Cos'è un sistema informativo aziendale? A cosa serve? Andiamo in profondità, analizzando, in particolare, la natura e le funzioni proprie dei sistemi informativi aziendali


Un sistema informativo aziendale è quell’insieme di elementi che raccolgono, elaborano, memorizzano e distribuiscono dati e informazioni a supporto delle attività aziendali, tra cui, nello specifico, quelle decisionali, di coordinamento e di controllo.

I sistemi informativi sono in grado di guidare dirigenti, manager e dipendenti nell’analisi dei problemi, nella visualizzazione delle possibili soluzioni, nella definizione di strategie e nella creazione di nuove attività, servizi e prodotti.

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Contengono informazioni relative a persone, attività, luoghi e oggetti dell’azienda o dell’ambiente che la circonda.

Ma andiamo più in profondità, analizzando, in particolare, la natura e le funzioni proprie dei sistemi informativi aziendali.

Cos’è un sistema informativo aziendale

Il sistema informativo aziendale è fatto di funzioni, applicazioni, reti tecnologiche e procedure che, interagendo tra loro e incrociandosi, sono in grado di rendere disponibili una serie di informazioni utili.

Si tratta – come accennato in apertura – di un insieme eterogeneo, fatto essenzialmente di dati che si presentano allo stato grezzo; di informazioni, vale a dire di dati già elaborati e correlati tra loro; di persone, ovvero di coloro che si occupano di raccogliere e di catalogare i dati e di coloro che usufruiscono delle informazioni già elaborate; di strumenti, ossia dell’insieme dei dispositivi e delle apparecchiature in grado di fare viaggiare le informazioni tra tutti i reparti dell’azienda, tra fornitori e acquirenti e tra diverse aziende; di procedimenti, cioè dell’insieme delle procedure che permettono di capire in che maniera vengono raccolti ed elaborati i dati.

Ricordiamo che le imprese, di qualsiasi dimensione e settore di appartenenza, vivono di flussi strutturati di informazioni. Al punto che, a questi, oggi, viene attribuita un’importanza pari – se non maggiore – a quella dei flussi di merci e delle risorse finanziarie.

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Informazioni che vengono ricavate attraverso la raccolta, l’elaborazione e la catalogazione di tutti quei dati che ogni azienda produce con le proprie attività. E “utili” in quanto esiste una relazione significativa fra i sistemi informativi aziendali e il benessere dell’impresa.

Dai primi, infatti, derivano informazioni preziose per l’azienda, dalle quali dipendono valutazioni, previsioni e pianificazioni, ossia le strategie di business.

Il sistema informativo aziendale è considerato ormai alla base del conseguimento degli obiettivi di business di qualsiasi attività economica ed è sempre più integrato col sistema organizzativo dell’impresa, tanto che, a partire dagli ultimi anni, rappresenta lo strumento basilare per la definizione e l’efficientamento dei processi all’interno delle aziende, in primis attraverso il monitoraggio e la rilevazione di eventuali inefficienze e mancanze.

I suoi compiti vanno dalla raccolta, conservazione e archiviazione dei dati alla loro elaborazione e trasformazione in informazioni da distribuire alle diverse figure professionali in azienda.

Il sistema informativo deve essere in grado di armonizzare la produzione delle informazioni ricorrendo all’impiego di determinati strumenti e metodologie. Quando queste si avvalgono di tecnologie informatiche, si parla di Sistemi informativi Computerizzati – Computer Based Information System – composti da risorse tecnologiche, risorse organizzative e portafoglio delle applicazioni.

Classificazione e strumenti dei sistemi informativi aziendali

All’interno delle aziende, i sistemi informativi sono numerosi e diversi tra loro, a seconda del tipo di funzione aziendale, di attività e di processi ai quali fanno riferimento.

Per quanto concerne le funzioni, ognuna possiede il proprio sistema informativo. Ad esempio, la funzione Ricerca & Sviluppo deve poter poggiare su un sistema che le consente di programmare, controllare e ricercare informazioni riguardanti gli ambiti tecnici e scientifici.

Mentre, la funzione “produzione” dovrà utilizzare sistemi che la supportino nella progettazione, programmazione e controllo della produzione, tra cui i sistemi di gestione e manutenzione o i sistemi CAD.

La funzione “logistica”, invece, utilizzerà sistemi specifici per la gestione dei fornitori e la gestione degli ordini.

In particolare, le funzioni Marketing e Vendite necessitano di sistemi informativi in grado di gestire l’acquisizione degli ordini; mentre la funzione Gestione del personale ha bisogno di sistemi che, tra le varie operazioni, rilevino la presenza dei dipendenti e ne amministrino gli stipendi.

