Cos’è un sistema ERP? ERP è l’acronimo di Enterprise Resource Planning, ma cosa significa davvero per un’azienda? Da quando l’informatica ha iniziato a comparire negli uffici, il metodo di lavoro ha previsto inizialmente strade distinte per le varie aree, quali contabilità, approvvigionamento, human resources e aspetti puramente finanziari. Processi distinti che alla fine non interagivano mai tra di loro. Per superare l’impasse, ad oggi, abbiamo a disposizione nuove tecnologie studiate per integrare le forze presenti all’interno di un organico.
A distinguersi nella massa è il software ERP, la chiave giusta per creare reciprocità tra le procedure attuate ogni giorno, creando un ecosistema fluido. Vedremo, in questa guida, in che modo i membri di ciascun comparto possono venire a conoscenza degli incarichi ricoperti dai colleghi di altre divisioni, un elemento che porterà una ventata di novità oltre che una rinnovata carica di energia. In gergo tecnico si parla di organizzazione inter-funzionale, in cui l’intrecciarsi dei compiti è un chiaro segnale di multidisciplinarità e di una gigantesca produttività.
Il sistema ERP può sembrare un concetto complicato ma in realtà scopriremo che non lo è affatto. Vi rientrano strumenti molto comuni, quali la posta elettronica e le piattaforme di messaggistica interna: un enorme bacino a cui possono attingere computer, tablet e smartphone situati all’interno della rete aziendale. Non averlo porta sicuramente ad una minore competitività, ma in base a cosa conviene scegliere la soluzione giusta? Andiamo con ordine.
Cos’è un sistema ERP
Un sistema ERP è una business application; ERP sta per Enterprise Resource Planning che, dall’inglese, vuol dire una batteria di risorse per la pianificazione, da attuare all’interno di un’azienda. La definizione potrebbe far pensare ad un solo e unico software, ma la dicitura corretta è quella di suite poiché siamo davanti ad un insieme di programmi che in gergo sono detti moduli, dato che si possono collegare tra loro.
Visto da un’ottica imprenditoriale, il sistema ERP costituisce un filo conduttore che annoda i vari comparti, dal magazzino agli acquisti per e-commerce e in punti fisici, passando per la distribuzione e il rapporto con il personale. Si tratta di un’infrastruttura con infinite potenzialità, che è facilmente accessibile a tutti e che si può adattare ad ogni singola realtà, a seconda delle esigenze e delle dimensioni di ciascuna di esse.
Come funziona? Il fattore comune è la repository, un database che divide in tabelle i metadati, le informazioni che indicano il contenuto dei documenti. L’obiettivo che vuole perseguire chi opta per un sistema ERP è quello di risparmiare tempo e risorse, trovando un immediato vantaggio sia a livello strategico che nel coordinamento dei progetti in corso d’essere. Il sistema ERP supporta i manager nelle decisioni da prendere e li affianca nel capire dove intervenire per migliorare le cose.
Affidarsi a un sistema ERP significa abbracciare una filosofia che valorizzi i lavoratori, mettendoli in primo piano. Avere la possibilità di condividere idee, suggerimenti, ma anche critiche e difficoltà, riduce al minimo la possibilità di equivoci e fraintendimenti all’interno di un team. Si viene così a creare, progressivamente, una macchina precisa che risulti al contempo efficace e operativa. Per chiarire meglio i concetti esposti, è utile riepilogare brevemente la storia del sistema ERP, che inizia oltre mezzo secolo fa, negli anni ’60, con i primi metodi atti a tenere sotto controllo l’inventario e la merce a disposizione.
Macchinari elementari, a cui sono seguiti i cosiddetti MRP (Material Requirements Planning) ossia la possibilità di articolare la richiesta di rifornimenti. Da lì lo sguardo delle aziende si è allargato all’intera produzione arrivando a includere report e questioni amministrative. Soltanto a partire dagli anni ’90 iniziò a formarsi l’idea di un sistema ERP più vicina a quella odierna. Da allora sono avvenuti numerosi cambiamenti, in particolare nelle dinamiche di spesa, dato che le preferenze dei consumatori si modificano con crescente velocità.
