Il lavoro e i luoghi dedicati hanno conosciuto una profonda trasformazione. Lo smart workplace rappresenta bene questa evoluzione, aprendo a nuove opportunità e vantaggi.
Smart workplace rappresenta bene quanto il concetto di lavoro sia cambiato in pochi anni. Complice la pandemia, molte aziende hanno dovuto rivolgere la propria attenzione a creare le condizioni per dare continuità alla propria produttività, avviando lo smart working.
Per svolgere il proprio lavoro in modo agile, fluido e “intelligente” c’è stato bisogno di fornire gli strumenti idonei ai propri dipendenti. Così è stato. Ma sbaglia chi pensa che sia stato solo il Covid a cambiare le carte: ha contribuito in maniera determinante, certo, ma la digital transformation nei luoghi lavorativi era già in atto.
Così oggi si parla di smart workplace, concetto che definisce l’impiego della tecnologia IT per aiutare l’azienda e i propri dipendenti a svolgere il proprio lavoro ovunque, potendo gestire i vari endpoint anche da remoto, ma si estende anche alle modalità di svolgimento: un posto di lavoro è intelligente quando permette di operare in modo redditizio, confortevole ed efficiente. Comprende soluzioni e servizi che portano alla trasformazione del posto di lavoro con l’obiettivo di bilanciare il fattore umano con la tecnologia, l’elemento fisico con il digitale, in ufficio e fuori sede. Combina concetti di IoT e human centric lighting, desktop as a service e smart building e persino wearable device.
È talmente ampio e impattante che sta riscuotendo un interesse di mercato notevole: non è un caso che le stime delle dimensioni del mercato globale riguardanti lo smart workplace siano in consistente crescita. Secondo The Business Research Company si assisterà a un incremento da 37,74 miliardi di dollari nel 2022 a 66,01 miliardi di dollari nel 2027 con un CAGR del 12%.
Cos’è lo smart workplace
Secondo Paul Miller, CEO e fondatore del Digital Workplace Forum, il digitale definisce e modella le nostre vite lavorative. Lo ha scritto nel proprio libro “The Digital Workplace: How Technology Is Liberating Work”, ben prima della pandemia.
Il concetto di “posto di lavoro intelligente” fa un passo in avanti rispetto al concetto di digital workplace, pur avendo ben più di un’analogia. Smart workplace è un luogo di lavoro che consente nuovi stili di lavoro e migliora l’efficienza dei dipendenti, utilizzando la crescente digitalizzazione degli oggetti fisici.
Un posto di lavoro “intelligente” è quello in cui la tecnologia consente alle persone di lavorare meglio, più velocemente e in modo più intelligente. Dovrebbe facilitare la diversità nel lavoro e consentire alle persone di lavorare in uno spazio adatto alle loro esigenze. Beacon, sensori e app mobili aiutano i dipendenti a svolgere attività umili meglio e più velocemente, in modo che abbiano abbastanza tempo per concentrarsi sulla crescita delle aziende e sull’innovazione.
Utilizzando, per esempio, un’applicazione sul posto di lavoro che mostra una planimetria interattiva, gli utenti possono facilmente vedere quali scrivanie sono occupate da chi, dove c’è spazio disponibile per gli armadietti e quali sale riunioni o postazioni sono libere nell’area desiderata.
Ma, ancora una volta, torniamo al concetto di smart workplace perché è bene ampliare il concetto al puro significato di “posto di lavoro”. Jeremy Nunn, fondatore e direttore of Workmetrics, su Forbes, amplia il tema, mettendo in luce come «man mano che sempre più aziende passano a un modello di lavoro ibrido intelligente, la domanda di uno smart workplace continua a crescere». Fa suo il concetto di “destrezza digitale” in quanto è al centro del posto di lavoro di domani, dove la perfetta integrazione del lavoro attraverso lo spazio fisico e virtuale, le persone e la tecnologia produce risultati migliori e più rapidi.
Cosa significa digital dexterity? Secondo Gartner è l’ambizione e la capacità (di individui, team e organizzazioni) di utilizzare la tecnologia per ottenere risultati aziendali migliori. La destrezza digitale descrive la capacità di abbracciare e utilizzare le tecnologie, esistenti ed emergenti, per produrre risultati migliori per la propria azienda, impresa o ente, pubblico o privato che sia.
