Inventory management è parte integrante della gestione efficace di qualsiasi impresa. Cosa è bene sapere sugli aspetti essenziali, le tecniche usate e i criteri di scelta del software.
Inventory management è il processo di archiviazione, uso e vendita di prodotti aziendali, che comprende la gestione delle materie prime, dei componenti e dei prodotti finiti, nonché lo stoccaggio e la lavorazione di tali articoli.
La gestione dell’inventario è parte stessa della storia dell’uomo e della sua visione organizzativa. La prima forma di inventory management si fa risalire a più di 50mila anni fa: all’epoca, per tenere conto delle merci inventariate, si usavano dei bastoncini.
Nel corso del tempo la gestione degli ordini, delle scorte e della vita del magazzino ha conosciuto un’evoluzione significativa, anche grazie alle possibilità offerte dall’IT. Oggi l’ausilio della parte software è imprescindibile (pensiamo ai vantaggi portati dal sistema ERP) per un’organizzazione efficace del magazzino, degli ordini e delle relative scorte. A conferma di questo legame c’è la crescita del mercato globale del software di gestione dell’inventario: il suo valore stimato in 1,7 miliardi di dollari nel 2022, dovrebbe raggiungere i 4,4 miliardi di dollari entro il 2030.
Cos’è l’inventory management
Con Inventory management si definisce il processo di ordinazione, gestione, archiviazione e utilizzo delle risorse non capitalizzate di un’azienda, ovvero il suo inventario. Per alcune aziende, ciò riguarda materie prime e componenti, mentre altre possono occuparsi solo di articoli finiti pronti per la vendita.
È un capitolo fondamentale per ogni azienda: serve a evadere rapidamente gli ordini dei clienti, prevenire la perdita di articoli e sapere quando è necessario acquistare più di un determinato prodotto.
La gestione dell’inventario consente alle organizzazioni della supply chain di monitorare efficacemente le scorte in magazzino (uno o più sedi). Inteso come sistema, si aggiorna in modo che le imprese abbiano sempre la piena consapevolezza di quanto viene da loro gestito, prodotto, venduto, archiviato. Dal rifornimento delle scorte per soddisfare le richieste di tendenza, è fondamentale per garantire che ci sia sempre la giusta quantità di prodotto in qualsiasi momento.
I vantaggi della gestione del magazzino
Impedire all’azienda di sprecare risorse e spazio è fondamentale. Basterebbe già questo per spiegare i vantaggi dell’inventory management, il cui fine è prevenire l’accumulo eccessivo di scorte inutilizzate. Efficientare le risorse è la sua finalità e il beneficio che apporta alle aziende. Si aggiunga il fatto che la gestione dell’inventario è importante per molte attività, comprese le società di vendita al dettaglio, le operazioni di spedizione e logistica e le attività di produzione. L’esatta natura del processo per un’azienda è dettata dal tipo di inventario richiesto.
Inoltre, vi sono ulteriori benefici: la correttezza in termini di ordine e tempi di fornitura delle spedizioni; la prevenzione della perdita (o del furto) di prodotti; la gestione degli articoli stagionali tutto l’anno; la capacità di affrontare la domanda improvvisa o i cambiamenti del mercato in modo rapido. Inoltre, una gestione del magazzino oculata permette di migliorare le strategie di vendita utilizzando dati puntuali.
I benefici offerti dalla gestione oculata dell’inventario, delle scorte, delle materie prime è ormai prioritaria per svariati settori: pensiamo, per esempio, all’importanza che può avere per la ristorazione come per l’automotive. In entrambi i casi, contare su un sistema efficace di inventory management può decretare il successo o la rovina di un’impresa.
Le diverse tecniche utilizzate
Per l’inventory management vengono adottate diverse metodologie, quanto più mirate per gestire al meglio le necessità logistiche dell’azienda e per soddisfare la domanda dei clienti e operare in modo redditizio.
Le tecniche più utilizzate sono: Stock review,Just-in-Time Management, ABC Analysis methodology, Materials Requirement Planning, Economic Order Quantity, Days Sales of Inventory.
Stock review
La stock reviewè un’analisi regolare delle scorte rispetto alle esigenze future previste. Questo può essere svolta attraverso una revisione manuale o come parte della previsione dell’analisi della domanda mediante ordinazione automatizzata con ERP o MRP.
Just-in-Time Management (JIT)
Questa forma di gestione dell’inventario richiede una stretta collaborazione con i fornitori in modo che le materie prime arrivino solo quando è programmato l’inizio della produzione. L’obiettivo è avere a disposizione la quantità minima di inventario per soddisfare la domanda.
Messo a punto dalla Casa automobilistica giapponese Toyota, a cavallo degli anni Sessanta e Settanta del XX secolo, il modello just-in-time permette alle aziende risparmi economici sensibili e la riduzione degli sprechi, mantenendo solo l’inventario di cui hanno bisogno per produrre e vendere prodotti. Questo approccio riduce i costi di stoccaggio e assicurativi, nonché i costi di liquidazione o smaltimento dell’inventario in eccesso.
