In una mossa destinata a rimodellare il panorama delle suite di produttività a livello globale, Microsoft ha annunciato una revisione significativa della sua struttura di licensing per i piani Microsoft 365 e Office 365, che entrerà in vigore il 1° novembre 2025. Contrariamente a quanto si possa pensare, non si tratta di un calo generalizzato dei prezzi, bensì di una ricalibratura strategica che reintroduce la possibilità per i nuovi clienti di acquistare pacchetti Enterprise con Teams integrato, affiancandoli a versioni più economiche prive della celebre piattaforma di collaborazione. Questa decisione, frutto di un lungo dialogo con la Commissione Europea per rispondere a preoccupazioni di natura antitrust, pone le piccole e medie imprese (PMI) italiane di fronte a un bivio decisionale di cruciale importanza, che richiede un'analisi attenta dei costi e delle reali necessità operative.
La notizia segna un punto di svolta rispetto alla strategia di “unbundling” (scorporo) che Microsoft aveva intrapreso a livello globale nell’aprile 2024, quando, sotto la pressione delle normative europee sulla concorrenza, aveva iniziato a vendere le sue suite di produttività e Teams come prodotti separati per i nuovi clienti. Dal 1° novembre 2025, il gigante di Redmond non fa marcia indietro, ma evolve la sua offerta verso un modello basato sulla massima flessibilità, consentendo alle aziende di scegliere se acquistare un’unica soluzione integrata o comporre il proprio set di strumenti digitali.
IN PILLOLE
M365, cosa cambia dal 1° novembre 2025
1) Prezzi rivisti e licensing “armonizzato” a livello globale
Microsoft applicherà modifiche di prezzo e di configurazione dei bundle per le suite Microsoft 365 e Office 365 a partire dal 1° novembre 2025, con l’obiettivo dichiarato di rendere le opzioni più coerenti in tutti i mercati e più trasparenti per i clienti. Le modifiche discendono dagli impegni assunti per chiudere il dossier antitrust UE su Teams.
2) Teams di nuovo “in bundle” nei piani Enterprise… ma come scelta, non come vincolo
Dopo la fase di unbundling, le suite Enterprise torneranno ad essere disponibili anche nella versione con Teams incluso; parallelamente, resteranno disponibili le varianti senza Teams a prezzo inferiore. In sostanza, l’Enterprise potrà scegliere se includere Teams nel pacchetto principale oppure acquistarlo a parte.
3) Delta di prezzo fra versioni con/ senza Teams
Le analisi dei principali system integrator/licensing advisor indicano che i piani “senza Teams” scendono di prezzo (ordine di grandezza: riduzione di 6,30 $/utente/mese su E3/E5) mentre Teams standalone aumenta per colmare la differenza (circa +3,30 $/utente/mese). I valori possono variare per valuta/canale e vanno verificati nel listino locale al momento del rinnovo.
4) Cornice regolatoria: chiusura del caso UE
Il 12 settembre 2025 la Commissione Europea ha accettato impegni legalmente vincolanti di Microsoft su pricing, bundling e interoperabilità, chiudendo l’indagine avviata a seguito dei reclami Slack/alfaview. Fra gli impegni: disponibilità di versioni scontate senza Teams e miglioramenti di compatibilità/apertura. L’accettazione evita a Microsoft una sanzione formale e fissa obblighi per 7-10 anni su parti delle misure.
In sintesi: dal 1/11/2025 i clienti Enterprise possono scegliere bundle con Teams o senza Teams; le versioni “senza Teams” costano meno, e i prezzi sono resi coerenti a livello globale.
L’APPROFONDIMENTO
Le radici normative di una decisione: quando la regolamentazione incontra l’innovazione
La vicenda affonda le sue radici in una questione che ha animato il dibattito sulla concorrenza digitale negli ultimi anni: l’inclusione di Microsoft Teams all’interno delle suite di produttività aziendale. Microsoft ha finalizzato un accordo con la Commissione Europea nel quale si impegna ad espandere le risorse di interoperabilità e portabilità dei dati, oltre ad apportare modifiche aggiuntive ai prezzi e alle licenze per Microsoft 365, Office 365 e Microsoft Teams.
La preoccupazione delle autorità europee non era astratta o puramente ideologica. Quando un operatore dominante in un mercato integra strettamente un nuovo servizio all’interno di prodotti già ampiamente diffusi, si crea potenzialmente una barriera all’ingresso per concorrenti che offrono soluzioni alternative di collaborazione. Teams, lanciato nel 2017, si è rapidamente affermato come strumento quasi ubiquitario nelle organizzazioni che utilizzavano già le suite Office, beneficiando della distribuzione capillare e dell’integrazione profonda con applicazioni come Outlook, SharePoint e OneDrive.