Relativamente alle attività, i sistemi informativi si suddividono in base alla tipologia. In particolare, si fa riferimento alla piramide aziendale, al cui gradino più alto sono collocate le attività strategiche, poi quelle tattiche e, infine, quelle operative.

Per supportare tali attività, l’informatica mette a disposizione specifici sistemi informativi, tra i quali ricordiamo l’ESS – Executive Support System, software utilizzato dal più alto livello dell’organizzazione aziendale per decisioni non di routine, qualora si presentino problematiche nuove per l’azienda; il DSS – Decision Support System (sempre per funzioni di tipo manageriale) serve per prendere decisioni e risolvere problematiche utilizzando sia i dati interni all’azienda che quelli provenienti dall’esterno; il MIS – Management Information System e, infine, il TPS – Transaction Processing System, per operazioni di routine relative ad attività aziendali, tra cui l’inserimento di ordini e il calcolo degli stipendi.

Per quanto concerne, invece, i processi aziendali, tra i sistemi informativi maggiormente utilizzati figurano l’ERP – Enterprise Resource Planning, software capace di gestire più processi aziendali e più risorse. Le aree di cui si occupa questo sistema vanno dalla gestione dei materiali (approvvigionamento e stoccaggio) alla produzione, finanza, marketing e altro; il CRM – Customer Relationship Management, sistema informativo ampiamente utilizzato dalle aziende per gestire i clienti; l’SCM – Supply Chain Management, per coordinare e gestire le varie funzioni aziendali sia all’interno dell’azienda che lungo la catena di approvvigionamento). Si occupa delle attività che riguardando la gestione e la previsione della domanda, del trattamento dei vari ordini, dell’acquisizione di materie prime e semilavorati e della spedizione del prodotto finito al cliente finale.

Possiamo, però, individuare, nel sistema informativo aziendale, ulteriori classificazioni. Nello specifico, si evidenziano due sottoinsiemi: quello dove si raccolgono le informazioni qualitative e quantitative riguardanti l’azienda, il mercato e l’ambiente esterno (sistema informativo non contabile); quello costituito da informazioni solo di natura quantitativa che riguardano sia fatti esterni che fatti interni (sistema informativo contabile).

sistema informativo contabile
Un sistema informativo aziendale può essere sia di natura contabile sia non contabile

Quest’ultimo, nel dettaglio, contiene inventari, scritture elementari, contabilità generale; contabilità gestionale e il budget. E si occupa di fare fronte a quanto stabilito dalla legge in materia di scritture obbligatorie, di valutare i risultati conseguiti con la gestione, nonché di fornire informazione a tutti gli stakeholder coinvolti nell’impresa.

Perché i sistemi informativi sono importanti per le aziende

Come abbiamo sottolineato all’inizio, i dati, per le imprese di qualsiasi settore e dimensione, rappresentano una risorsa imprescindibile e dal forte potenziale, che coincide innanzitutto con l’analisi puntuale delle performance aziendali e con la formulazione di previsioni che consentono al management di prendere decisioni di business.

I dati, dunque, rappresentano un vero e proprio strumento di supporto decisionale. Ma non solo. Essendo in grado di ottimizzare i flussi di lavoro dei diversi reparti aziendali, costituiscono anche uno strumento operativo.

Ricordiamo, però, che i flussi di lavoro delle diverse aree dell’azienda, per funzionare in modo efficiente, devono poter essere basati su dati aggiornati in maniera costante. E che ogni area deve poter valutare lo stesso tipo di dato secondo logiche diverse.

Come interviene, nel concreto, il sistema informativo aziendale per supportare tali esigenze? Trasformando – grazie a una fonte di dati unica e attendibile – i dati derivanti dalle diverse attività aziendali in informazioni utili e fruibili a tutti, aggiornando i dati e interpretandoli in base alla specifica funzione e alla precisa area di applicazione.

Fungere da supporto decisionale e facilitare i flussi di lavoro, in estrema sintesi significa essere utile alla competitività delle imprese.

C’è, infatti, un filo che unisce strategie e decisioni di business e sistema informativo aziendale, dove le prime non si basano più su previsioni indicative e approssimative, bensì ma su fatti, dati concreti.

Riassumendo, dunque, il processo che, grazie ai sistemi informativi aziendali, conduce alla pianificazione delle strategie e alle decisioni di business, ha inizio con l’immagazzinamento, l’organizzazione e l’aggiornamento dei dati e prosegue col monitoraggio delle performance aziendali, l’analisi dei risultati e la rilevazione di eventuali errori, problemi e inefficienze. Solo dopo tali step, si giunge alle previsioni e alla pianificazione delle strategie, motore di ogni impresa.

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