Cosa sono i sistemi gestionali, che differenza c'è con un ERP, alcuni esempi di software gestionali e come sceglierli per trarne vantaggio
I sistemi gestionali aziendali interessano tutti i settori di qualsiasi estensione essi siano. Non averli vuol dire partire un passo dietro agli altri, perdendo l’occasione preziosa di un concretoexploit per i propri affari. I vendor IT offrono sistemi gestionali per le aziende di diverse tipologie, che possiamo scegliere in base alle esigenze riscontrate, in questa guida vedremo i criteri da seguire.
Partiamo subito con la terminologia precisa per mostrare cosa siano davvero i sistemi gestionali per le aziende, per andare successivamente a confrontarli con gli ERP.
La conoscenza dell’argomento è indubbiamente lo step con cui esordire per dotarsi degli strumenti più adatti per essere competitivi.
Prima di entrare nel vivo della questione, un concetto da tenere a mente è quello dell’automatizzazione e, di conseguenza, bisogna procedere a meccanizzare quel che avviene nelle varie aree dei propri stabilimenti, dai cosiddetti “piani alti” fino alla catena di montaggio. Si viene a creare un’articolata strategia di ottimizzazione dei tempi e delle risorse impiegate.
La parola d’ordine è modularità, ossia la suddivisione in sezioni assemblabili tenendo conto delle necessità che emergono man mano. Il beneficio non è solamente di natura economica, ma apre alla possibilità immediata di un’implementazione. Dall’essere modulare discende la scalabilità, cioè l’arricchimento del gestionale in base agli eventi che si verificheranno in futuro e alle caratteristiche più in linea con il mercato.
Come vedremo, è a dir poco fondamentale che ci si accosti con estrema semplicità alla comprensione dei meccanismi dei sistemi gestionali per le aziende. Se si investono energie nell’imparare un nuovo strumento, se ne gioverà negli anni a venire. Nel descrivere il sistema gestionale, da tenere presente è la “filosofia” della customizzazione o personalizzazione dei sistemi gestionali adottati, mantenendoli “aperti” per eventuali integrazioni. Capiamo come.
Cosa sono i sistemi gestionali
Il sistema gestionale è in gergo un applicativo informatico che consente di far fronte a più mansioni e che raccoglie in sé una vasta gamma di software. Esso permette di risolvere le criticità che possono verificarsi quotidianamente sia nelle multinazionali che nelle realtà minori.
Il primo ambito in cui possono rivelarsi utili i sistemi gestionali per le aziende è l’archiviazione, che può avvenire in cloud, appoggiandosi a server esterni, oppure on-premise, vale a dire su device di proprietà. Cifre, documenti e tanto altro possono essere scandagliati al fine di avere un’idea completa delle attività svolte, sia quelle principali che le secondarie. Un’operatività costante che coinvolge più divisioni, riunite sotto lo stesso stemma, appunto quello dei sistemi gestionali per le aziende.
Per fare un esempio, negli stabilimenti e nelle fabbriche si potrebbero posizionare apparecchi in grado di rilevare le informazioni utili in tempo reale e farli convergere dove servono. Diventano allora di cruciale importanza le tempistiche, come il capire quando è utile risalire ad una pratica oppure trovarsi pronti nelle relazioni che si instaurano con i clienti.
Casi pratici che fanno capire le funzionalità dei sistemi gestionali per le aziende che possono essere aggregativi se trovano fattori comuni a più file oppure di ricerca nel momento in cui cercano un elemento in particolare. A tutto ciò si somma l’opportunità di ricavare delle statistiche sui prodotti e sui servizi offerti, individuando, nella massa, quelli più appetibili per i consumatori.
Il supporto virtuale può aiutare l’utente nel fornire, ad esempio, una scheda anagrafica, senza dover digitare ogni volta codici o indirizzi. Un aiuto del genere fa saltare subito all’occhio sequenze numeriche non complete e tanto altro.
Ovviamente, come in tanti contesti, non devono esserci opzioni inutili per non creare scompiglio e per non far commettere dei grossi sbagli ai dipendenti.
Ogni branca ha bisogno di un suo sistema gestionale al quale tutti possono contribuire in maniera trasversale, dagli addetti alla produzione ai funzionari.
E non finisce qui: deve necessariamente essere fruibile da qualunque luogo, soprattutto in un lungo periodo di remote working, e con qualsivoglia mezzo, dal tablet al computer.
L’Information Technology, o IT, non è più, da anni, qualcosa che si intreccia esclusivamente con la tecnologia, ma pervade vari ambienti imprenditoriali.
Il suo contributo evita operazioni manuali, a volte molto faticosi, e garantisce ottimi standard di sicurezza. Incrociare tra loro diversi risultati porta indubbiamente ad allargare gli orizzonti, considerando le tante angolature da una prospettiva più ampia.
Cosa significa questo? Il percorso enunciato può sembrare complesso, ma è sicuramente fruttuoso e analogo ad altri che abbiamo fatto in passato. Fermiamoci a ponderare una serie di passaggi, individuando innanzitutto dei parametri abbastanza decisivi per le nostre attività e da lì dobbiamo fare in modo di tenerli sotto osservazione monitorandone l’evoluzione. Così si stilano dei report che ci danno il senso del lavoro svolto.
