Per liberare risorse in modo da concentrarsi sulle competenze chiave, molte aziende si rivolgono sempre più a shared service center. Cosa sono e cosa è bene sapere per ottenere benefici.
L’esigenza di creare shared services center (SSC)è sentita da quelle imprese che si trovano a dover affrontare una crescita importante, oppure quelle chiamate a ottimizzare le risorse esistenti o a dover ottimizzare i processi aziendali, specie nel caso di società con più siti, in Italia e all’estero. In tutti questi casi, diventa necessario soddisfare la crescente domanda riguardante la gestione delle funzioni non fondamentali. Con questo termine, s’intendono i processi aziendali che non generano entrate, ma necessari per il corretto funzionamento dell’azienda. Ne fanno parte: risorse umane, buste paga, contabilità, IT.
Per liberare risorse utili a focalizzarsi sulle competenze chiave, molte aziende si rivolgono a centri di servizi condivisi. Si tratta di unità centralizzate che forniscono supporto per una gamma di funzioni non fondamentali. Consolidando queste funzioni in una singola unità, le aziende possono ottenere migliori economie di scala e incrementare l’efficienza.
Il modello SSC – shared services center sta prendendo piede. Per esempio, almeno la metà dei clienti di Thomson Reuters, una delle società più importanti al mondo nel campo dell’informazione economico-finanziaria, utilizza o pianifica uno shared services center per gestire questioni di conformità fiscale o di rendicontazione finanziaria.
Cos’è lo shared services center
Con shared services center s’intende un’unità centralizzata all’interno di un’organizzazione che fornisce supporto per una serie di funzioni non fondamentali. È l’entità responsabile dell’esecuzione e della gestione di compiti operativi specifici, come contabilità, risorse umane, paghe, IT, questioni legali o di conformità, per la gestione degli acquisti o per sicurezza. Più tecnicamente, SSC – shared services center è un’entità, all’interno di un’organizzazione, incaricata di fornire all’unità aziendale, alle rispettive divisioni e dipartimenti servizi specializzati sulla base di un Service Level Agreement (SLA) con un addebito dei costi sulla base di un certo tipo e sistema di prezzo.
Le caratteristiche specifiche di un centro di servizi condivisi possono variare a seconda dei requisiti necessari per svolgere un’attività. Tuttavia, dovrebbero almeno disporre di processi, infrastrutture, manodopera e conformità standard per operare.
Alcune aziende scelgono di consolidare tutte le loro funzioni non fondamentali in un centro servizi condiviso. Altre, invece, scelgono di incorporare solo determinate funzioni, come la gestione del libro paga o la contabilità.
I centri di servizi condivisi vengono implementati per una serie di motivi. Innanzitutto, è dettato dalla volontà di ridurre i costi di decentramento, aumentare la qualità e la professionalità dei processi di supporto al business. Inoltre, con gli SSC si vuole aumentare la flessibilità dei costi per i servizi di supporto. Le riduzioni stimate dei costi dei servizi organizzati in un centro di servizi condiviso raggiungono il 70% dei costi originali, ma in media arrivano al 50% circa.
A volte, le aziende consultano un fornitore esterno per i loro servizi condivisi.
I vantaggi
Ci sono diversi motivi per cui un’azienda potrebbe voler istituire uno shared services center. I più comuni riguardano l’intenzione di migliorare l’efficienza, consolidando processi simili in un’unica unità. Non solo: si punta sugli shared services center per migliorare la collaborazione centralizzando le funzioni, per liberare risorse utili a concentrarsi sulle competenze chiave dell’azienda, per migliorare la qualità e la coerenza mediante la standardizzazione dei processi.
Il passaggio a uno o più SSC porta a creare i presupposti per un’organizzazione snella.
Spinge le organizzazioni a rivalutare completamente il modo in cui operano. È un’opportunità per guardare non solo a come alcune attività possono essere eseguite in modo più efficiente, ma anche per chiedersi se le attività sono necessarie.
Altri benefici si ottengono in termini di efficienza migliorata.Consolidando processi simili in una singola unità, le aziende possono ottenere una maggiore efficienza. Ciò significa che il centro di servizi condivisi può completare le attività più rapidamente e con meno risorse rispetto a singoli reparti.
Un altro vantaggio lo si ha anche in termini di comunicazione ottimizzata. Può essere difficile collaborare tra reparti quando tutti lavorano in silos. Consolidando le funzioni non fondamentali in un centro servizi condiviso, può incoraggiare la comunicazione tra i team.
Gli svantaggi di unshared services center
Ci sono anche possibili svantaggi a implementare shared services center. Per esempio, si può correre il rischio di non conformità. Come assicurarsi che l’SSC rimanga conforme alle norme locali per ciascuno dei Paesi in cui opera l’azienda? Sebbene la contabilità transazionale possa essere facilmente inserita in un SSC, sarà comunque necessario soddisfare i requisiti fiscali e finanziari locali. Un altro possibile svantaggio è rappresentato dalla mancanza di know-how locale. Le norme contabili e fiscali locali differiscono da Paese a Paese. Ci sono alcuni punti in comune e standard, ma ogni paese ha le proprie normative e requisiti di segnalazione unici.
I servizi spesso consolidati
Nel 2021, uno studio di Statista ha rilevato che la finanza era la funzione più popolare svolta nei centri di servizi condivisi, con il 90% che riportava almeno un certo livello di servizio finanziario.
Al secondo posto (al 57%) c’è l’IT, una funzione in rapida crescita nelle SSC poiché il mondo degli affari diventa sempre più dipendente dalle soluzioni tecnologiche. Con la stessa percentuale risultano le risorse umane. Il perché è chiaro: un SSC può gestire l’onboarding per i nuovi assunti così come le comunicazioni dei dipendenti e l’amministrazione dei benefici.
Un’altra grande funzione di qualsiasi attività commerciale è il servizio clienti. Un centro servizi condiviso può aiutare a migliorare il customer service, offrendo un luogo centralizzato per tenere traccia di richieste e problemi. Consolidando tutti i servizi clienti in un’unica unità, è possibile monitorare meglio le prestazioni e assicurarsi che ogni problema venga risolto tempestivamente.
Come strutturare uno shared services center
Ci sono alcuni passaggi chiave nella creazione di un SSC. Innanzitutto è bene definire i servizi da consolidare: il primo passo è identificare quali funzioni saranno incluse nell’SSC – shared services center. Una volta individuati i servizi che faranno parte del centro, occorre decidere dove localizzarli. Un passaggio importante consiste nell’assumere personale per il nuovo SSC. È importante considerare attentamente le competenze e l’esperienza di cui si ha bisogno per assicurarsi che il centro possa essere funzionale.
Implementare la tecnologia è un’altra fase determinante: per consentire all’SSC – shared services center di funzionare in modo efficace, è necessario predisporre la giusta infrastruttura. Ciò include soluzioni software per le risorse umane e sistemi CRM.
Una volta che tutti i componenti necessari sono stati predisposti, è necessario definire i processi che verranno utilizzati dall’SSC. Ciò include cose come l’elaborazione degli ordini, la fatturazione e i pagamenti.
