Le Piccole e Medie Imprese (PMI) si trovano oggi a fronteggiare sfide complesse e inedite. La necessità di ottimizzare i processi interni, migliorare la collaborazione tra i dipendenti e mantenere elevati standard di sicurezza informatica sono solo alcune delle priorità quotidiane. In questo contesto, i Managed Productivity & Collaboration Services (MPCS) emergono come una soluzione efficace. Ma cosa sono esattamente questi servizi e come possono concretamente avvantaggiare le PMI?
Cosa sono i Managed Productivity & Collaboration Services?
I Managed Productivity & Collaboration Services sono soluzioni esternalizzate fornite da terze parti specializzate, che si occupano della gestione e ottimizzazione degli strumenti tecnologici utilizzati per migliorare la produttività e la collaborazione all’interno di un’organizzazione. Questi servizi sono progettati per alleviare le PMI dal carico di gestire complesse infrastrutture IT, consentendo loro di concentrarsi sulle proprie attività principali.
I servizi gestiti di produttività e collaborazione funzionano attraverso la fornitura, la configurazione e la gestione continua delle soluzioni IT da parte di provider specializzati. Questi provider si occupano di tutto, dalla configurazione iniziale e migrazione dei dati, alla manutenzione, aggiornamenti e supporto tecnico. Le PMI possono accedere a queste soluzioni attraverso un modello di abbonamento, che spesso include anche il supporto tecnico 24/7 e l’accesso a nuove funzionalità non appena diventano disponibili.
Obiettivi degli MPCS
1. Centralizzare la gestione IT: permettono alle PMI di gestire tutti gli strumenti di produttività e collaborazione da un’unica piattaforma, semplificando il controllo e l’amministrazione.
2. Migliorare l’efficienza operativa: automatizzando attività ripetitive e fornendo strumenti di collaborazione efficaci, gli MPCS liberano tempo per i dipendenti, consentendo loro di concentrarsi su compiti più strategici.
3. Aumentare la sicurezza: offrono livelli di sicurezza avanzati, proteggendo i dati sensibili attraverso protocolli di sicurezza rigorosi e monitoraggio continuo.
4. Facilitare la scalabilità: consentono alle PMI di adattare facilmente le proprie risorse IT in base alle esigenze aziendali, senza dover affrontare complessi processi di aggiornamento o espansione.
A cosa servono?
Gli MPCS servono principalmente a migliorare tre aree critiche nelle PMI: produttività, collaborazione e gestione delle risorse.
1. Produttività: automatizzando processi ripetitivi e centralizzando la gestione dei progetti, gli MPCS liberano tempo prezioso per i dipendenti, consentendo loro di concentrarsi su attività strategiche e a maggior valore aggiunto.
2. Collaborazione: con strumenti che facilitano la comunicazione in tempo reale e la condivisione di documenti, i dipendenti possono lavorare insieme in modo più efficiente, indipendentemente dalla loro ubicazione geografica. Questo è particolarmente importante in un’epoca in cui il lavoro da remoto è sempre più diffuso.
3. Gestione delle risorse: gli MPCS offrono una visione chiara e centralizzata delle risorse aziendali, permettendo una gestione più efficace del tempo, delle competenze e delle attività. Questo aiuta le PMI a evitare sprechi e a utilizzare al meglio le risorse disponibili.
Quali Sono i Managed Productivity & Collaboration Services?
I Managed Productivity & Collaboration Services comprendono una vasta gamma di strumenti e piattaforme che vengono gestiti da fornitori di servizi esterni. Questi servizi sono progettati per coprire vari aspetti della produttività aziendale e della collaborazione, permettendo alle PMI di scegliere quelli più adatti alle proprie esigenze specifiche.
Managed Email Systems
I Managed Email Systems trasformano i tradizionali sistemi di posta elettronica in potenti strumenti di produttività aziendale. Questi servizi non solo garantiscono una gestione efficace e sicura delle email, ma li integrano anche con altre applicazioni e processi di business come CRM (Customer Relationship Management) ed ERP (Enterprise Resource Planning). Questa integrazione permette di automatizzare flussi di lavoro, migliorare la comunicazione interna e offrire una visione unificata delle interazioni con i clienti e delle operazioni aziendali. Le soluzioni possono essere progettate su misura in base alle esigenze specifiche dell’azienda, offrendo architetture On Premise, Cloud o Ibride. Questo approccio flessibile assicura che il sistema di posta elettronica si adatti perfettamente alle necessità operative dell’organizzazione, garantendo al contempo sicurezza e affidabilità.
