La piattaforma di employee experience Microsoft Viva Sales, annunciata pubblicamente all’inizio dello scorso anno, inizia a prendere forma grazie a strumenti che consentono di automatizzare molti aspetti del flusso di lavoro aziendale, con funzioni innovative basate su tecnologie emergenti come l’Intelligenza Artificiale e il Machine Learning.
Uno dei punti di forza della nuova soluzione tecnologica di Microsoft risiede nel garantire un’integrazione end-to-end tra strumenti di produttività, collaborazione e gestione dei dati di relazione con il cliente (CRM).
Vediamo quali sono le novità più interessanti introdotte dal verticale concepito per le vendite cosa è possibile fare grazie agli strumenti di Microsoft Viva Sales.
Cos’è Microsoft Viva Sales: lo stato dell’arte della classificazione automatica dei file
Contestualizzato all’interno della più generica offerta della piattaforma Microsoft Viva, il verticale Sales è stato concepito nello specifico per assistere il lavoro dei commerciali, per sfruttare appieno le potenzialità degli strumenti a loro disposizione in un contesto di lavoro ibrido, fortemente connesso con l’operatività in cloud.
Uno degli aspetti più interessanti di Microsoft Viva Sales è il suo contributo nella classificazione automatica dei file, con modalità che consentono di ovviare in maniera nativa a qualsiasi possibile barriera di adozione da parte dei dipendenti delle varie linee di business coinvolte nei processi di relazione con i clienti, ivi compreso il recepimento dei loro feedback per migliorare la qualità dei prodotti e dei servizi erogati dall’azienda.
In merito alle vendite, settore che tradizionalmente si assume il maggior onere dal punto di vista delle relazioni con i clienti, il flusso di lavoro tradizionale costringeva i commerciali a procedure dispendiose in termini di tempo, ripetitive e decisamente a basso valore aggiunto.
Ricevuto ad esempio un documento via mail, il dipendente si vedeva e, in molte realtà, si vede tuttora costretto a salvare manualmente il file in una cartella e di lì procedere al caricamento, ancora una volta manuale, all’interno del profilo cliente sul CRM di turno.
Molto spesso, il dispendio di tempo legato a tali operazioni e il fatto che nelle operazioni quotidiane insistono questioni maggiormente prioritarie da risolvere, fa si che i dati non vengano nemmeno caricati nel CRM, finendo per disperdere un preziosissimo valore informativo di cui l’azienda dispone e su cui l’azienda peraltro investe in maniera poco efficiente, pagando strumenti che non è in grado di sfruttare secondo le proprie effettive potenzialità.
Grazie ad soluzione come Microsoft Viva Sales, è oggi possibile automatizzare queste tediose operazioni, liberando i dipendenti dagli oneri ripetitivi, affinché possano dedicare le proprie attenzioni ad attività a maggior valore aggiunto. Ciò può avvenire dal punto di vista strategico, selezionando meglio le opportunità, o incrementando in modo diretto la produttività, contattando ad esempio più clienti nel medesimo lasso di tempo, con il supporto di informazioni profilate in maniera decisamente più efficiente all’interno dei CRM, spesso decisivo nell’indirizzare con successo le conversioni.
Integrazione tra mail, Office e Teams con i sistemi CRM aziendali
Microsoft Viva Sales consente di automatizzare la classificazione dei dati provenienti da mail, strumenti di produttività, comunicazione e collaborazione, aggiungendo l’applicazione di base una serie di funzionalità intelligenti. Un caso ricorrente consiste ad esempio nell’acquisizione di un tag cliente in Outlook come record cliente nei metadati del file che viene trasmesso al sistema di gestione dei dati di un CRM, che andrà a sua volta ad arricchire i profili dei clienti in oggetto.
Il valore aggiunto di una soluzione come Microsoft Viva Sales è tanto più evidente quando diventano significative le numeriche in gioco. La classificazione automatica dei dati agevola sia l’operato del singolo venditore, in fase di caricamento, sia la qualità della collaborazione che si instaura grazie alla visibilità che il CRM sa garantire in tempo reale a tutti i dipendenti che godono dell’accesso ai suoi profili.