Un modus operandi che ha portato una valutazione soprattutto a proposito della sostenibilità. Come? Se la domanda è mutevole, un trend è quello di non accumulare scorte perché gli avanzi sono spesso distrutti, generando un danno per l’ambiente. Un caso interessante, in cui il sistema ERP interviene con il fine di evitare sprechi diventando quindi il cervello dell’azienda, un punto di raccordo fra i reparti differenti. L’architettura che si delinea è formata da un server centrale, contenente il database descritto in precedenza, e una serie di terminali che si appoggiano ad esso. Un quadro apparentemente standard che offre un mare di opportunità che proiettano al di là delle normali logiche di business. Vediamo di approfondire.
A cosa serve un sistema ERP
Dall’inventario ai servizi finali, il sistema ERP funge da collante, come si è detto, e si relaziona con i vari attori coinvolti, dagli interni ai fornitori, suggerendo di volta in volta i più idonei.
Un fronte interessante di applicazione è l’inventario, che ne esce rivoluzionato tramite apposite dashboard, pannelli di controllo progettati a partire da alcuni criteri stabiliti. Prima si parlava di “suite”, l’ossatura del sistema ERP articolata in moduli: questi ultimi, a loro volta, presentano la gamma di attività che ogni sezione deve svolgere.
L’impresa punta a presentarsi con un atteggiamento aperto nei confronti del contesto intorno a sé, nel quale si va dunque ad inserire con indubbia facilità. Tornando al discorso clienti, a rendere tutto più facile sono appositi algoritmi sviluppati per confrontare il numero degli ordini con la capacità produttiva del nostro business. A dialogare tra loro sono due funzioni: il Customer Relationship Management e la Supply Chain, concernente la logistica. Sostanziale in tale prospettiva lo Human Capital Management, un altro degli strumenti supervisionati dal sistema ERP, che si occupa, tra le altre cose, di stipendi e recruiting.
Un altro universo tutto da esplorare è il cloud, l’archiviazione in spazi condivisi, una carta vincente con cui il sistema ERP può mettere in comunicazione con vendor e altri interlocutori. Fondamentale, per la riuscita dell’apparto, è una proficua collaborazione unita a una certa flessibilità e alla non avversione per la tanto ambita digital transformation. Il sistema ERP serve, in molti frangenti, a tracciare il percorso degli oggetti, con l’inserimento degli IoT (Internet of Thing o Internet delle cose), prodotti intelligenti che si devono sincronizzare con i device presenti in ufficio.
Per essere decisivo, il sistema ERP deve sapersi adattare ad eventi esterni e a cambi di direttive dovuti alle scadenze da rispettare. In via definitiva si mira a un’ottimizzazione, che gli esperti chiamano Business Process Reengineering (BPR) e che velocizza le azioni relative al bilancio o ad altri settori critici. Si possono ottenere così in breve tempo le risposte che cerchiamo e ci rimangono le energie necessarie per sperimentare nuove fonti di reddito.
Gli utilizzi nei vari ambiti e processi aziendali
Come accennato, i sistemi ERP supportano differenti processi aziendali. Quelli più noti sono:
Inventory management ( e SCM – Supply Chain Management)
La gestione dell’inventario e del magazzino rappresenta uno di quei processi aziendali che ben viene gestito attraverso un sistema ERP. Il controllo dell’inventario è una di quelle aree strategiche delle aziende, sia commerciali sia produttive, dalle quali dipendono poi efficienza ed efficacia anche di altri processi come produzione, vendite e service management. Problemi nella gestione dell’inventario, possono tradursi in rallentamenti della produzione e/o nelle vendite.
Il modulo per la gestione dell’inventario di un ERP, solitamente, consente di avere sotto controllo le scorte di magazzino ed i flussi di acquisto delle materie prime, la capienza e le giacenze in magazzino (nonché dunque la gestione degli spazi, anche da un punto di vista di efficienza ed ottimizzazione dei costi), in relazione alla domanda, ossia in base ai processi produttivi o ai flussi di vendita.