L’accordo raggiunto cerca di bilanciare diverse esigenze. Da un lato, riconosce il valore che molte organizzazioni trovano nell’avere una soluzione integrata per produttività e collaborazione. Dall’altro, stabilisce meccanismi che dovrebbero favorire una concorrenza più equa, consentendo ai fornitori di soluzioni alternative di competere in condizioni meno asimmetriche.
Questo contesto normativo merita attenzione non solo per le sue implicazioni immediate, ma anche perché ci ricorda che l’ecosistema tecnologico contemporaneo è sempre più plasmato dall’interazione tra innovazione tecnica e quadri regolamentari. Per le imprese che navigano questo panorama, comprendere queste dinamiche significa poter anticipare meglio i cambiamenti futuri e posizionarsi strategicamente.
Interoperabilità e portabilità dei dati: verso ecosistemi più aperti
Un aspetto cruciale di questa evoluzione, che rischia di passare inosservato rispetto alle discussioni sui prezzi, riguarda gli impegni di Microsoft in materia di interoperabilità e portabilità dei dati. Microsoft si è impegnata a rendere disponibili API che consentono l’accesso ai dati dei clienti da Microsoft Entra ID, Microsoft Exchange Online, Microsoft SharePoint Online e Microsoft OneDrive in modo sostanzialmente equivalente a quello a cui Teams accede da questi servizi.
Perché questo dovrebbe interessare una PMI italiana? Perché riduce quello che tecnicamente viene chiamato “vendor lock-in”, ovvero la dipendenza profonda da un singolo fornitore tecnologico che rende costoso o difficoltoso cambiare soluzione in futuro. Se i dati della tua organizzazione sono facilmente esportabili e utilizzabili con strumenti diversi, hai maggiore libertà di sperimentare, di adattare le soluzioni alle tue esigenze mutevoli, di negoziare condizioni più favorevoli.
Microsoft sta inoltre fornendo API e strumenti per aiutare i clienti ad esportare le loro informazioni da Microsoft Teams per utilizzarle in altre soluzioni di comunicazione e collaborazione se lo desiderano. Questo non significa necessariamente che dovresti abbandonare Teams, ma piuttosto che la scelta di rimanere diventa più autentica perché non sei intrappolato dalla difficoltà tecnica di migrare altrove.
Per un’impresa che pianifica strategicamente, questi elementi dovrebbero pesare tanto quanto i costi diretti delle licenze. La flessibilità tecnologica è un valore che si apprezza soprattutto quando le circostanze cambiano, quando emergono nuove esigenze, quando il mercato offre soluzioni innovative che potrebbero adattarsi meglio a contesti specifici.
Implicazioni concrete per le PMI italiane: navigare la complessità con consapevolezza
Le piccole e medie imprese italiane operano spesso in un contesto particolare, caratterizzato da risorse IT limitate, necessità di ottimizzare ogni investimento, ma anche da una crescente consapevolezza dell’importanza strategica della tecnologia per la competitività. Come si inserisce questa riconfigurazione delle licenze Microsoft in questo quadro?
In primo luogo, emerge la necessità di una valutazione più articolata delle proprie esigenze di collaborazione. Fino a ieri, Teams era semplicemente incluso nelle suite aziendali, e la domanda se fosse lo strumento migliore per l’organizzazione non si porrebbe realmente. Ora, con la possibilità di scegliere se includerlo o meno, con un differenziale di prezzo chiaro, diventa sensato interrogarsi: il nostro team trae realmente pieno vantaggio da Teams? Le funzionalità che utilizziamo giustificano il costo? Esistono alternative che potrebbero adattarsi meglio ai nostri flussi di lavoro specifici?
Queste domande non hanno risposte universali. Un’azienda il cui lavoro si svolge prevalentemente attraverso progetti collaborativi complessi, con necessità di videochiamate frequenti, condivisione documentale intensiva e integrazione con altri strumenti Microsoft, probabilmente trarrà grande valore da Teams e la scelta di mantenerlo sarà evidente. Un’organizzazione con esigenze di collaborazione più semplici, magari già soddisfatta da altri strumenti che utilizza per ragioni storiche o settoriali, potrebbe invece beneficiare del risparmio e dell’opportunità di consolidare su soluzioni che già conosce bene.
C’è poi una dimensione temporale da considerare. I clienti nell’Area Economica Europea con contratti pluriennali potranno passare dalle suite con Teams a quelle senza Teams nel loro periodo annuale di rinnovo per i prossimi cinque anni, pagando il prezzo corrente della suite senza Teams e mantenendo la percentuale di sconto precedente per il resto della durata dell’accordoo. Questo significa che la decisione non deve essere necessariamente immediata o irreversibile. Le organizzazioni hanno tempo per sperimentare, valutare, cambiare idea se necessario.
