Una nuova concezione di lavoro è possibile e passa anche dal Workplace as a Service, un modello che sta prendendo sempre più piede, con vantaggi per le aziende e per gli stessi dipendenti
Per comprendere l’essenza e l’importanza del Workplace as a service (Waas) si deve partire dallo smart working e dalla sua ascesa. Malgrado i numeri siano calati rispetto al 2020, a settembre 2021 i lavoratori agili erano comunque poco più di 4 milioni e si preannuncia che aumenteranno fino a 4,37 milioni nel post pandemia, rivela l’ultima analisi dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano. Questa crescita interesserà l’89% delle grandi aziende, dove già c’è o sarà introdotto, così pure il 62% delle Pubbliche Amministrazioni e persino le Pmi (sia pure nel 35% dei casi).
Fare smart working significa avere l’opportunità di lavorare da casa o da una postazione in co-working: per questo serve una strumentazione adatta. Diventa così centrale il concetto di Workplace as a service e lo si nota anche dal valore di mercato generato: secondo Mordor Intelligence, passerà da 4,9 miliardi di dollari (2020) a 8,5 miliardi entro il 2026.
Con le soluzioni WaaS, i dipendenti possono accedere al servizio del fornitore e disporre di uno spazio di lavoro che riproduce quello che avevano in ufficio.
Con WaaS, i dispositivi non vengono più acquistati, ma semplicemente noleggiati. Notebook, smartphone, tablet, monitor: così si elimina l’acquisto di hardware costoso per attrezzare gli spazi di lavoro. Il cambiamento non è solo a livello hardware e software, ma ha importanti riflessi nel sistema organizzativo aziendale e pubblico.
Aziende private ed enti pubblici stanno percependo sempre di più i benefici del “luogo di lavoro come servizio” che permette di ottenere risparmi, non dovendo più contare su spazi lavorativi dedicati e quindi su immobili impegnativi dal punto di vista dei costi e delle superfici, ma anche viene richiesto dai dipendenti come un presupposto per migliorare la loro qualità di vita.
È un modello caratterizzato dalla flessibilità e che sta prendendo sempre più piede, malgrado le resistenze non manchino, in chi è abituato a pensare a una modalità di lavoro tradizionale, “sul posto”. Non implica solo la possibilità di far lavorare in smart working i propri dipendenti (o almeno una parte che non necessita di svolgerlo in un determinato ambiente, vedi quello industriale), ma di cambiare il modello lavorativo, rendendolo snello e più rispondente alle effettive necessità aziendali.
Cos’è il workplace as a service
Workplace as a Service (WaaS o WPaaS) significa letteralmente “luogo di lavoro come servizio”. Con tale termine si intende la possibilità di contare non solo su infrastrutture hardware e software per allestire un luogo di lavoro pensato sulle reali esigenze dell’azienda e dei propri dipendenti. Definisce anche la trasformazione degli abituali spazi di lavoro in autentici spazi digitali, che permettono la fruibilità degli strumenti, ma anche delle informazioni utili per svolgere il lavoro da parte degli utenti. Diventa così, per certi aspetti, un sinonimo di digital workplace.
Del concetto di WaaS se ne parla già dagli anni Novanta, ma è divenuto più abituale a metà degli anni Duemila, quando la crescita nel settore tecnologico si è intensificata con l’emergere di numerose startup. Con la nascita di piccole aziende (a volte di una sola persona), è cresciuta la domanda di luoghi di lavoro a servizio completo su scala più piccola. In breve tempo il modello WaaS è aumentato in popolarità e le organizzazioni – private e pubbliche – hanno iniziato a considerarlo parte della loro strategia immobiliare aziendale.
WaaS è un’estensione del concetto di Software as a Service (SaaS), ed è un modello che sta crescendo in popolarità e piace sempre più la possibilità di combinare Waas con SaaS. A differenza delle soluzioni on-premise, con SaaS il software non è installato direttamente sull’hardware, ma l’accesso ai dati e alle applicazioni è abilitato attraverso il cloud.
Con la combinazione di questi due modelli, lo sforzo di gestione da parte del dipartimento IT dell’azienda è ridotto al minimo e si assicura una maggiore sicurezza. Con il WaaS, specie se combinato con SaaS, servizi riguardanti la cybersecurity, il cloud e tutto ciò che serve a un’azienda o a un lavoratore per attrezzare uno spazio di lavoro e iniziare a lavorare, non vengono più acquistati, ma affittati, erogando all’azienda fornitrice un importo mensile.
I vantaggi del nuovo approccio
Mettere in atto modelli di Workplace as a service comporta cambiamenti per il modo tradizionale di concepire l’azienda, ma presenta diversi vantaggi. Con questo modello il cliente ottiene uno spazio creato appositamente in base alle sue esigenze e alla cultura dell’organizzazione. Computer portatili, stampanti, Internet, smartphone, tablet, monitor, proiettori, persino sale conferenze… Con il WaaS si analizzano tutti gli strumenti di cui l’utilizzatore finale ha bisogno e che devono essere disponibili nelle diverse postazioni di lavoro dell’organizzazione. Questo è forse il primo vero beneficio: la personalizzazione dell’attrezzatura, secondo necessità e – volendo – preferenze stesse dell’utente.
Innanzitutto, il Workplace as a service permette un risparmio sui costi. Dato che è un modello legato al noleggio di attrezzature e servizi, il costo è inferiore a quello che l’azienda dovrebbe sostenere inizialmente per acquistare tutte le attrezzature in proprietà.
Inoltre offre la possibilità di pagare una quota fissa ogni mese per tutto ciò che viene contrattato, avendo sempre chiari e sotto osservazione i costi e una maggiore trasparenza.
A seconda del pacchetto scelto dall’azienda, sono inclusi anche aggiornamenti e manutenzione su tutti i materiali e i servizi richiesti “as a service”. Questo fa risparmiare tempo all’azienda e assicura che tutto sia sempre aggiornato e perfettamente funzionante.
Un altro beneficio è la flessibilità stessa del modello. L’azienda può scegliere un determinato pacchetto iniziale e, nel tempo, aggiornarlo ampliandolo o cambiandolo a seconda delle effettive necessità.
Workplace as a service: come si implementa il modello
Ci sono una serie di fasi per implementare il Workplace as a Service e fornire una importante esperienza di lavoro ai dipendenti, mantenendo i dati e i dispositivi degli utenti al sicuro. Innanzitutto tale modello richiede una progettazione. Gli esperti WaaS s’incontrano con il personale preposto dell’organizzazione per definire gli obiettivi, rendere chiari i requisiti, risolvere i dubbi, illustrare necessità ed esigenze di chi usufruirà degli strumenti e servizi e dei diversi ambienti in cui verranno disposti, comprendendo sin da subito la tecnologia di cui hanno bisogno.
A questo punto si passa alla configurazione dell’infrastruttura hardware e software e alla successiva implementazione, durante la quale i materiali vengono trasferiti, distribuiti, installati e testati per il loro ottimale funzionamento.
Una volta che tutto è installato e in funzione, si passa alla fase di ottimizzazione, svolta da un team di supporto tecnico, secondo i servizi previsti da contratto.
Nella fase successiva, si renderà necessaria la manutenzione, che andrà a risolvere i problemi e ad assicurare che tutte le attrezzature siano aggiornate, ma anche a prevenire eventuali guasti e malfunzionamenti, grazie a un costante monitoraggio.
Infine, ci sarà anche bisogno, dopo diversi anni di utilizzo, di provvedere all’adeguato smaltimento della strumentazione IT obsoleta, alla sostituzione e all’upgrade con attrezzature più nuove e aggiornate.