Ecco, allora che smart workplace, nel contesto odierno, implica una fusione di tecnologie in continua espansione, una evoluzione tematica, dinamica e continua del concetto di ufficio. «In altre parole, c’è molto di più della semplice concessione ai dipendenti dell’accesso online alle applicazioni per ufficio», scrive ancora Nunn su Forbes.
È vero: un posto di lavoro intelligente comprende strumenti e soluzioni quali desktop as a service, la gestione da remoto degli endpoint, l’impiego di strumenti di collaboration (Slack, per esempio), ma implica una trasformazione del luogo di lavoro sia interno all’azienda che esterno, creando i presupposti per il concetto di lavoro più fluido, più libero in senso spazio-temporale.
Le caratteristiche dello smart workplace
Tutto quello che si è scritto finora a proposito di smart workplace fa comprendere che le caratteristiche stesse alla base di questo concetto riguardano sia il posto di lavoro singolo che collettivo.
Strumenti di collaboration
L’aumento delle opportunità di lavoro a distanza aumenta la necessità di strumenti di comunicazione digitale efficienti come Zoom, Teams, Slack, Google Meet, per esempio. Sono piattaforme che rappresentano oggi alcune delle tecnologie più comunemente utilizzate sul posto di lavoro. Chi di noi non li usa per svolgere meglio il proprio lavoro? Riunioni virtuali, appuntamenti di lavoro, meeting sono sempre più gestiti in forma online, riducendo drasticamente la necessità di spostamenti e permettendo di collegare persone distanti centinaia se non migliaia di chilometri.
Desktop as a service
I servizi offerti in cloud permettono ai provider anche di fornire infrastrutture desktop virtuali a qualsiasi utente in qualunque luogo. Questo è il desktop-as-a-service (Daas), opportunità sempre più sfruttata e che rientra a pieno titolo come opportunità di smart workplace.
Tecnologie hardware e software per il building
Smart workplace implica, inoltre, la trasformazione degli edifici adibiti al lavoro in smart building. Le aziende stanno anche ripensando il design del loro ufficio per adattarsi alle esigenze di una forza lavoro multigenerazionale e ottimizzare gli spazi. Le principali tipologie di prodotti per il mercato dello smart workplace comprendono, infatti, soluzioni di smart e human centric lighting, sistemi di sicurezza, sistemi di gestione dell’energia, i sistemi HVAC (riscaldamento, ventilazione e aria condizionata) e i sistemi di audio-videoconferenza. Oltre a comprendere un mix di spazi di co-working e co-creation, i posti di lavoro intelligenti riguardano anche una migliore gestione delle sale riunioni, scrivanie e altri tipi di spazi di lavoro. I sensori di presenza, il software per la prenotazione della scrivania e le planimetrie interattive sono esempi di tecnologia smart workplace che migliora l’utilizzo dell’ufficio fisico.
Quali sono i vantaggi
Lavorare in modo agile e confortevole implica innanzitutto lavorare meglio. Migliora le performance individuali e consegue una maggiore produttività: questo è il primo vantaggio rappresentato dallo smart workplace.
Diversi rapporti di ricerca mostrano che le aziende che investono molto nello sviluppo di infrastrutture moderne e all’avanguardia riscontrano una crescita complessiva.
Un posto di lavoro altamente tecnologico è un nuovo modo per aumentare il livello di creatività e innovazione sul posto di lavoro.
Uno smart workplace offre vantaggi sia per l’azienda, in termini di analisi dei dati in tempo reale, riduzione dei costi, che per il dipendente, sotto forma di maggiore libertà su quando e dove lavorare e un migliore equilibrio lavoro/privato.
Lavorare in modo efficiente implica anche una gestione migliore dei consumi (gli smart building nascono anche per questo), minori spostamenti e quindi minori emissioni. In poche parole, lo smart worplace costituisce un vantaggio anche in termini di sostenibilità ambientale ed economica.
La migliore gestione del tempo è un altro vantaggio rappresentato dallo smart workplace.
