L’IT Outsourcing ha ormai “preso piede” da diversi anni, con una forte accelerazione anche grazie ai nuovi modelli “pay per use” che consentono di pagare solo le risorse che vengono utilizzati realmente, ma non solo.

La tendenza descritta è spesso il motivo del successo sia per piccole realtà che per colossi affermati. Il fenomeno è detto in gergo IT Outsourcing, una modalità che, come vedremo nel corso della presente guida, offre la possibilità di ridurre le spese, sostenute ad esempio per gli hardware e per la loro manutenzione. Quando si va a stipulare un accordo del genere, bisogna fare delle riflessioni sull’interlocutore ideale con cui vorremmo collaborare.

A più riprese, si evidenzia oggi la necessità di rivolgersi a professionisti con certificazioni in materia che sappiano fronteggiare i pericoli dominanti sul web e tenere al sicuro, e in funzione, le infrastrutture dell’Enterprise. Dallo storage alla customizzazione dei servizi, le sfide sono tante e richiedono pazienza e impegno. Vedute adeguatamente larghe possono far stare tranquilli investitori, azionisti e manager. Cerchiamo di analizzare nel dettaglio le peculiarità dell’IT Outsourcing, cominciando dal delinearne i contorni.

Cosa significa fare IT outsourcing

L’IT outsourcing viene dal verbo inglese “to source” (che vuol dire procurarsi, approvvigionarsi) e dalla preposizione “out”, letteralmente “fuori”.

Secondo la definizione che ne dà Gartner, l’IT Outsourcing “consiste nell’utilizzo di fornitori di servizi esterni per fornire in modo efficace processi aziendali abilitati per l’IT, servizi applicativi e soluzioni infrastrutturali per i risultati aziendali. L’outsourcing, che include anche servizi di utilità, software as a service e outsourcing abilitato per il cloud, aiuta i clienti a sviluppare le giuste strategie e visioni di sourcing, selezionare i giusti fornitori di servizi IT, strutturare i migliori contratti possibili e governare le trattative per una win-win sostenibile rapporti con fornitori esterni. L’outsourcing può consentire alle aziende di ridurre i costi, accelerare il time to market e sfruttare competenze, risorse e/o proprietà intellettuale esterne”.

Nel concreto si compone di una serie di accordi che specificano, in conformità alle normative vigenti, chi si occuperà di un determinato compito e con quali costi verrà erogata la prestazione. Un ecosistema, il network di soggetti di cui vogliamo circondarci, deve essere ovviamente in linea con i valori e la mission che ci contraddistinguono.

Solo una comunità di intenti può garantire dei meccanismi rodati, diffidiamo dunque di coloro che vogliono insistentemente abbassare le quotazioni, pur di accaparrarsi il contratto. La scelta di “appaltare” delle mansioni è dettata spesso dal tempo. Da indagini recenti è emerso che il periodo medio di un accordo di IT Outsourcing si aggira intorno ai sei mesi, mentre per formare una risorsa potrebbero servire addirittura due anni. E considerando l’avanzare del progresso, non sempre ci si può permettere di attendere.

Fare IT outsourcing comporta, al fine di una buona riuscita, il saper comunicare al meglio cosa si fa in organico per evitare che si stringano intese con chi non è al corrente dei mille progetti nei quali si è coinvolti. Agendo in tal senso, si raggiunge l’obiettivo di inglobare il partner nel proprio mondo, lasciando naturalmente la giusta libertà ad entrambe le parti. Una strada percorribile è la standardizzazione, modus operandi permette di far incontrare lingue e culture apparentemente distanti.

I vantaggi e gli svantaggi

L’IT Outsourcing rappresenta un’opportunità per molti versi imperdibile e da prendere al volo, seppur con le dovute cautele, vediamo perché. Abbiamo accennato al ritorno dal punto di vista economico, per quanto riguarda le licenze da acquistare e assunzione di personale.

In secondo luogo, va considerato l’aggiornamento: per un’impresa può essere difficile stare al passo con le strumentazioni immesse quotidianamente sul mercato. Attingere al background dei nostri compagni di viaggio si rivela un’arma vincente e può colmare eventuali lacune del team, d’altronde non si può essere esperti di ogni cosa! Ricadute positive sussistono persino nella sfera finanziaria con capitali che verrebbero impiegati su nuovi versanti.

Disaster Recovery
Disaster Recovery: uno dei vantaggi dell’IT Outsourcing è il supporto 24×7 e la possibilità di affidare e demandare ai provider i piani attuativi del disaster recovery

Un beneficio da non sottovalutare e, in aggiunta a quanto elencato, il supporto h24 e 7 giorni su 7, un ritmo insostenibile se ci si dovesse basare esclusivamente sulle energie di cui disponiamo. I provider che andremo ad interpellare portano in dote un’ampia casistica dal momento che seguono più organizzazioni e sanno dividersi egregiamente tra strategie di disaster recovery (il recupero dei dati in seguito a un crash) e difesa da minacce come i ransomware attraverso la cybersecurity.

C’è tuttavia chi talvolta li vede come nemici o competitors: i dipendenti stessi che potrebbero sentirsi scavalcati. Diventa perciò fondamentale, quando si approccia all’IT Outsourcing, non far mancare stimoli e motivazioni all’organico di partenza, rendendolo protagonista. In generale, occorre valutare di volta in volta se ci troviamo nelle condizioni adatte per iniziare un percorso che, come abbiamo evidenziato, ha pregi e criticità.

Quali sono i servizi più richiesti in outsourcing?

L’argomento dell’IT Outsourcing si declina in maniera diversa a seconda dei contesti nei quali è applicato e dal core business di ciascuno. Parametri decisivi possono essere la collocazione geografica, il rapporto che si vuole instaurare con i fornitori e cosa si intende ricevere da essi. Le opzioni sono molteplici e vanno dalla gestione dei server alla distribuzione dei software, passando per backup, reti internet e intranet.

Termini tecnici a cui si affianca il fattore umano, nella fattispecie l’assistenza, in presenza o da remoto, per qualunque evenienza. L’IT Outsourcing si dice “full” se la delega è totale, oppure si articola in capitoli singoli con relativi costi. Si parla allora di Outtasking, quindi un’esternalizzazione parziale, che può comprendere un numero limitato di aree o strumenti. In cima alle preferenze ci sono le tecnologie di intelligenza artificiale, l’implementazione del cloud e l’automatizzazione dei processi.

A chiudere il cerchio che definisce l’IT Outsourcing sono i Managed Services, pacchetti che coprono parte dell’architettura virtuale e vi associano un soccorso immediato. Una sorta di pronto intervento altamente skillato che sa districarsi tra fusi orari differenti e normative che variano di stato in stato. Se siamo in ufficio guardiamoci intorno: tutto può essere demandato, dalle stampanti ai telefoni, fino ai firewall, i paladini che ci schermano dalle incursioni, senza dimenticare naturalmente gli endpoint e i database interni.