazioni. Per assicurarsi al meglio i benefici di una rete intranet aziendale è consigliato avvalersi di validi sviluppatori che sappiano come irrobustirla. Un accorgimento non da poco, vista la crescita del no code, ovvero la frequente tendenza a creare codici da sé con l’ausilio di tool appositi spesso scaricabili gratuitamente.

Accesso ad una intranet aziendale
Accesso ad una intranet aziendale

I motivi per implementare una rete intranet aziendale sono innumerevoli e noi ne elencheremo qualcuno per spiegarne le potenzialità. Si potrà dare facilmente vita, in prima istanza, a newsletter, pianificare una calendarizzazione degli appuntamenti, velocizzare i lavori in team, istituire un blog. Operazioni effettuate a basso costo che danno la possibilità di sperimentare nuove strade e incrementare la produttività del business.

La rete intranet aziendale riannoda i vari fili, dalle conferenze in videochiamata alla gestione dell’inventario, evitando sforzi vani o isolati. Si genera così una cultura imprenditoriale fondata sulla collaborazione reciproca e nell’ottica di un gigantesco brainstorming (letteralmente “tempesta di idee”) che coinvolge reparti apparentemente distanti, dal management alla logistica.

Con una rete intranet aziendale non servirà un invio incessante di messaggi di posta elettronica, che possono distogliere improvvisamente l’attenzione, ma gli aggiornamenti saranno sempre lì, in attesa di essere consultati. Ne giova dunque la comunicazione interna, che raggiungerà tranquillamente le divisioni sparse per il mondo, come accade per le multinazionali.

Come progettare una rete intranet aziendale

Mettere su una rete intranet aziendale è un’attività lunga, che necessita di massima concentrazione, ma soprattutto di personale qualificato. Esteticamente dobbiamo ottenere delle pagine web, un obiettivo che si può perseguire se si ha la giusta dimestichezza con i cosiddetti linguaggi di programmazione. Ad esempio studiando l’HTML, l’HyperText Markup Language, sapremo quali sono i comandi da digitare sulla tastiera per far apparire del testo leggibile sullo schermo, mentre con XML si può apprendere la meta-struttura a partire dalla quale formulare nuove regole. Un terzo software da tenere in considerazione è Java, ambiente IT valido per desktop e mobile.

Nella fase di lancio della rete intranet aziendale si dovrà riflettere su dimensioni e costi, nonché su eventuali applicazioni da ospitare o licenze da acquistare. Parallelamente si individueranno i contenuti salienti, pensando con quale CMS editarli, e l’apparato di sicurezza adatto per non far avvicinare al nostro perimetro i criminali informatici. Qui ci viene in soccorso il firewall, una componente che filtra i pacchetti in entrata e in uscita. Installarlo è indubbiamente complicato e richiede precise competenze nell’ambito.

Un’ulteriore accortezza riguarda l’adozione di banda (ultra) larga a seconda del numero di grafiche, fotografie, registrazioni e tutto il materiale multimediale che va inserito nella rete intranet aziendale. Un riferimento possono essere gli Enterprise Portal (EP), ma l’ingranaggio complessivo da allestire dipenderà dalla mole di interazioni che si immagina ci saranno nella rete intranet aziendale. Quest’ultima diventerà indispensabile e può accelerare la tanto agognata digital transformation ormai molto più che una mera tendenza. La rete intranet aziendale, d’altronde, viene ad essere una scelta sostenibile, perché limita inutili sprechi di carta, che è finalmente sostituita da byte e archivi online, salvando le foreste. Ovviamente nessuno storage è infinito per cui occhio a non sovraccaricare i database comuni e, per evitare perdite, è opportuno mantenere l’abitudine di backup con una certa periodicità.