Questo tipo di gestione dell’inventario presenta vantaggi, ma presenta anche delle insidie. Se la domanda aumenta inaspettatamente, il produttore potrebbe non essere in grado di reperire l’inventario di cui ha bisogno per soddisfare tale domanda.
ABC Analysis
L’analisi ABC è una metodologia di gestione dell’inventario che imposta tre categorie per gli articoli in valori decrescenti. Ciò significa che gli elementi A hanno il valore più alto, B hanno un valore intermedio e C il valore più basso. Si basa sul principio di Pareto: l’80% del volume delle vendite viene generato dal 20% degli articoli migliori. Pertanto, tali articoli genereranno l’80% delle entrate.
Materials Requirement Planning (MRP)
È un sistema per il calcolo dei materiali e dei componenti necessari per realizzare un prodotto. Consiste in tre fasi principali: l’inventario dei materiali e dei componenti disponibili; l’identificazione di quelli necessari; la programmazione della produzione o dell’acquisto.
MRP dipende dalle previsioni di vendita. Ciò significa che i produttori devono disporre di record di vendita accurati per consentire un’attenta pianificazione delle esigenze di inventario e per comunicare tempestivamente tali esigenze con i fornitori di materiali.
Economic order quantity (EOQ)
Il Lotto economico di acquisto (economic order quantity) è un modello di gestione delle scorte basato su un calcolo eseguito dalle aziende relativamente alla loro dimensione ideale dell’ordine, consentendo di soddisfare la domanda senza spendere troppo. I gestori dell’inventario calcolano l’EOQ per ridurre al minimo i costi di mantenimento e le scorte in eccesso.
I software utilizzati per l’inventory management
Il software di gestione dell’inventario viene utilizzato dalle aziende per evitare scorte eccessive e interruzioni del prodotto. È uno strumento strategico per organizzare i dati precedentemente archiviati su carta o fogli di calcolo. Le soluzioni di inventory management forniscono visibilità in tempo reale della domanda e dell’offerta, consentendo agli utenti di essere a conoscenza degli aggiornamenti dell’inventario.
La scelta di un software adatto per le proprie esigenze aziendali deve tenere conto di alcune caratteristiche specifiche. Una di queste è il tracciamento in tempo reale di tutto quello che deve essere gestito all’interno del magazzino. Inoltre, deve contare su uno strumento previsionale, che sfrutti i dati delle vendite passate per proiettare i requisiti di inventario stimati nel futuro.
Un altro elemento è legato agli acquisti, di aiuto per gestire tutti i fornitori e gli ordini per un rifornimento rapido e semplice delle scorte. Un buon software deve consentire la creazione di regole di inventario. L’opportunità di essere cloud based è un altro elemento strategico, permettendo così l’accesso da qualsiasi luogo e l’aggiornamento in tempo reale dei dati che così non vengono mai sovrascritti dai membri del team che apportano modifiche.
Detto questo, segnaliamo alcuni dei software più usati oggi sul mercato.
Cin7
Software di gestione dell’inventario cloud-based, Cin7 conta su molte funzioni, che permettono il monitoraggio delle scorte, acquisti automatizzati e strumenti di gestione del magazzino in piani che si adattano alla maggior parte dei budget aziendali.
Cin7 fornisce supporto 24 ore su 24, 7 giorni su 7 su tutti i piani, oltre a tutorial online completi.
Katana
Il software Katana offre molte funzionalità di gestione dell’inventario, come il monitoraggio delle parti abilitato per codici a barre, la pianificazione della produzione, la gestione dell’assemblaggio, lo stoccaggio e la gestione dell’officina, la logistica dei fornitori e molto altro.
Zoho Inventory
Ricchezza di funzionalità a prezzi molto competivi per le startup e le aziende in crescita sono i tratti caratteristici di Zoho Inventory, software di gestione degli ordini end-to-end, che permette di svolgere il monitoraggio dell’inventario. Anche le funzioni di raggruppamento e kit di prodotti, che Zoho chiama “articoli compositi”, sono disponibili nella versione gratuita.
L’unico neo è la sua limitata integrazione con l’e-commerce: Zoho si integra con alcune piattaforme di e-commerce e con i marketplace di Amazon ed eBay.
Ordoro
È un software di gestione dell’inventario end-to-end che semplifica ogni aspetto delle vendite multicanale, dalla gestione della catena di approvvigionamento e dal monitoraggio dell’inventario basato sulle parti alla spedizione. Ordoro sincronizza i livelli di inventario e lo stato della spedizione in tempo reale praticamente con ogni piattaforma di e-commerce e mercato online. Sincronizza anche la gestione dell’inventario al dettaglio tramite integrazioni POS con Square, Shopify e altri tramite API aperte.
L’automazione degli acquisti di Ordoro lo distingue dalla concorrenza. Inoltra automaticamente gli ordini a più magazzini e crea ordini di acquisto in modo rapido in base alle previsioni di vendita o alle quantità di riordino.