Spesso il modulo di gestione dell’inventario fa parte di una suite più ampia di SCM, ossia un sistema di gestione della supply chain e di tutti i processi aziendali ad essa correlati.
ERP per i processi aziendali del Finance
Il Financial Management Systems è un altro di quei moduli strategici di una applicazione ERP, funzionale per i processi aziendali legati alla Direzione Finance.
Il Financial Management Systems di un ERP è, di fatto, il componente software che gestisce le principali funzioni contabili e di gestione finanziaria di un sistema di pianificazione delle risorse aziendali. Contiene registrazioni contabili standard, come la contabilità generale e il bilancio; genera rapporti finanziari; gestisce le transazioni correlate, come la fatturazione e la rendicontazione delle spese. Il modulo finanziario di un ERP supporta comunemente anche funzioni come l’analisi della redditività e la gestione delle entrate.
HRM, Human Resources Management
Il modulo HRM di un ERP è pensato per semplificare tutti i processi associati alla gestione delle risorse umane. Attraverso queste soluzioni, infatti, le aziende sono in grado di gestire i processi aziendali legati a: recruitment, time management, pianificazione delle risorse umane, talent management, gestione della formazione, gestione delle trasferte e dei viaggi di lavoro, nonché tutta la gestione amministrativa legata ai compensi (spesso questo modulo è integrato con quello della gestione finanziaria).
L’ERP per la Produzione
Il modulo di gestione della produzione è quella componente di una applicazione ERP dedicata esclusivamente al controllo e governo dei processi produttivi. A volte il modulo fa parte della suite SCM, ossia quella dedicata alla gestione della Supply Chain, in altri casi rappresenta invece un modulo a sé stante, specifico per i processi aziendali interessati dai cicli produttivi delle aziende manifatturiere.
ERP per i processi aziendali del Service Management
Il modulo di Service Management di un ERP fornisce gli strumenti e le informazioni necessari a gestire in modo efficace i servizi post-vendita: dall’installazione dei prodotti, alla gestione dei processi di manutenzione e supporto alla clientela, fino alla gestione delle risposte alle chiamate di servizio, nonché al coordinamento delle risorse e degli asset dedicati al service management.
Purchasing, gestione dei processi aziendali legati agli acquisti
Questo è il modulo specifico per la gestione degli acquisti, uno dei processi aziendali vitali per qualsiasi azienda. Strettamente connesso al modulo di gestione dell’inventario e del magazzino, nonché alla suite di SCM, Supply Chain Management, e al modulo Finance, quello dedicato alla gestione degli acquisti è un ambito in cui l’ERP consente di gestire al meglio le relazioni con i fornitori.
Questo specifico modulo, consente a un’azienda di ottimizzare i propri processi aziendali di acquisto ed i modelli di approvvigionamento, riducendo per esempio i costi ed i tempi di approvvigionamento, gestendoli in modo agile e dinamico in funzione della reale domanda o di altre strategie di business (per esempio facendo acquisti di materie prime in particolari momenti di mercato favorevoli, bilanciando poi l’onere legato alla gestione del magazzino).
MRP, Material Requirements Planning
Non sempre necessariamente parte di un ERP, i cosiddetti MRP, Material Requirements Planning, sono suite applicative sviluppate per la pianificazione dei fabbisogni di materiali, ossia per l’approvvigionamento dei materiali. Attualmente, queste funzionalità vengono ormai integrate negli ERP, comunemente nei moduli di Purchasing/Procurement.
I vantaggi di un ERP
I vantaggi di un sistema ERP sono davvero numerosi e danno finalmente l’occasione per espandersi sul proprio mercato di competenza. Il vostro management può avere un forte upgrade, con il minimo sforzo per quanto attiene alle aggiunte di codice, che sono rarissime. Che sia una multinazionale o una PMI, l’alleggerimento sarà guardato di buon occhio sia dai responsabili di sede che dai coordinatori d’area, i quali noteranno che il sistema ERP ha lo scopo di standardizzare le operazioni quotidiane.
