La progressiva digitalizzazione e innovazione tecnologica ha rivoluzionato il modo di gestire l’ufficio. Office automation è parte integrante di questo cambiamento, con sensibili vantaggi


Office automation è la perfetta rappresentazione di cosa voglia dire oggi una gestione digitalizzata di un ufficio: gestire una riunione con Zoom o Microsoft Teams, condividere appunti con Slack o contenuti audio-video attraverso Dropbox sono ormai parte della vita quotidiana.

L’automazione dell’ufficio fa risparmiare alle aziende tempo ed energia nell’esecuzione di compiti amministrativi, in modo che possano aumentare la produttività e concentrarsi su lavori più importanti. È un concetto che si può far risalire alla rivoluzione industriale del XIX secolo. Da questo momento in poi l’invenzione delle macchine di produzione ha accelerato la produzione di oggetti essenziali e ha ridotto la necessità di lavoro umano.

Con l’introduzione dell’Internet of Things e l’ampia disponibilità di personal computer, office automation ha assunto un altro significato. E l’aumento della domanda di uffici flessibili e di lavoro a distanza ha ulteriormente aumentato il valore e il bisogno di strumenti dedicati. Oggi, tali prodotti e software forniscono ai dipendenti sia flessibilità che affidabilità nel completare i loro compiti quotidiani, indipendentemente dal fatto che stiano lavorando da casa o dall’ufficio.

Nel mondo digitale di oggi, con le opportunità offerte dal cloud e dal Software as a service (Saas), non c’è limite agli aspetti del lavoro che possono essere automatizzati. E considerando la velocità con cui la tecnologia si evolve, il futuro dell’office automation può avere ancora più opportunità e benefici.

Cos’è l’office automation

Office automation si riferisce a qualsiasi tipo di tecnologia hardware e software che rende un processo legato all’ufficio o al lavoro più efficiente e meno dispendioso in termini di tempo. Esso identifica descrive i diversi tipi di IT utilizzati per raccogliere digitalmente, memorizzare, trasferire, modificare e utilizzare le informazioni dell’ufficio per eseguire i compiti. In sostanza, l’office automation aiuta a gestire i dati.

È necessario per gestire le informazioni e le risorse mentre migliora la gestione del flusso di lavoro. Si traduce in un miglioramento delle prestazioni aziendali e in un aumento della produttività.

Con office automation vengono compresi diversi aspetti, che possono però essere ricondotti in tre specifici ambiti: memorizzazione delle informazioni, scambio di dati, data management.

I vantaggi della software automation

Office automation può offrire un migliore controllo su vari processi aziendali e si possono facilmente migliorare i servizi. Tocca ogni aspetto dell’azienda e offre un controllo completo su vari processi.

  • Grazie all’applicazione di software per l’office automation è possibile migliorare l’archiviazione dei dati e l’elaborazione di tutte le informazioni su un dispositivo crittografato basato su cloud che permette di automatizzare la procedura di inserimento dei dati e salvaguarda tutte le informazioni aziendali sensibili.
  • I lavoratori autorizzati possono accedere alle informazioni per fare il loro lavoro ovunque con una connessione internet sicura.
  • L’implementazione di sistemi di office automation consente una riduzione dei costi, grazie alla possibilità di gestire in maniera più snella e automatizzata fasi e processi, riducendo anche sensibilmente i margini di errore umano. Le aziende possono integrare il software di office automation personalizzato per ottenere intuizioni basate sui dati per prendere decisioni significative e aumentare la produttività.
  • L’ottimizzazione del flusso di lavoro è uno dei maggiori obiettivi dell’office automation. Esso permette di delegare compiti in maniera più snella e monitorare le attività in maniera più efficace ed efficiente. Riduce la quantità di pratiche, gli errori manuali e il tempo necessario per completare i compiti.

Software di produttività usati nell’office automation

Sono numerosi i software impiegati nell’office automation. A partire da pacchetti basilari come Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint ecc.) e software analoghi che consentono l’elaborazione di testi, la creazione di fogli di calcolo, la gestione dei conti, programmi di posta elettronica la scelta si allarga, andando a comprendere software di comunicazione e collaborazione elettronica. Essi facilitano la comunicazione costante in tutta l’azienda e semplificano il lavoro di squadra. Chat come Microsoft Teams o Slack forniscono tempi di risposta più veloci delle e-mail o delle telefonate. Inoltre, gli elaboratori di testi come Google Docs e Office 365 permettono la collaborazione in tempo reale. Ci sono poi i Content Management System (CMS), sistemi di gestione dei contenuti uno dei quali, per esempio, è WordPress. Se l’azienda ha un sito web o un blog, probabilmente sarà facile che venga impiegato un CMS per scrivere, programmare o modificare i contenuti digitali. Le soluzioni CMS sono basate sul cloud, il che significa che i membri autorizzati del team possono accedervi da qualsiasi luogo.

I sistemi di controllo degli accessi commerciali gestiscono chi ha le credenziali di accesso all’edificio dell’ufficio e designano gli orari specifici in cui possono entrare. In altre parole, i sistemi di accesso commerciali possono limitare l’accesso a certe parti dell’edificio in modo che nessuno possa entrare in aree riservate. I Business Process Management (BPM), sono strumenti di gestione dei processi aziendali che permettono di gestire, ottimizzare e migliorare i processi aziendali. Le soluzioni BPM facilitano l’automazione del back-office, come l’inserimento dei dati e le procedure di entrata e uscita dei dipendenti; sono tutti aspetti fondamentali per le operazioni aziendali.

Tra i software specifici, il task management software personalizzato può aiutare gli utenti a tenere traccia di vari processi e monitorare come il team gestisce tutti i compiti. È facile salvare e condividere le informazioni relative ai compiti attraverso tale software, e ogni membro del team può avere un’idea dello stato in tempo reale dei compiti. Che si tratti di raggiungere gli obiettivi o le scadenze, lo strumento di gestione delle attività con tutte le caratteristiche desiderate può aiutare le imprese moderne migliorando la collaborazione e aumentando le prestazioni.

Riguardo ai software di office automation essi possono essere facilmente integrati con altri strumenti di terze parti tra cui CRM, ERP, strumenti finance ed email marketing. L’automazione d’ufficio mira ad aumentare il comfort e la convenienza per gli utenti e i clienti. Per esempio, quando il sistema automatizzato riceve un’e-mail o un messaggio relativo al reclamo del cliente, avvia il processo di assistenza clienti.