Managed Collaboration Systems
I Managed Collaboration Systems sono progettati per migliorare la comunicazione e la collaborazione all’interno delle aziende attraverso l’adozione di strumenti innovativi. Questi servizi includono soluzioni per chat e meeting istantanei, telefonia VoIP e teleconferenze, che consentono ai dipendenti di comunicare e collaborare in tempo reale, indipendentemente dalla loro posizione geografica. Implementare questi strumenti significa facilitare lo scambio di informazioni, ridurre i tempi di risposta e migliorare la produttività del team. La gestione di questi sistemi da parte di fornitori specializzati garantisce l’implementazione delle migliori pratiche e un supporto continuo, assicurando che le soluzioni siano sempre all’avanguardia e pienamente operative.
Managed Document Systems
I Managed Document Systems sono servizi progettati per ottimizzare la gestione dei documenti all’interno di un’organizzazione. Questi sistemi sono pensati per rafforzare il lavoro di squadra, consentendo ai dipendenti di trovare rapidamente le informazioni di cui hanno bisogno e di collaborare efficacemente sia all’interno che all’esterno dell’azienda. I fornitori di questi servizi lavorano a stretto contatto con le PMI per progettare e implementare soluzioni documentali personalizzate che migliorano l’organizzazione e la condivisione dei documenti. Le soluzioni possono includere funzionalità avanzate di ricerca, controllo delle versioni, accesso sicuro e condivisione collaborativa, garantendo che le informazioni siano facilmente accessibili e protette. Questo approccio non solo migliora l’efficienza operativa, ma anche la sicurezza dei dati aziendali.
Implementazione dei Managed Productivity & Collaboration Services
L’implementazione dei Managed Productivity & Collaboration Services varia a seconda delle esigenze specifiche dell’azienda. Solitamente, il processo inizia con un’analisi delle esigenze aziendali, seguita dalla selezione dei servizi più adatti. Il fornitore del servizio si occupa quindi della configurazione iniziale, della migrazione dei dati e della formazione del personale. Una volta implementati, i fornitori di MPCS offrono supporto continuo e aggiornamenti regolari, garantendo che gli strumenti rimangano efficaci e sicuri.
Benefici dell’utilizzo di MPCS
Utilizzare MPCS offre numerosi benefici, tra cui una maggiore efficienza operativa, riduzione dei costi, miglioramento della sicurezza e la possibilità di scalare rapidamente le risorse IT in base alle esigenze aziendali. Inoltre, esternalizzare la gestione di questi servizi permette alle PMI di concentrarsi sul proprio core business, sapendo che le loro infrastrutture IT sono in mani esperte.
1. Riduzione dei costi: affidarsi a soluzioni gestite da terzi significa ridurre i costi associati all’infrastruttura IT interna e alla manutenzione. Le PMI possono evitare investimenti onerosi in hardware e software, pagando invece un abbonamento mensile per l’accesso agli strumenti necessari.
2. Scalabilità: gli MPCS permettono alle PMI di adattarsi rapidamente ai cambiamenti del mercato. Man mano che l’azienda cresce è possibile aggiungere nuove funzionalità e risorse senza dover affrontare complessi aggiornamenti infrastrutturali.
3. Miglioramento della sicurezza: i fornitori di MPCS investono pesantemente in sicurezza informatica, garantendo che i dati aziendali siano protetti contro le minacce cyber. Questo è particolarmente importante per le PMI, che spesso non dispongono delle risorse per implementare sofisticati sistemi di sicurezza interni.
4. Accesso a tecnologie avanzate: le PMI possono accedere alle più recenti tecnologie e agli aggiornamenti software senza dover effettuare costosi upgrade. Questo permette loro di rimanere all’avanguardia e di competere con aziende di dimensioni maggiori.
5. Focus sul core business: delegando la gestione dei servizi di produttività e collaborazione a terze parti, le PMI possono concentrare le loro risorse e il loro tempo sul core business, migliorando così la loro efficienza operativa e la loro competitività.
In un contesto economico in cui l’agilità e l’efficienza sono essenziali per il successo, i Managed Productivity & Collaboration Services rappresentano una risorsa preziosa per le PMI. Offrendo strumenti avanzati per migliorare la produttività, facilitare la collaborazione e ottimizzare la gestione delle risorse, questi servizi consentono alle PMI di competere con aziende più grandi e di adattarsi rapidamente ai cambiamenti del mercato. L’adozione di MPCS non solo aiuta a ridurre i costi e migliorare la sicurezza, ma permette anche alle PMI di concentrarsi su ciò che sanno fare meglio: innovare e crescere.