Il vantaggio dell’integrazione con l’artificial intelligence rende l’organico subito pronto agli imprevisti; ad esempio, le HR potranno individuare in anticipo i problemi, prima che si palesino, sulla base dell’andamento descritto dal sistema ERP. Tutte le iniziative dei dipendenti saranno letteralmente scansionate e le loro performances monitorate secondo parametri condivisi. Questo avverrà attraverso le apposite interfacce regalando a ciascuno una maggiore soddisfazione nel portare a termine le consegne.
Parimenti, i datori di lavoro avranno feedback precisi su quanto fatto nei propri stabilimenti e, rendendo automatici soprattutto i processi ripetitivi, ci sarebbe più spazio per dedicarsi ad altri compiti. L’impianto innovativo consente, in seconda istanza, di visionare una panoramica dei movimenti economici, da qualunque posto, e di osservare il mantenimento degli standard prefissati. La modularità che caratterizza il sistema ERP si presta ad una sua adozione graduale, perché si possono acquistare soltanto le parti necessarie con l’intento eventualmente di implementarlo quando se ne presenterà l’occasione, evitando grossi investimenti iniziali.
Riepilogando, un sistema ERP:
- distribuisce i carichi di lavoro;
- semplifica la macchina aziendale;
- mette in condizione di recepire le nuove opportunità;
- offre statistiche aggiornate sulle dinamiche in corso;
- evita doppie copie, condividendo a tutti gli stessi report;
- suggerisce gli iter da seguire in base agli ultimi dati;
- intreccia fra loro skills diverse;
- permette consistenti risparmi di tempo;
- contribuisce ad un clima disteso e collaborativo.
Sistema ERP vs Gestionale: le differenze
In cosa, allora, un sistema ERP si distingue da un “normale” software gestionale? La differenza sostanziale va cercata nelle prestazioni elevate del primo che lo rendono competitivo su diversi fronti, mentre il secondo ha focus più ristretti. L’interazione tra persone di formazione eterogenea è il cavallo di battaglia del sistema ERP da cui discendono la ricerca sui materiali, il conteggio dei costi da sostenere e le buone pratiche da appoggiare.
Dalla sua, come anticipato:
- ha la tendenza a massimizzare le tempistiche;
- mostra una propensione a certificare la qualità di beni e servizi;
- è provvisto di capacità di sintesi attraverso il contributo della data science;
- assicura una maggiore gestione dei flussi o work flow di grandi dimensioni.
E il software gestionale quando entra in gioco? Nel momento in cui, per determinate circostanze, vanno pensati applicativi con delle funzioni specifiche e ne conseguiranno certamente privilegi in termini di precisione e accuratezza. Indispensabile è comunque l’apprendimento a fondo del gestionale da noi selezionato per farlo fruttare al meglio. Una piccola o media impresa, in particolare, può inserirsi nel proprio terreno di riferimento scegliendo solo alcuni pacchetti che non sono integrati come quelli del sistema ERP.
Per sapere in che direzione muoversi, diventa nevralgico l’aiuto di un partner o consulente che può indicare l’itinerario da percorrere. Il campanello d’allarme verso un gestionale e un ERP è, in primo luogo, un rallentamento riscontrato nei dispositivi aziendali solitamente usati. Indizi del genere non possono che incentivare un’intesa duratura che può coinvolgere i nostri affari per almeno un decennio.
Ovviamente non esiste un piano univoco che vada bene per tutti, ma bisogna ragionare adeguando il digitale a noi e non viceversa: il management ne uscirà rinnovato se troviamo quello che fa per noi, come se fossimo in un negozio. La fama acquisita può non essere sufficiente senza l’ausilio di un sistema ERP o da un gestionale ed è opportuno che entrambi siano semplici da apprendere.
Centrale, a questo proposito, è la “user experience” cioè l’approccio dell’utente che deve essere accompagnato nelle molteplici fasi, senza che finisca per perdersi. Con un gestionale tradizionale ciò avviene in compartimenti stagni nelle singole unità, mentre con un sistema ERP prende forma l’immagine dell’industria 4.0, simbolo di modernità e di un’interconnessione mirata. In conclusione, se il sistema ERP è l’ideale per una mappatura generale, il gestionale si attiene, in poche parole, a necessità più contingenti.