Il flusso di informazioni che la classificazione automatica genera all’interno del processo di gestione documentale agevola la sinergia e la collaborazione tra le linee di business, grazie alla totale integrazione tra i sistemi aziendali, indispensabile per godere di un elevato livello di visibilità nell’ambito di processi che ormai fanno della capacità di analisi dei dati la loro linfa vitale.
Per ottenere informazioni su un cliente non si rende più necessario accedere ogni volta al CRM, in quanto è possibile ottenere i dati necessari direttamente in Office o in Teams. Quello che fino a qualche tempo fa appariva come un sogno, ogni è facilmente implementabile nei processi aziendali grazie alla tecnologia Context IQ di Microsoft Viva Sales.
La volontà di integrare gli strumenti di produttività, comunicazione e collaborazione utilizzati in azienda con i sistemi CRM ha spinto Microsoft a creare una serie di connessioni che vanno oltre la propria soluzione proprietaria, Dynamics 365, sposando sin dal primo giorno una soluzione molto diffusa e moderna come Salesforce.
Classificazione automatica dei file già disponibile per Salesforce e Dynamics 365
Grazie alle nuove funzionalità offerte da Microsoft Viva Sales, è possibile integrare il flusso documentale di Microsoft Outlook, Office / Microsoft 365 e Microsoft Teams con i CRM Salesforce e Microsoft Dynamics 365. Molte delle nuove feature sono già disponibili in preview mode e verranno implementate in maniera definitiva nei rispettivi strumenti entro la fine dell’anno corrente. I tempi per sfruttare questa straordinaria opportunità sono dunque assolutamente maturi.
La scelta di partire con il supporto diretto a Salesforce e Dynamics 365, secondo Emily He, Microsoft corporate VP for business applications marketing, sarebbe motivata dalla consistente domanda proveniente da questi due CRM mentre, secondo quanto si apprende da una sua recente intervista rilasciata a The Register, la connessione con altri sistemi CRM, come Oracle e SAP sarebbe già in previsione, senza aver tuttavia definito una effettiva roadmap di sviluppo.
In merito al workflow che Microsoft intende potenziare a livello collaborativo tra i vari strumenti aziendali, Emily He ha rimarcato molti degli aspetti che abbiamo analizzato in precedenza, ponendo soprattutto l’attenzione su un fattore cruciale: “Abitualmente un venditore accede al proprio sistema CRM per inserire manualmente qualsiasi informazione. Se riesci a classificare e salvare automaticamente i dati come nuove informazioni di contatto, allora tutte le tue e-mail e i tuoi documenti e le trascrizioni delle chiamate possono essere aggiunte ai profili. Questo diventa una nuova fonte di informazioni sui clienti che in realtà, prima d’ora, non aveva mai fatto parte di un sistema CRM”.
Oltre a consentire a tutti i dipendenti di lavorare meglio, Microsoft Viva Sales nasce con l’intenzione di integrarsi profondamente con i tool dei singoli software per consentire lo svolgimento di nuove attività, che finora risultavano precluse, automatizzando inoltre l’intera procedura.
Un caso evidente è reso dalla possibilità di Teams di trascrivere in modo automatico le comunicazioni che avvengono all’interno delle sue sessioni di comunicazione, utilizzando i tool di sentiment analysis di Viva Sales per sintetizzare gli aspetti rilevanti in termini commerciali e caricarli all’interno del profilo cliente attivo sul CRM.
Grazie a Microsoft Viva Sales, la classificazione automatica dei file e, più in generale, l’automazione dell’intero flusso di gestione documentale ci proietta pertanto una nuova fase evolutiva, di concezione molto più moderna, dove non si tratta più semplicemente di ordinare file e cartelle in modo da trovare agilmente le informazioni di cui si necessita.
Il workflow di gestione documentale viene finalmente automatizzato nella sua logica, in modo da consentire ai dipendenti di pensare in modo diretto a ciò che devono realmente fare, senza preoccuparsi degli aspetti informatici che rendono possibile lo svolgimento di tali operazioni.
Per saperne di più su Microsoft Viva Sales è possibile consultare la specifica risorsa sul sito ufficiale di Microsoft.