Oltre il prezzo: il valore della consulenza strategica in momenti di transizione
Ed è proprio qui che emerge con particolare evidenza il valore di potersi confrontare con partner tecnologici che vadano oltre la semplice fornitura di licenze. Una realtà come OTS non si limita a comunicare le variazioni tariffarie o a processare ordini, ma aiuta le organizzazioni a interrogarsi sulle implicazioni strategiche di queste scelte.
Qual è l’architettura complessiva della tua infrastruttura di collaborazione? Come si integrano i diversi strumenti che utilizzi? Quali sono i flussi di lavoro critici che potrebbero essere migliorati con configurazioni diverse? Ci sono opportunità di razionalizzazione che potrebbero emergere da una revisione più ampia degli strumenti di produttività?
Queste conversazioni richiedono competenza tecnica, certamente, ma anche comprensione profonda del contesto aziendale specifico. Un partner che conosce il tessuto produttivo italiano, che ha esperienza con imprese di dimensioni simili nei diversi settori, che può portare esempi concreti e casi d’uso rilevanti, trasforma una decisione potenzialmente disorientante in un’opportunità di ottimizzazione strategica.
OTS opera proprio in questa dimensione. Non propone soluzioni standardizzate da catalogo, ma accompagna l’impresa attraverso un processo di analisi e comprensione. Quale configurazione di licenze Microsoft 365 si adatta meglio ai tuoi flussi di lavoro attuali? Ci sono margini per ripensare come il tuo team collabora, magari sfruttando funzionalità che esistono ma che non hai mai esplorato? Il risparmio potenziale derivante dalla scelta di suite senza Teams potrebbe essere reinvestito in altri strumenti che genererebbero maggior valore per la tua specifica situazione?
Queste domande non hanno risposte preconfezionate. Richiedono dialogo, ascolto, capacità di collegare le possibilità tecniche alle realtà operative concrete. E questo è esattamente ciò che distingue un vero partner strategico da un semplice fornitore.
La dimensione della sicurezza e della conformità: variabili che non possiamo trascurare
C’è un altro elemento che merita attenzione in questa transizione, e riguarda la sicurezza e la conformità normativa. Le suite Microsoft 365 non sono semplici collezioni di applicazioni, ma ecosistemi integrati che includono funzionalità avanzate di sicurezza, gestione delle identità, protezione dei dati, conformità ai regolamenti come il GDPR.
Quando un’organizzazione valuta se optare per configurazioni con o senza Teams, o se considerare soluzioni di collaborazione alternative, deve tenere presente che queste scelte hanno implicazioni che vanno oltre la funzionalità immediata. Come vengono gestiti i dati che transitano attraverso gli strumenti di collaborazione? Dove risiedono fisicamente? Quali garanzie esistono sulla loro protezione? Come si integrano le diverse soluzioni con le politiche di sicurezza aziendali?
Le PMI italiane sono sempre più soggette a requisiti di conformità stringenti, sia per normative europee che per richieste specifiche di clienti o partner commerciali che operano in settori regolamentati. Una configurazione tecnologica che sembra più economica o funzionalmente adeguata potrebbe rivelarsi problematica se non soddisfa requisiti di sicurezza o conformità che l’organizzazione deve rispettare.
Anche in questo ambito, la consulenza specializzata diventa preziosa. Partner come OTS non guardano solo alla funzionalità e al costo immediato, ma aiutano a valutare l’adeguatezza complessiva delle soluzioni rispetto al contesto regolatorio e ai requisiti di sicurezza specifici dell’organizzazione. Questa visione d’insieme evita scelte che potrebbero rivelarsi miopi, generando problemi futuri più costosi del risparmio iniziale.
Prospettive future: oltre la contingenza immediata
Guardando oltre la scadenza del 1° novembre 2025, questa riconfigurazione delle licenze Microsoft ci dice qualcosa di più ampio sull’evoluzione del mercato della produttività digitale. Stiamo assistendo a un progressivo spostamento da modelli monolitici, in cui un singolo fornitore offre suite onnicomprensive che si presume debbano coprire tutte le esigenze, verso ecosistemi più modulari e componibili, in cui le organizzazioni assemblano configurazioni su misura combinando elementi di diversi fornitori.
Questo cambiamento è guidato tanto da pressioni normative, come nel caso che stiamo esaminando, quanto da una maturazione complessiva del mercato. Le imprese stanno sviluppando una maggiore consapevolezza delle proprie esigenze specifiche e una minor disponibilità ad accettare soluzioni “taglia unica” che inevitabilmente incorporano funzionalità che non verranno mai utilizzate, per le quali si paga comunque.
Per le PMI italiane, questo contesto offre opportunità ma richiede anche maggiore attenzione strategica. La libertà di comporre la propria infrastruttura tecnologica scegliendo i componenti più adatti è preziosa, ma porta con sé la responsabilità di effettuare scelte informate, di gestire integrazioni più complesse, di mantenere coerenza e sicurezza in ambienti tecnologici più eterogenei.