In egual misura opera il sistema gestionale che fa da guardiano a quello che accade nelle sedi delle organizzazioni e intuisce come sia possibile fare determinate azioni in una maniera diversa e più proficua. La sfida è accedere a server condivisi per snellire e semplificare tutto, ottenendo costi parecchio più bassi del solito. Al discorso si aggiunge una maggiore precisione, un’invidiabile rapidità assieme, ovviamente, a crescita ed efficienza, due qualità che accelerano l’evoluzione.
In sintesi, i sistemi gestionali per le aziende sono dunque programmi che automatizzano i processi che possono andare dall’inventario al commercio. La totalità dei manager, o quasi, vi fa spesso ricorso, un trend che va in parallelo con l’aumento delle soluzioni in ambito digitale. Dalla capacità analitica all’incrocio dei dati, per arrivare alla reportistica, la routine non è più un problema e acquista degli ulteriori punti di forza.
Alcuni esempi di software gestionali
Il panorama comprende aspetti finanziari, dalla contabilità alle fatture, passando per commesse e prese in carico. Un ciclone buono che arriva ovunque, nei territori apparentemente lontani, come il lifestyle la moda, dove i sistemi gestionali per le aziende dividono i capi direttamente per taglie e colori in fase di vendita.
Un altro esempio di cosa possono fare i sistemi gestionali per le aziende è l’esame del reddito ricavabile dai singoli progetti, con parallela osservazione dei fogli di presenze e del bilancio consuntivo. Da segnalare un focus specifico sui cantieri, frangente in cui, da regolare, ci sono i materiali utilizzati, la rilevazione delle spese e la manodopera da assumere.
Con il boom dell’e-commerce la visione si amplia verso una larga introduzione di app, così come si possono facilmente integrare i dispositivi IoT (Internet of Things o internet delle cose). Va ribadito che, in generale, i sistemi gestionali per le aziende sono adattabili a seconda della natura del loro impiego, ma abbiamo delle categorie di riferimento per orientarci meglio.
La prima è la gestione documentale che permette la dematerializzazione e conservazione di tutto l’occorrente a livello amministrativo. Lato human resources e recruiting, gli obiettivi sono invece, come secondo esempio, il coordinamento dei turni e la compilazione delle buste paga.
Nel retail l’attenzione va a catene e negozi dove, all’ordine del giorno, c’è un turbinio di sconti, promozione e fidelity card e, ancora, la cassa, i resi e i collegamenti tra filiali e sede centrale. Veniamo alla Business Intelligence (BI), un’arma strategica che con i sistemi gestionali per le aziende può velocizzare la pianificazione del budget e non solo con effetti positivi per la digital transformation. Tra i sistemi gestionali più noti ci sono quelli della fatturazione, utili a gruppi e professionisti singoli, magari con partita IVA. Giungiamo al food, last but non least, perché prenotazioni e menu viaggiano ormai sulle vele dell’online o comunque attraverso schermi e, con i software che stiamo descrivendo, le persone da servire e le scorte in cucina non avranno più segreti.
Gestionale o ERP? Ecco come scegliere
Oltre ai sistemi gestionali per le aziende di stampo tradizionale, esistono gli ERP, ma qual è la differenza? Per quanto riguarda i secondi, la sigla sta per Enterprise Resource Planning, dicitura inglese che traduce la pianificazione di tutte le risorse. Queste ultime sono inglobate in un solo canale, a differenza dei sistemi gestionali per le aziende di tipo standard che, come abbiamo visto, cambiano a seconda delle nicchie di competenza.
Per sfruttare appieno entrambi serve per prima cosa una consapevolezza complessiva e, allo stesso tempo, l’ambizione di confrontare più situazioni e uscire da possibili impasse. Dai sistemi gestionali per le aziende derivano vantaggi in accuratezza e sono consigliabili per le PMI (piccole e medie imprese) che richiedono solamente determinati pacchetti.
Ad ogni modo, un consulente preparato sa cosa fa al caso nostro e ci condurrà piuttosto verso un ERP se vogliamo acquisire uno scenario completo di tutto. È impossibile stabilire la scelta migliore in assoluto, ma, insieme ai propri partner, andranno fatte riflessioni concernenti i workflow o flussi di lavoro correnti e sull’agility, ovvero il sapersi reinventare continuamente.
Insomma, ci troveremo davanti a sistemi gestionali rivolti ad elettricisti, benzinai o per il marketing, orientamenti che si definiscono verticali, pensati per un unico comparto, mentre l’ERP è il simbolo del 4.0 o smart manifacturing, il frutto della quarta rivoluzione industriale, esplosa negli anni ‘10 del XXI secolo. I criteri secondo i quali scegliere tra sistemi gestionali per le aziende ed ERP devono contenere quanto detto e, in più, è dirimente ragionare in termini di convenienza.
Una figura chiave è rivestita senza dubbio dalle software house che affiancheranno e assisteranno il personale. Il gesto di affidarsi soltanto alle macchine può essere controproducente se non è supportato un apprendimento coscienzioso, lo insegnano gli sviluppi recenti in materia di intelligenza artificiale.
In conclusione, se l’oggetto dei nostri desideri riuscirà a rendere maggiormente serena l’atmosfera in ufficio, a effettuare calcoli complessi e a farci risparmiare denaro, allora potremo affermare di aver preso la strada giusta.
